Fatture e documenti letti e registrati senza ricopiare

Un distributore di ricambi per macchine agricole con 95 dipendenti e tre magazzini. Compra in Italia e all'estero: Germania, Olanda, Polonia, qualche fornitore extraeuropeo.

Le fatture dei fornitori italiani arrivano come file elettronici e il gestionale le carica da solo. Tutto il resto no. Ogni mese passano dall'amministrazione circa 700 fatture estere in PDF, 900 bolle di consegna, le note spese di dodici venditori con le ricevute fotografate, gli estratti conto delle carte aziendali.

Roberta è la responsabile contabilità. Con due colleghe ricopia nel gestionale fornitore, partita IVA, numero e data del documento, imponibile, aliquota, totale, scadenza, IBAN. Poi fa il controllo più importante: la fattura corrisponde all'ordine e a quello che il magazzino ha davvero ricevuto?

A fine mese il lavoro si accumula. E gli errori che costano sono sempre gli stessi: una fattura registrata due volte perché arrivata sia per mail sia per posta, una quantità fatturata maggiore di quella consegnata, un fornitore che comunica un «nuovo IBAN» con una mail che non ha mandato lui.

I documenti arrivano in una casella dedicata o in una cartella. Il sistema li apre, riconosce il tipo e legge i campi: per una fattura, i dati del fornitore e del documento, righe, importi, scadenza, coordinate bancarie.

Poi fa il confronto a tre: fattura, ordine d'acquisto, bolla di ricevimento. Se prezzi e quantità coincidono entro le tolleranze che decidete voi, il documento è pronto per la registrazione. Se qualcosa non torna, va in una coda con la spiegazione in una riga: «fatturati 40 pezzi, ricevuti 36 con la bolla del 12 maggio».

Le note spese seguono la stessa strada. Lo scontrino fotografato viene letto, collegato alla trasferta e confrontato con le regole sui rimborsi: tetto per il pasto, categoria ammessa, data dentro il periodo del viaggio.

Roberta non ricopia più. Guarda le eccezioni, decide, e firma la registrazione.

• Controlla la partita IVA del fornitore sull'anagrafica e, per i fornitori europei, la sua validità nel registro comunitario.
• Controlla che l'IBAN sia lo stesso già registrato. Se è diverso, blocca il documento: nessuna modifica di coordinate bancarie passa senza una persona.
• Controlla i doppioni: stesso fornitore, stesso numero, stesso importo, anche se arrivati da canali diversi.
• Controlla i conti: imponibile più imposta uguale al totale, aliquota coerente con il tipo di operazione, valuta e cambio.
• Controlla il confronto con ordine e bolla, riga per riga, secondo le tolleranze scritte.
• Decide Roberta sulle differenze: chiedere una nota di credito, accettare, sospendere il pagamento.
• Decide Roberta, dopo una telefonata al numero già in anagrafica, se un cambio di IBAN è vero.
• Decide il direttore finanziario quali pagamenti partono e quando: il sistema propone, non paga.

• La conservazione a norma non cambia. I documenti fiscali restano nel vostro sistema di conservazione; il sistema legge copie e non sostituisce l'originale.
• Le scritture contabili le firma una persona. Registrazioni e pagamenti restano autorizzati secondo le deleghe che avete.
• Le regole sui rimborsi spese sono le vostre, scritte e approvate; il sistema le applica sempre allo stesso modo e segnala le eccezioni, senza decidere sui dipendenti.
• Dati personali minimi, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy.

Lo stesso metodo di lettura con controllo incrociato vale per le riconciliazioni bancarie, per gli ordini dei clienti arrivati in PDF, per i solleciti di pagamento. Altri esempi in cosa possiamo fare, e come funzionano le soglie di controllo in precisione e controlli.

La demo mostra una fattura letta, il confronto con ordine e bolla, e il blocco su un IBAN diverso dall'anagrafica. Aprite la demo.