Quanto rende un progetto AI: il conto per il consiglio

Un gruppo di logistica conto terzi con 320 dipendenti e quattro depositi. Stefano, direttore finanziario, riceve dal direttore operativo la proposta di un agente, cioè un assistente che esegue passaggi e non si limita a rispondere, per gestire le conferme di consegna e le contestazioni dei clienti.

La proposta dice «risparmio del 60%». Stefano chiede: sessanta per cento di cosa? Su quante pratiche? Con quale costo di partenza, e quanto costa ogni mese? E se il risparmio arriva a metà, il progetto sta ancora in piedi?

Nessuno sa rispondere. Il consiglio si riunisce tra tre settimane e Stefano non vuole portare un numero che non sa difendere.

Il conto si costruisce partendo dalla misura di oggi, non dalla promessa del fornitore. Ogni riga ha una fonte e ogni beneficio è un intervallo, con un caso prudente su cui si decide.

Le voci del conto sono sempre le stesse:

• Costo di oggi: pratiche al mese × minuti per pratica × costo orario pieno. Più il costo degli errori: rifacimenti, penali, clienti persi, quando si possono contare.
• Costo di costruzione: analisi, collegamenti con i programmi esistenti, prove, formazione. Una tantum.
• Costo di esercizio: canone, consumo del motore che legge e scrive (a volume), assistenza, tempo interno di controllo.
• Beneficio: ore liberate ed errori evitati, in tre casi: prudente, atteso, favorevole.
• Rientro: il mese in cui il beneficio cumulato supera il costo cumulato, calcolato sul caso prudente.
• Punto di uscita: la misura sotto la quale, dopo il pilota, conviene fermarsi.

Il conto dice anche cosa non contiene: per esempio, la qualità percepita dai clienti è segnalata come beneficio probabile ma non entra nel calcolo del rientro.

• Controlliamo i volumi sui dati del gestionale degli ultimi dodici mesi, non su una settimana scelta.
• Controlliamo i minuti per pratica con l'osservazione diretta, su almeno qualche decina di pratiche vere.
• Controlliamo che il costo di esercizio includa il tempo delle persone che approvano: un'approvazione umana non è gratis.
• Controlliamo la sensibilità: che cosa succede al rientro se i volumi calano o se la quota automatica è la metà.
• Decide Stefano quale costo orario usare e quali benefici considerare certi.
• Decide il consiglio se approvare, con la soglia di uscita scritta nella delibera.

• I costi del personale usati nel conto sono aggregati: nessun dato individuale esce dall'ufficio del personale.
• Il conto indica quali casi toccano dati personali o decisioni sulle persone e quindi richiedono una valutazione d'impatto prima di partire, come prevede il GDPR, la legge europea sulla privacy.
• Il formato è lo stesso per ogni progetto, così i casi diversi si confrontano sulla stessa base.

Lo stesso conto si applica a qualsiasi lavoro che si ripete, dall'inserimento degli ordini ai controlli di qualità in produzione: gli esempi sono in cosa possiamo fare, e la misura di tempi ed errori da cui parte il calcolo è descritta in analisi dei processi.

Le domande tipiche di chi firma il budget sono raccolte nella pagina per il direttore finanziario. Per le voci di costo di un progetto leggete quanto costa un progetto AI; per misurare il pilota, come si misura un pilota. Il calcolo rapido è nel calcolatore del lavoro interno.