Scenario: DDT, CMR e bolle letti e abbinati all'ordine

Un'azienda di autotrasporto conto terzi lavora con 60 mezzi propri e una trentina di padroncini. Fa groupage in tutta Italia e qualche viaggio completo verso Francia e Germania. Ogni mese movimenta circa 4.000 documenti di trasporto (DDT) e 300 lettere di vettura internazionali CMR.

Agnese guida l'ufficio amministrazione trasporti, con due colleghi. Il loro lavoro dipende da un pezzo di carta: la copia del documento firmata dal destinatario. Senza quella, il viaggio non si fattura al cliente e il padroncino non viene pagato.

I documenti arrivano in ogni modo. Foto scattate dagli autisti sul cassone, spesso storte. Scansioni in blocco dai depositi, una volta a settimana. Originali per posta dai padroncini, anche un mese dopo. Ogni copia va aperta, letta e cercata tra gli ordini di trasporto.

Il guaio più serio sta a margine del foglio. Il destinatario scrive a penna «due colli mancanti» o «imballo rotto». È una riserva: conta per la responsabilità del vettore e per il reclamo all'assicurazione. Se la si scopre dopo due settimane, in fondo alla pila, i termini per muoversi possono essere già stretti.

Poi c'è la CMR dei viaggi all'estero. Il mittente ne vuole la copia firmata, perché gli serve a dimostrare che la merce è uscita dall'Italia. Se manca la firma del destinatario, qualcuno deve richiamare l'autista, che intanto è a mille chilometri.

Ogni documento, appena arriva, passa dal sistema:

1. Lo riceve da qualsiasi canale: foto dall'applicazione degli autisti, mail, scansioni dei depositi, originali scansionati in ufficio.
2. Legge i campi: numero e data del DDT, mittente, destinatario, colli, bancali, peso, data e firma di consegna, timbro, note scritte a mano.
3. Lo abbina al viaggio solo se numero, mittente e colli coincidono con l'ordine di trasporto. Se uno dei tre non torna, lo mette tra quelli «da verificare», con il documento accanto.
4. Cerca le riserve: ogni scritta a mano nell'area della firma viene segnalata, anche quando non è leggibile. Se c'è una riserva, apre la pratica per la qualità con foto e riferimenti.
5. Controlla le CMR: firme di vettore e destinatario, luogo e data di consegna. Se ne manca una, avvisa l'autista la sera stessa.
6. Sollecita i mancanti: ogni lunedì il padroncino o il deposito riceve l'elenco dei suoi viaggi senza documento.
7. Archivia con i riferimenti di viaggio e cliente, così una copia si ritrova in pochi secondi.

Il sistema si ferma e chiede quando la calligrafia è illeggibile e quando una quantità è corretta a penna. Lo stesso accade se la riserva è generica, per esempio un semplice «con riserva» senza dire cosa manca: la segnala come tale. I documenti delle merci pericolose vanno sempre a una persona.

Ad Agnese restano i controlli sui casi dubbi, i rapporti con i clienti che contestano un addebito e la chiusura della fatturazione. Decide lei cosa fatturare e cosa tenere fermo.

Lo stesso metodo vale per altre carte che l'amministrazione trasporti controlla a mano: le fatture dei padroncini confrontate con i viaggi fatti, le bolle di reso dei clienti, i verbali di danno da girare all'assicurazione. Vedete cosa possiamo rifare in amministrazione.

Agnese, un martedì di fine mese, con la fatturazione da chiudere entro venerdì.

• Documento di trasporto (DDT): accompagna la merce e permette la fattura differita. Riporta i dati minimi: data, numero, mittente, destinatario, natura e quantità dei beni. Il sistema li legge e li confronta, non li modifica.
• Lettera di vettura CMR: regola il trasporto internazionale su strada secondo la Convenzione di Ginevra del 1956. Esiste anche la versione elettronica (e-CMR), da verificare tratta per tratta con i vostri clienti e partner.
• Riserve e responsabilità del vettore: la riserva va scritta alla consegna e deve dire cosa non va. Per i danni non visibili i termini per contestare sono brevi: per questo il sistema la segnala il giorno stesso.
• Conservazione dei documenti fiscali: DDT e fatture si conservano per i tempi fissati dalle norme fiscali, con le modalità concordate con il commercialista.
• GDPR (la legge europea sulla privacy): nomi e firme dei destinatari sono dati personali. Si usano per provare la consegna, con accesso limitato a chi ne ha bisogno.

Non è un parere legale: serve per aprire il confronto con il vostro commercialista e con chi segue i reclami.

Nella demo «Documenti» vedete un documento di prova, inventato, con i campi letti e la parte del foglio da cui provengono evidenziata accanto. Tutte le demo.