Sistema in produzione: 37 automazioni amministrative attive

Questa storia racconta un sistema vero, in funzione oggi. Non diciamo il nome del cliente.

Il punto di partenza è comune a molte piccole imprese: più attività, più conti in banca, più forniture di luce, gas e acqua, clienti a cui fare fattura e un commercialista che a fine mese chiede i documenti. Nessuno è assunto per fare solo questo. Lo fa il titolare, la sera o il sabato mattina.

Il lavoro in sé non è difficile. È lungo e ripetitivo. Entrare nel portale della banca, scaricare l'estratto del mese, rinominarlo, metterlo nella cartella giusta. Entrare nel portale di ogni fornitore, controllare se c'è una bolletta nuova, confrontarla con quella di prima, pagarla prima della scadenza. Preparare le fatture elettroniche e inviarle.

Fatto a mano, questo lavoro ha due difetti. Porta via ore ogni settimana. E prima o poi salta: una bolletta pagata in ritardo, un estratto che manca al commercialista, una fattura con un dato copiato male.

Ogni lavoro ripetitivo è diventato un'automazione programmata, che parte da sola all'orario stabilito sul computer dell'ufficio. Oggi sono 37. Insieme fanno tre famiglie di lavori:

• Banca: entrano nei portali, scaricano gli estratti conto e i movimenti, li rinominano con una regola fissa e li archiviano nella cartella del commercialista, divisa per banca, anno e mese.
• Bollette: entrano nei portali dei fornitori, controllano se c'è una bolletta nuova, la scaricano e la confrontano con le precedenti. Quelle da pagare vengono messe in pagamento, entro le soglie decise dal titolare.
• Fatture: generano le fatture elettroniche con i dati del cliente e le preparano per l'invio.

Ogni automazione fa gli stessi controlli ogni volta, nello stesso ordine: il file è stato scaricato davvero, non è vuoto, non è un doppione, l'importo è plausibile rispetto ai mesi prima. Se qualcosa non torna si ferma e avvisa, invece di andare avanti. Un portale che ha cambiato pagina, una bolletta molto più alta del solito, un accesso che chiede un codice via SMS: sono tutti casi in cui decide una persona.

Il titolare non ha smesso di occuparsi dei conti. Ha smesso di scaricarli. Lo stesso metodo vale per la riconciliazione degli incassi, i solleciti ai clienti e le scadenze fiscali: vedi cosa possiamo rifare.

Le automazioni non decidono niente di importante. Il titolare resta quello che:

• sceglie quali fornitori e quali importi possono essere pagati senza chiedergli niente;
• guarda le eccezioni del riepilogo e decide cosa farne;
• completa gli accessi che chiedono un codice di sicurezza;
• parla con il commercialista quando un numero non torna.

Prima passava il tempo a raccogliere i documenti. Ora lo passa a leggere quello che i documenti dicono: quale fornitura costa di più, quale cliente paga in ritardo, dove si può risparmiare.

Come cambia la settimana amministrativa del titolare. Gli orari sono indicativi.

• Fattura elettronica: le fatture passano dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e vanno conservate a norma. Le automazioni le preparano; l'invio segue le regole che decidi con il commercialista.
• Credenziali: le password dei portali stanno in un archivio cifrato. Non stanno nel codice e non girano per mail.
• Pagamenti: ogni pagamento fuori dal solito o sopra la soglia che scegli passa da una persona. L'autenticazione forte richiesta dalle banche resta sempre tua.
• Privacy: estratti conto e bollette contengono dati personali e bancari. Restano sui tuoi sistemi o su server in Europa, con accessi registrati.

Non è un parere legale: sono le regole con cui il sistema lavora oggi.

Nella demo del lavoro interno un documento arriva, diventa una pratica, passa dall'approvazione e finisce nel registro, con dati inventati. Tutte le demo