Movimenti bancari abbinati alle fatture, con conferma umana

Un distributore alimentare all'ingrosso ha 60 dipendenti e 700 clienti tra bar, ristoranti e piccoli negozi. Gilda è responsabile amministrativa. Con un collega segue tre conti correnti, gli incassi dei terminali di pagamento dei furgoni e le ricevute bancarie.

Ogni giorno entrano tra i 150 e i 200 movimenti. Molti si abbinano da soli. Gli altri no. Un bonifico porta come causale solo «saldo fatture». Un cliente paga tre fatture in un unico importo, meno una nota di credito. Un altro paga 1.180 euro invece di 1.200 e non spiega perché. Una ricevuta bancaria torna insoluta dieci giorni dopo.

Per ciascuno di questi Gilda apre l'estratto conto, lo scadenzario clienti e le fatture, e prova le combinazioni a mano. A fine mese la quadratura prende due giorni pieni. Intanto i solleciti partono in ritardo, o peggio partono verso clienti che hanno già pagato.

Il problema non è la competenza di chi fa i conti. È che lo stesso ragionamento si ripete centinaia di volte al mese, sempre con la calcolatrice accanto.

Entra in funzione un agente, cioè un assistente che esegue passaggi, non solo risponde. Il suo compito è preparare la quadratura, non chiuderla.

1. Legge i movimenti dei conti ogni mattina, insieme agli incassi dei terminali e agli esiti delle ricevute bancarie.
2. Cerca le corrispondenze con le fatture aperte: importo, data, nome dell'ordinante, partita IVA, numeri di fattura citati nella causale, anche scritti male.
3. Prova le combinazioni: più fatture in un solo bonifico, pagamenti al netto di note di credito, acconti e saldi.
4. Spiega ogni proposta in una riga: «bonifico di 3.412,50 euro = fatture 218, 231 e 240 meno nota di credito 19».
5. Mette in fila le differenze: pagamenti parziali, abbuoni, commissioni, insoluti, movimenti senza nessuna fattura corrispondente.
6. Aspetta la conferma di Gilda. Solo dopo registra gli abbinamenti nel gestionale contabile e aggiorna lo scadenzario.
7. Prepara i solleciti per le fatture davvero scadute, esclusi i clienti con pagamenti in fase di abbinamento.

Il principio si applica a ogni confronto tra due elenchi che dovrebbero coincidere: fatture passive e ordini, corrispettivi e incassi, inventario e contabilità di magazzino. Altri esempi si trovano in cosa possiamo fare, e il modo in cui il sistema ripete i controlli è descritto in precisione e controlli.

Il sistema controlla, per ogni movimento:

• che l'importo coincida al centesimo con la fattura o con la combinazione proposta;
• che l'ordinante corrisponda al cliente, per nome o partita IVA;
• che la fattura sia ancora aperta e non già abbinata a un altro movimento;
• che le date siano coerenti: nessun incasso abbinato a una fattura emessa dopo;
• le commissioni bancarie tipiche, riconosciute e separate dall'importo;
• gli insoluti, collegati alla ricevuta originale e alla fattura riaperta.

Decide una persona:

• su ogni abbinamento, prima della registrazione, con la conferma in blocco per quelli al centesimo;
• sulle differenze di importo: abbuono, sollecito o richiesta di chiarimento al cliente;
• sulle combinazioni con più soluzioni possibili, che l'agente presenta affiancate;
• sui movimenti senza fattura, che possono essere errori, anticipi o altro;
• sull'invio di ogni sollecito.

Le scritture contabili restano vostre e le firma chi ne ha la responsabilità: l'agente prepara, non tiene la contabilità al posto vostro. I documenti contabili si conservano per dieci anni, come prevede il codice civile, e il registro degli abbinamenti ne diventa parte. Il GDPR, la legge europea sulla privacy, vale anche qui: i dati dei clienti persone fisiche si trattano solo per la gestione dei pagamenti.

Se operate nel settore finanziario valgono anche le regole di DORA, il regolamento europeo sulla resilienza operativa digitale, per i contratti con i fornitori di tecnologia. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente.

Nella demo del back-office vedete un bonifico con causale incompleta, la proposta di abbinamento con la spiegazione e la conferma che aggiorna il registro. Aprite la demo.