App per agenti di commercio: catalogo, ordine e storico

I suoi agenti passano la giornata dai clienti. Portano un catalogo stampato a settembre, un listino in un file sul telefono e un blocchetto per gli ordini. Il barista chiede se c'è ancora il caffè in grani del mese scorso, a che prezzo, se arriva entro venerdì. L'agente non lo sa con certezza: chiama la sede, oppure promette e spera.

La sera ogni agente manda le foto dei fogli d'ordine. In sede Lucia le ricopia nel gestionale fino alle otto. Una cifra letta male diventa dieci cartoni invece di uno. Un prezzo concordato a voce non arriva mai in fattura, e il cliente se ne accorge.

Marco non vede cosa succede sul territorio finché non arrivano i numeri di fine mese. Quale cliente ha smesso di comprare una linea? Quale agente ha visitato chi? Lo scopre tardi.

Ogni agente ha sul tablet un'app collegata al gestionale. Dal cliente apre la scheda e trova tutto: cosa ha comprato negli ultimi dodici mesi, i prezzi concordati, le fatture aperte, le note delle visite precedenti.

Il catalogo ha foto, schede e disponibilità aggiornate. Il prezzo mostrato è quello di quel cliente, oggi. L'ordine si compone in pochi tocchi, anche partendo dal riordino dell'ultima volta, e il cliente firma sullo schermo.

Se il bar è in una zona senza rete, l'app funziona lo stesso. L'ordine parte appena il tablet trova il segnale e arriva nel gestionale senza passare da nessuno. Lucia non ricopia più: controlla solo gli ordini che il sistema segnala.

L'AI entra in due punti. Prima della visita l'app prepara un riepilogo di tre righe: «compra meno latte da due mesi, fattura di agosto scaduta, aveva chiesto la nuova linea di tè». Dopo la visita l'agente detta un appunto a voce e l'app lo trascrive nella scheda cliente. Riepilogo e trascrizione sono prodotti da un sistema di intelligenza artificiale, e l'app lo indica; cosa proporre lo decide sempre l'agente.

Marco vede ogni giorno visite, ordini e clienti che rallentano, zona per zona. Portare il gestionale dove si lavora, anziché riportare il lavoro in ufficio, serve anche a tecnici, autisti e ispettori: ne parliamo in cosa possiamo fare.

L'app controlla, a ogni ordine:

• che il prezzo applicato non scenda sotto il minimo stabilito per quel prodotto e quel cliente;
• che il cliente sia dentro il fido e senza scaduto oltre la soglia;
• che le quantità rispettino il cartone di vendita e la disponibilità del magazzino al momento dell'ultimo allineamento;
• che un ordine preso senza rete venga inviato una sola volta, anche se l'agente preme due volte;
• che la data di consegna promessa sia compatibile con il giro del furgone di quella zona.

Decide una persona:

• l'agente, su cosa proporre e cosa ordinare: i suggerimenti dell'app sono solo suggerimenti;
• Marco, su prezzi sotto il minimo e promozioni fuori listino, con un'approvazione che arriva sul telefono;
• l'amministrazione, sugli ordini di clienti oltre il fido;
• il magazzino, sulle sostituzioni di un prodotto esaurito.

Ogni ordine porta con sé chi l'ha preso, dove, a che ora e con quale listino.

• Privacy dei clienti: il GDPR, la legge europea sulla privacy, vale anche per bar e ristoranti con titolare persona fisica. L'agente vede solo i propri clienti.
• Privacy degli agenti: l'app registra il luogo dell'ordine, non segue gli spostamenti durante la giornata. Un uso diverso richiederebbe le procedure dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori per i dipendenti; non è un parere legale, lo valida il vostro consulente.
• Trasparenza sull'AI: riepiloghi e trascrizioni sono indicati come prodotti da un sistema automatico, come vuole l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, per i contenuti generati (articolo 50, dal 2 agosto 2026).
• Prezzi e sconti: le eccezioni al listino si approvano per iscritto, e l'approvazione resta legata all'ordine.

• Il portale per rivenditori e partner
• Il gestionale nato dal vostro processo
• PMI e commercio