Ordini, conferme e solleciti ai fornitori

Un'azienda meccanica con 150 dipendenti produce componenti per macchine agricole. Compra da 220 fornitori: acciai, fusioni, cuscinetti, trattamenti termici, minuteria. Brunella è buyer. Con una collega emette ogni settimana circa 250 righe d'ordine.

La catena è sempre la stessa. L'ordine parte dal gestionale. Il fornitore risponde con una conferma d'ordine, in PDF, in mail o su un portale. Poi, avvicinandosi la data, qualcuno deve verificare che la merce parta davvero.

In mezzo succede di tutto. Una conferma arriva con un prezzo aggiornato del 4% e nessuno se ne accorge. Un'altra conferma la data di consegna tre settimane dopo quella chiesta, scritta in fondo al documento. Una terza non arriva mai. Il ritardo si scopre il giorno in cui il reparto cerca il pezzo sul bancale e non lo trova.

Brunella lo sa bene. Legge le conferme una per una quando riesce, tiene un foglio di calcolo dei solleciti, telefona ai fornitori più lenti. Il tempo per trattare prezzi e cercare fornitori alternativi, il lavoro per cui è stata assunta, è sempre l'ultimo della lista.

La catena la segue un agente, cioè un assistente che esegue passaggi, non solo risponde. Per ogni ordine fa il lavoro di controllo che oggi resta indietro.

1. Tiene traccia degli ordini emessi e aspetta la conferma entro i giorni che stabilite.
2. Legge la conferma appena arriva, da mail, PDF o portale del fornitore: codici, quantità, prezzi, date, condizioni di resa.
3. Confronta riga per riga con l'ordine: prezzo unitario, quantità, unità di misura, data di consegna, codice articolo del fornitore.
4. Aggiorna il gestionale con la data confermata, se coincide con quella chiesta, oppure mette in fila la differenza per Brunella.
5. Sollecita per tempo: la conferma mancante dopo pochi giorni, la spedizione una settimana prima della data promessa, con un messaggio già scritto nella lingua del fornitore.
6. Avvisa la produzione quando un ritardo tocca un ordine di lavoro già pianificato, con l'elenco delle commesse interessate.
7. Registra tutto: cosa è stato chiesto, cosa ha confermato il fornitore, chi ha accettato ogni differenza.

Brunella riceve ogni mattina l'elenco delle sole eccezioni. Lo stesso metodo vale per le richieste di offerta, per i controlli delle bolle d'arrivo e per le fatture passive da confrontare con l'ordine: altri lavori della stessa famiglia sono in cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, per ogni conferma:

• che si riferisca a un ordine esistente e ancora aperto;
• il prezzo unitario rispetto all'ordine e al listino concordato, con la differenza in euro e in percentuale;
• quantità e unità di misura, compresi i lotti minimi imposti dal fornitore;
• la data di consegna confermata rispetto a quella chiesta e a quella necessaria per la produzione;
• le condizioni di resa e di pagamento rispetto al contratto quadro;
• gli ordini senza conferma oltre il termine, e le spedizioni senza avviso vicino alla data.

Decide una persona:

• su ogni differenza di prezzo, anche minima, prima che venga accettata;
• sulle date slittate: accettare, trattare, spostare su un altro fornitore;
• sull'invio dei solleciti ai fornitori strategici, che Brunella preferisce chiamare di persona;
• sulle modifiche all'ordine, che partono solo con la sua firma;
• sui fornitori nuovi o con documenti di qualifica scaduti, segnalati dall'agente.

Gli ordini e le conferme sono contratti tra aziende: l'agente non accetta né modifica condizioni al posto vostro. Le firme restano a chi ha la delega agli acquisti, secondo le vostre procure interne. Il registro delle differenze accettate aiuta anche nelle verifiche del sistema qualità sui fornitori.

Se l'agente scrive ai fornitori senza revisione, il messaggio lo dice, in linea con l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale. I dati dei referenti dei fornitori seguono il GDPR, la legge europea sulla privacy. Per chi rientra nella NIS2, la direttiva europea sulla sicurezza informatica, contano anche i controlli sulla catena di fornitura. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente.

Nella demo del back-office vedete una conferma d'ordine con un prezzo diverso, l'eccezione che si apre, la decisione del buyer e il sollecito che parte dopo l'approvazione. Aprite la demo.