Amministratore di condominio: lo studio intero, in ordine

Uno studio che amministra trenta stabili manda avanti trenta piccole aziende, ognuna con i suoi conti, i suoi fornitori, il suo regolamento e le sue liti di pianerottolo. Il telefono squilla per un'infiltrazione, una mail chiede il saldo di un appartamento in vendita, un fornitore manda una fattura che non corrisponde al preventivo approvato, la banca segnala un bonifico senza causale. E a novembre arrivano dieci assemblee da convocare nella stessa settimana.

Questa pagina descrive lo studio intero quando l'intelligenza artificiale lavora in ogni area: le richieste dei condòmini a ogni ora, anagrafe e registri, contabilità e banca, rendiconti e riparti, assemblee, morosità, fornitori e impianti, adempimenti fiscali, organizzazione dello studio. La parte delicata del mestiere resta vostra: tenere insieme un'assemblea, scegliere un'impresa, gestire un moroso senza rompere i rapporti. Tutto quello che è registrazione, calcolo, invio e memoria lo fa il sistema, con gli stessi controlli ogni giorno.

Il sistema si collega al programma di contabilità condominiale che usate, ai conti correnti dei condomini, alla posta elettronica certificata e al telefono dello studio. Tiene insieme, stabile per stabile, persone, soldi, documenti e scadenze.

• Condòmini: risposte immediate su saldo, verbali, interventi e documenti, sul canale che ognuno preferisce, anche la sera.
• Registri: anagrafe, verbali, nomina e contabilità tenuti in ordine, aggiornati quando arriva un rogito o una variazione.
• Contabilità: fatture lette e registrate sulla voce giusta, versamenti abbinati alle rate, conti correnti riconciliati ogni giorno.
• Riparti: tabelle millesimali applicate con regole scritte, ogni cifra ricostruibile fino alla fattura.
• Assemblee: convocazioni nei termini con il canale giusto, deleghe, maggioranze calcolate in seduta, bozza del verbale scritta mentre si parla.
• Morosità: promemoria, solleciti e fascicolo per il legale, con i tempi che decidete voi.
• Interventi: segnalazioni con foto, preventivi confrontati, lavori seguiti fino al collaudo e alla garanzia.
• Impianti: ascensori, antincendio, centrali termiche e polizze con le loro scadenze, senza fogli di calcolo da ricordare.
• Fisco: ritenute sui fornitori, certificazioni e comunicazioni delle spese detraibili preparate per tempo.
• Studio: carichi di lavoro dei collaboratori, preventivi per i nuovi stabili, cruscotto di tutti i condomini.

Claudio amministra ventotto condomini con due collaboratrici. A novembre ha dieci assemblee da convocare. Per ognuna prepara l'ordine del giorno, controlla l'elenco dei proprietari, sceglie chi riceve la PEC e chi la raccomandata, allega il rendiconto. Un proprietario ha venduto a luglio e nessuno ha aggiornato l'anagrafe: la convocazione arriva al vecchio.

Laura registra le fatture dei fornitori e i versamenti dei condòmini. Gli estratti dei ventotto conti correnti arrivano ognuno dalla sua banca. Abbinare un bonifico con la causale sbagliata alla rata giusta richiede una telefonata. A febbraio bisogna preparare le certificazioni delle ritenute, e i dati si ricostruiscono fattura per fattura.

Ogni mattina arrivano una ventina di messaggi: «a che punto è la riparazione del portone?», «mi mandate il verbale?», «quanto devo pagare?». Molti chiedono cose che stanno già nei documenti dello studio. Rispondere uno per uno porta via mezza giornata, e la sera il telefono di Claudio continua a squillare.

Poi ci sono gli impianti: la verifica biennale dell'ascensore, la centrale termica, gli estintori, la polizza del fabbricato. Stanno in un foglio di calcolo che si aggiorna quando qualcuno se ne ricorda. E quando un nuovo stabile chiede un preventivo per l'amministrazione, Claudio lo prepara la domenica.

L'amministratore firma rendiconti, verbali, convocazioni e ordini ai fornitori. Il sistema li prepara, li controlla e li tiene in ordine, ma non li manda senza il suo via libera.

Le decisioni sul moroso sono dello studio: aspettare, proporre un piano di rientro, dare mandato al legale. Il sistema mostra la situazione con i documenti; il tono della relazione con il condomino lo scegliete voi.

La scelta del fornitore è dell'assemblea o dell'amministratore, secondo le regole dello stabile. Il sistema confronta le offerte sulle stesse voci, ma non valuta la qualità di un'impresa che conoscete da vent'anni.

I pagamenti e i versamenti fiscali partono solo dopo l'approvazione di chi ne risponde. Il sistema calcola ritenute e importi con regole scritte; se un dato non torna, si ferma e chiede.

In assemblea il sistema conta e scrive. Chi presiede, chi verbalizza e come si gestisce una discussione accesa restano alle persone nella sala.

• I registri obbligatori: l'articolo 1130 del Codice civile chiede all'amministratore di tenere il registro di anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità. Il registro di contabilità si può tenere anche in formato elettronico.
• Il rendiconto: ogni anno l'amministratore redige il rendiconto e convoca l'assemblea per approvarlo entro centottanta giorni. Secondo l'articolo 1130-bis contiene il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e una nota sintetica esplicativa.
• Il conto corrente: somme ricevute e pagate devono passare da un conto intestato al condominio (art. 1129). Ogni condomino può chiedere di vedere la rendicontazione periodica.
• La convocazione: va comunicata almeno cinque giorni prima dell'assemblea, con posta elettronica certificata, raccomandata, fax o consegna a mano (art. 66 delle disposizioni di attuazione). Una convocazione mancata a un condomino rende la delibera annullabile. Lo stesso articolo permette l'assemblea in videoconferenza con il consenso della maggioranza dei condòmini, anche se il regolamento non la prevede.
• I morosi: l'amministratore deve agire per la riscossione e può chiedere un decreto ingiuntivo sulla base del riparto approvato. I creditori del condominio possono chiedere i dati dei condòmini non in regola (art. 63 delle disposizioni di attuazione).
• Il condominio come sostituto d'imposta: sui compensi per appalti di opere e servizi il condominio trattiene una ritenuta del quattro per cento, la versa con F24 e la certifica ai fornitori (art. 25-ter del DPR 600/1973).
• Gli ascensori: vanno sottoposti a verifica periodica ogni due anni da un organismo terzo, oltre alla manutenzione regolare fatta da una ditta abilitata (DPR 162/1999, art. 13).
• La formazione dell'amministratore: chi amministra deve seguire una formazione iniziale e un aggiornamento periodico ogni anno (DM 140/2014).
• Privacy: i dati dei condòmini si usano per amministrare, non si pubblicano in bacheca. Le situazioni debitorie si comunicano solo a chi ha diritto di saperle.

Non sostituisce il parere di un legale: riassume le norme su cui costruiamo registri e scadenze, da controllare con chi vi assiste.

Dobbiamo lasciare il programma di contabilità condominiale che usiamo? No. Il sistema si collega a quello che avete, legge i dati e scrive dove lo autorizzate. Se il programma non si lascia collegare, lavoriamo con le esportazioni.

I condòmini anziani non usano WhatsApp. Non serve. Chi preferisce la lettera o la telefonata continua a riceverle. Il sistema tiene per ognuno il canale che ha scelto, e le comunicazioni con valore legale seguono i canali previsti dalla legge.

Il sistema può sbagliare un riparto? I calcoli li fanno regole scritte, non il modello che legge i testi. Se una tabella millesimale non somma a mille o una spesa non ha una voce chiara, il riparto si ferma e aspetta chi decide.

E se l'assistente dà un'informazione sbagliata a un condomino? Risponde solo con i documenti dello studio e cita da dove prende l'informazione. Quando non trova la risposta, o la domanda chiede una decisione, passa la richiesta allo studio. Ogni conversazione è registrata e si può rileggere.

E la privacy dei condòmini? Ogni condomino vede solo la propria posizione e i documenti comuni dello stabile. I dati stanno su server in Europa, separati per studio, e non vengono usati per addestrare modelli.