Per il direttore finanziario: costi, rientro, uscita

Un progetto di intelligenza artificiale si giudica come qualsiasi investimento: costo pieno, rientro con un intervallo, tempo di rientro, rischio di non arrivare. Qui trovate i quattro elementi e come li costruiamo con voi. E trovate anche cosa può cambiare nel vostro ufficio, non solo nei progetti che vi chiedono di approvare.

1. Quanto costa davvero, tutto compreso?
2. Quanto rientra, e in quanto tempo?
3. Cosa firmo, e come esco se non funziona?

L'analisi iniziale dura due-quattro settimane: processi guardati, costi, rischi, misure. Si paga a prezzo fisso, prima di ogni altra spesa.

La costruzione del pilota è il sistema su un processo vero, a prezzo fisso o a fasi con stati di avanzamento.

I collegamenti ai vostri sistemi, dal gestionale agli archivi, hanno un prezzo fisso per ciascun collegamento.

L'uso dei modelli, cioè dei motori che leggono e scrivono i testi, è un costo a consumo: per conversazione o per documento letto, fatturato ogni mese, con un tetto massimo e un avviso prima di raggiungerlo.

La gestione comprende controllo, misure, aggiornamenti e tempi garantiti: è un canone mensile, con disdetta e preavviso.

La formazione delle persone che usano e controllano il sistema è inclusa nel pilota.

Cosa non vi facciamo pagare: licenze di prodotti che non servono, giornate senza un risultato definito, sorprese sul consumo. Per quelle c'è il tetto.

Gli ordini di grandezza cambiano con la dimensione. Una piccola impresa parte con una versione pronta, descritta nella pagina PMI, e un preventivo breve dopo un'analisi gratuita. Una media azienda paga un'analisi e un pilota come un progetto software di poche settimane. Un gruppo ragiona per programma annuale. Le cifre esatte stanno nell'offerta, non nel sito.

Il rientro viene da tre fonti, e le misuriamo separatamente.

Le ore liberate si calcolano così: contatti o pratiche, per la quota che si chiude senza una persona, per i minuti di ciascuna, per il costo orario. Vale per l'assistenza clienti, per il lavoro d'ufficio e per la selezione. I calcolatori vi danno un intervallo in due minuti.

Gli errori evitati sono pratiche rifatte, pagamenti doppi, adempimenti in ritardo, penali. Si contano quelli di oggi e si misura la differenza durante il pilota.

I ricavi protetti sono clienti che restano perché qualcuno li ha richiamati in tempo, solleciti partiti al giorno giusto, appuntamenti non persi.

Il pilota serve a trasformare l'intervallo in un numero vostro. Alla fine ricevete un rapporto con la misura prima, la misura dopo, il costo sostenuto, il costo a regime e il tempo di rientro stimato. Con quello decidete.

L'analisi a prezzo fisso vi lascia il documento anche se dopo non partite, senza altri obblighi.

Il pilota ha criteri di uscita scritti: prima di partire concordiamo quali numeri dicono «avanti» e quali dicono «stop».

La gestione ha un preavviso di sessanta o novanta giorni. Alla fine restituiamo dati, configurazioni, registri e documentazione, con cancellazione certificata delle copie.

Il tetto sui costi a consumo è un massimo mensile, con un avviso prima di raggiungerlo e, se lo volete, un blocco al raggiungimento.

Nessun vincolo al fornitore del modello: si cambia motore senza rifare il sistema.

Valgono per noi e per chiunque vi presenti un'offerta. Se una risposta è vaga, il costo vero è più alto di quello scritto.

• Quali voci di costo crescono con i volumi, e chi paga se i volumi raddoppiano?
• Qual è il tetto mensile del consumo, e cosa succede quando si raggiunge?
• Qual è la misura di partenza del pilota, e chi la firma prima di cominciare?
• Cosa ci restituite alla fine del contratto, in che formato e in quanto tempo?
• Quante ore delle nostre persone servono, mese per mese, e in quali ruoli?

Chi non sa rispondere alla terza domanda non potrà dimostrarvi il rientro. Chi non risponde alla quarta vi sta vendendo anche il costo per uscire. Una guida più ampia è in come leggere un'offerta.

Lo stesso metodo vale per tutti i processi ripetitivi di amministrazione e finanza. Sono spesso i primi candidati, perché hanno dati puliti, volumi costanti ed errori che si contano in euro.

• Fatture dei fornitori abbinate a ordini e consegne, con le differenze sopra soglia in una coda a parte.
• Movimenti bancari abbinati a fatture e spese, senza spunte a mano.
• Solleciti di pagamento che partono con il tono deciso da voi e si fermano appena arriva l'incasso.
• Note spese compilate da una foto, con i limiti aziendali già controllati.
• Chiusura del mese con l'elenco dei controlli che gira da solo e mostra solo le differenze.
• Previsione di cassa aggiornata ogni giorno, con la fonte di ogni numero.

In ogni caso il sistema prepara e controlla, con l'errore vicino allo zero sui passaggi ripetitivi; dove un abbinamento è incerto si ferma e lo passa a una persona. Pagamenti, rettifiche e approvazioni restano a voi. Il catalogo completo è in cosa possiamo fare, e come misuriamo gli errori è spiegato in precisione e controlli.

Nelle prime tre settimane avete il documento: il processo scelto, il costo pieno, i rischi, la misura di partenza. Dalla quarta alla dodicesima settimana il pilota lavora su un processo vero e potete aprire il cruscotto quando volete, con il consumo del mese accanto al tetto. Alla dodicesima settimana il rapporto dice se estendere, cambiare o fermare.

• Il conto del primo caso
• Calcolatore del lavoro d'ufficio
• Calcolatore dell'assistenza clienti
• Quanto costa un progetto
• Fatture e documenti contabili
• Riconciliazioni

Una scheda con le tre domande, le risposte di questa pagina, i rischi e la clausola di uscita. Aggiungete l'intervallo del calcolatore, se l'avete usato. Si scarica da questa pagina e si genera sul vostro computer, senza inviarci dati.