Ingrosso e distribuzione: ordini, agenti, magazzino, incassi

Un distributore che serve seicento clienti, tra negozi, ristoranti, officine o farmacie secondo il settore, riceve ordini in ogni forma possibile. Una mail con un elenco scritto in fretta, un PDF generato dal gestionale del cliente, la foto di un foglio, un vocale su WhatsApp, una telefonata alle sette del mattino, l'ordine raccolto dall'agente al bancone. Un cliente estero scrive in tedesco, un altro in spagnolo. Ogni forma diversa finisce nello stesso posto: qualcuno che la ricopia a mano.

Il margine dell'ingrosso è sottile e si perde nei dettagli: un prezzo vecchio applicato a un cliente, un collo spedito in meno, un articolo comprato troppo presto, una fattura che nessuno sollecita. Il sistema descritto qui lavora su tutta l'azienda: legge gli ordini, applica i listini, informa gli agenti, calcola gli acquisti sulla domanda, prepara documenti e spedizioni, segue incassi e fidi, e mostra alla direzione dove si guadagna e dove no. I rapporti con i clienti, le condizioni commerciali e le decisioni sul credito restano a chi vende.

Il sistema si collega al gestionale che usate e ne diventa il braccio operativo: legge, controlla, prepara, avvisa. Ecco cosa cambia, area per area.

• Gli ordini arrivati per mail, PDF, foto o vocale entrano nel gestionale senza ricopiarli, in ogni lingua.
• Ogni riga ha il prezzo del listino riservato di quel cliente, controllato prima della fattura.
• I clienti ricevono subito la conferma con le date di consegna, e le schede tecniche o i cataloghi in PDF quando li chiedono.
• Gli agenti vedono disponibilità, listini e storico del cliente sul telefono, anche senza rete.
• Il magazzino prepara, spedisce e traccia con i documenti di trasporto già pronti.
• Gli acquisti ai fornitori si calcolano sulla domanda prevista, non a sensazione.
• Fatture differite, incassi, solleciti e fidi seguiti ogni giorno.
• Le provvigioni degli agenti si calcolano secondo il contratto di ciascuno, riga per riga.
• La direzione vede margini per cliente, agente e prodotto, clienti in calo e previsioni di vendita.
• Portale clienti e sito rispondono a ogni ora su prodotti, ordini e documenti.

Stefania lavora all'ufficio ordini. La mattina ne trova quaranta nella casella di posta. Apre il primo, un PDF con codici del cliente che non sono i vostri. Cerca la corrispondenza in un foglio di calcolo, inserisce le righe nel gestionale, controlla il prezzo. Venti minuti. Poi il secondo.

Un cliente ha un listino riservato concordato dall'agente a marzo. Il gestionale non lo sa, perché l'accordo è in una mail. L'ordine parte con il prezzo pieno, il cliente contesta la fattura, l'amministrazione emette una nota di credito. Nel frattempo un altro cliente chiede la scheda tecnica di un prodotto e aspetta due giorni che qualcuno la trovi.

Gli agenti girano con un catalogo stampato e un foglio delle disponibilità di lunedì. Il mercoledì promettono un prodotto che è finito il martedì. Il cliente lo scopre quando arriva la consegna incompleta.

Gli acquisti li fa chi conosce i prodotti, guardando le giacenze e ricordando come è andato l'anno prima. Alcuni articoli restano fermi per mesi, altri finiscono proprio nella settimana in cui servono. In amministrazione Luca segue gli incassi: le scadenze sono centinaia al mese, i bonifici arrivano con causali generiche, alcuni clienti pagano tre fatture insieme. I solleciti partono quando c'è tempo, e il fido di un cliente in difficoltà si scopre quando è già superato.

Le condizioni commerciali le decide chi vende. Un prezzo riservato proposto dall'agente entra nel listino solo dopo l'approvazione di chi ha l'autorità per concederlo, e il sistema registra chi l'ha data.

Gli ordini dubbi li risolve l'ufficio. Il sistema non indovina: se un codice non ha corrispondenza o una quantità è strana, ferma quell'ordine e spiega perché. Anche gli acquisti partono solo dopo l'approvazione di chi li firma: la previsione è un aiuto, non un ordine.

Credito e insoluti restano una decisione commerciale. Bloccare le consegne a un cliente storico, concedere una dilazione, alzare un fido, passare la pratica al legale: il sistema mostra la situazione completa, ma la scelta è vostra.

Anche le provvigioni contestate le chiarite voi con l'agente. Il sistema vi dà il prospetto con ogni riga ricostruibile; la discussione resta tra persone.

• Documento di trasporto e fattura differita: la merce che viaggia con il documento di trasporto si può fatturare in modo differito, con una fattura riepilogativa emessa entro il 15 del mese successivo alla consegna (DPR 633/1972, art. 21).
• Fattura elettronica: tra imprese la fattura si emette in formato elettronico e passa dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Il sistema prepara e controlla; l'invio parte dal vostro programma di fatturazione.
• Termini di pagamento: nelle transazioni tra imprese il termine è di norma trenta giorni; le parti possono concordarne uno più lungo, ma oltre i sessanta giorni serve un patto espresso per iscritto che non sia gravemente iniquo per il creditore. I ritardi fanno maturare gli interessi di mora (D.Lgs. 231/2002).
• Filiera alimentare: nella vendita di prodotti agricoli e alimentari il D.Lgs. 198/2021 fissa termini di pagamento massimi, trenta giorni per i prodotti deperibili e sessanta per gli altri, e vieta alcune pratiche commerciali sleali.
• Agenti di commercio: il Codice civile regola il contratto di agenzia, dal diritto alla provvigione (art. 1748) all'indennità di fine rapporto. Il contratto di ogni agente dice come si calcola; il sistema lo applica così com'è scritto.
• Rintracciabilità degli alimenti: chi distribuisce alimenti deve saper dire da chi ha ricevuto ogni prodotto e a chi l'ha consegnato (Reg. CE 178/2002, art. 18). Il sistema tiene il lotto su ogni riga, dal carico alla consegna.
• Privacy e trasparenza: i dati dei clienti servono per gestire gli ordini; le offerte commerciali chiedono una base giuridica valida, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy. L'assistente dice nella prima frase di essere un'AI, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

Non è una consulenza fiscale o legale: sono i punti fermi da cui partiamo, da verificare con il vostro commercialista.

I nostri clienti mandano ordini scritti in modi diversissimi. Il sistema li capisce? Legge mail, PDF, foto e vocali, e impara i codici e le abitudini di ogni cliente. Quando non è sicuro di una riga, non la inventa: la segnala all'ufficio.

Gli agenti useranno davvero l'app? La useranno se fa risparmiare tempo a loro: disponibilità vera, listino del cliente, ordine preso in un minuto, provvigioni visibili. La costruiamo con loro, non per loro.

Il gestionale che usiamo resta? Sì. Il sistema scrive gli ordini nel vostro gestionale e ne legge giacenze, listini e fatture. Non vi chiediamo di cambiarlo.

Le previsioni per gli acquisti sono affidabili? Si basano sul vostro storico di vendite, sulle promozioni e sui tempi dei fornitori, e mostrano sempre il motivo della proposta. All'inizio le confrontate con la vostra esperienza; il sistema impara da ogni differenza.

Possiamo partire solo con gli incassi? Sì. Abbinare i bonifici e sollecitare in tempo è spesso il pezzo che rientra prima, perché si vede subito nei conti.

Funziona con più magazzini o più sedi? Sì. Ogni magazzino ha le sue giacenze e i suoi turni; la disponibilità che vedono agenti e clienti le somma, con la sede da cui parte la merce.