Il metodo: analisi, pilota, estensione, gestione

Lavoriamo in quattro fasi: analisi, pilota, estensione, gestione. Ogni fase ha tempi, consegne e un criterio scritto per andare avanti o fermarsi.

Dura di solito da due a quattro settimane. Guarda i processi che oggi fate a mano e i dati che producono: dove si perde tempo, dove nascono gli errori. Serve a scegliere un solo processo vero, a capire dove stanno i dati e a nominare chi decide. Il dettaglio è nella pagina sull'analisi dei processi. Ricevete un documento breve: perimetro, rischi, misura del successo, elenco di ciò che serve dalla vostra parte, ordine di grandezza del passo successivo.

Cosa serve da voi: una persona che conosce il lavoro, accesso in sola lettura dove serve, tempi per due o tre incontri.

Criterio per passare: perimetro chiaro, misura scritta, permesso di prova. Se manca uno dei tre, non si apre il pilota.

Il pilota è una prova misurata su un flusso vero, non una presentazione, e dura di solito da sei a dieci settimane. Si costruisce il minimo che serve e lo si collega in sola lettura (in scrittura solo dove firmato). Poi lo provano persone reali e si confronta il risultato con la misura scritta prima.

Ricevete: ambiente di prova, istruzioni d'uso, registro delle azioni rilevanti, rapporto di fine pilota con i numeri e la raccomandazione (estendere, correggere, fermare).

Criterio per passare: la misura regge e i rischi residui sono accettati per iscritto. Criterio per fermarsi: la misura non regge, o i dati non bastano, o lo spegnimento non è sicuro.

Si allarga a più sedi, più canali o più flussi solo dopo il pilota. I tempi dipendono da volume e programmi. Ricevete un piano a tappe, formazione a chi usa, aggiornamento dei permessi.

Criterio per passare alla gestione: stabilità per un periodo concordato, documentazione consegnata, persone formate.

Controllo quotidiano, aggiornamento dei testi e delle regole, tetto di consumo dei modelli, interventi se qualcosa si rompe. Potete gestirlo voi con il nostro affiancamento, o affidarci il servizio. In entrambi i casi lo spegnimento resta possibile.

Non apriamo dieci prove insieme. Non promettiamo risparmi senza misura. Non addestriamo i modelli sui vostri dati. Non esibiamo marchi di certificazione che non abbiamo. Non prendiamo al posto vostro le decisioni che la legge riserva a una persona.

Dal giorno 1 al giorno 21: analisi, scelta del flusso, misura scritta, elenco dei permessi.

Dal giorno 22 al giorno 45: costruzione e prove nell'ambiente di prova, formazione breve, prime persone reali sul pilota.

Dal giorno 46 al giorno 80: pilota a regime, raccolta dei numeri, correzioni ai testi e alle regole.

Dal giorno 81 al giorno 90: rapporto di fine pilota, decisione di estendere, correggere o fermare. Se si estende, piano della fase successiva. Se si ferma, restituzione dati e spegnimento.

I giorni esatti si adattano al caso, mentre l'ordine delle fasi resta sempre lo stesso.

Quanto costa l'analisi?

Ha un prezzo fisso concordato prima di iniziare. Il pilota ha un prezzo a parte, mentre estensione e gestione dipendono da ciò che avete scelto.

Chi deve esserci dalla vostra parte?

Un referente operativo e, quando si toccano dati personali o sicurezza, chi segue privacy e IT.

Cosa succede se il pilota fallisce?

Il pilota si ferma e pagate il lavoro fatto, senza alcun vincolo sull'estensione.

In analisi: un referente operativo e, se i dati sono personali o sensibili, chi tutela la privacy. In pilota: le persone che useranno il flusso ogni giorno e chi può approvare i permessi di lettura o scrittura. In estensione: responsabili di sede o di canale. In gestione: un interlocutore stabile per le segnalazioni.

Se manca un referente i tempi si allungano, e non per un problema di tecnologia ma per decisioni rimaste ferme.

• documenti brevi, non volumi da studiare;
• un ambiente di prova, quando serve;
• formazione per chi usa il sistema;
• un resoconto con numeri e raccomandazione;
• una procedura di spegnimento scritta;
• l'elenco di ciò che resta vostro in uscita.

Un'attività piccola spesso resta sulla versione pronta per le PMI. Una media azienda ragiona per analisi più pilota. Un gruppo ragiona per programma annuale a tappe. Le cifre esatte stanno nell'offerta. Qui conta l'ordine di grandezza: una chat per un negozio non è un programma su dieci sedi.

Fermarsi non è un fallimento da nascondere, ma un esito possibile. Ci si ferma se la misura non regge, se i dati non bastano, se lo spegnimento non è sicuro, se le regole di settore non sono state dichiarate in tempo. Meglio fermarsi al giorno 90 che trascinare per sei mesi un pilota che non funziona.

Analisi a prezzo fisso, pilota, progetto, squadra dedicata, servizio gestito: sono le forme del contratto. Le quattro fasi sono il lavoro che ci sta dentro. Potete acquistare una sola forma e fare una sola fase. I dettagli sono nella pagina modelli di collaborazione.