Revisioni, collaudi, certificati: nessuna scadenza persa

Un'azienda di trasporti e magazzinaggio con 80 dipendenti. Ha 60 veicoli tra furgoni e camion, due magazzini con carrelli elevatori, una gru su autocarro, celle frigorifere e un impianto antincendio in ciascuna sede. Sara è la responsabile qualità e sicurezza.

Le scadenze sono tante e di tipo diverso. Revisione dei veicoli. Controllo periodico dei tachigrafi. Verifica periodica della gru. Controllo semestrale degli estintori. Controllo delle perdite sulle celle frigorifere. Patenti e carte del conducente degli autisti. Assicurazioni e contratti di assistenza.

Oggi stanno in quattro posti. Un foglio di calcolo per i veicoli, tenuto dall'ufficio flotta. Un quaderno per l'antincendio, compilato dalla ditta che fa i controlli. Il gestionale del personale per patenti e visite. Le mail dei fornitori per il resto.

A marzo un camion è stato fermato su strada con la revisione scaduta da tre settimane. Nessuno se n'era accorto: la persona che teneva il foglio era in maternità. La multa si è pagata. Il cliente che aspettava la merce, invece, ha chiesto spiegazioni per iscritto.

Tutte le scadenze finiscono in un solo scadenzario, collegato alla scheda di ogni mezzo, impianto o persona. Non si parte da zero: il sistema legge i fogli esistenti, le carte di circolazione, i certificati e i verbali, e ne ricava le date.

Ogni scadenza ha quattro elementi fissi:

• A cosa si riferisce: targa, matricola dell'impianto, nome dell'autista.
• Chi ne risponde: una persona, con un sostituto indicato per ferie e assenze.
• Quando avvisare: di solito novanta, trenta e sette giorni prima, e poi ogni giorno. Le cadenze le decidete voi.
• Cosa serve per chiuderla: il certificato, il verbale o la ricevuta, caricati nella scheda.

Gli avvisi arrivano per mail e su WhatsApp. Se a sette giorni la scadenza è ancora aperta, l'avviso va anche al responsabile del responsabile. Se scade, il mezzo viene segnato come non utilizzabile nel giro dei tecnici e degli autisti, finché qualcuno non carica il documento.

Quando il certificato arriva, il sistema ne legge i campi: data, esito, matricola, ente o tecnico che ha firmato. Controlla che corrisponda al mezzo giusto e calcola la scadenza successiva. Sara vede la proposta e conferma.

Una volta al mese Sara riceve un prospetto: scadenze dei prossimi novanta giorni, scadenze chiuse in ritardo con il motivo, documenti mancanti.

• Controlla il sistema che targa o matricola del certificato corrispondano alla scheda. Se non corrispondono, la scadenza resta aperta.
• Controlla il sistema che l'esito sia regolare. Un esito con prescrizioni apre un'attività nuova, con la sua data.
• Controlla il sistema che la nuova scadenza sia calcolata con la periodicità giusta per quel tipo di controllo, secondo la tabella che avete approvato.
• Controlla il sistema che ogni scadenza abbia un responsabile e un sostituto attivi. Chi lascia l'azienda non può restare responsabile.
• Si ferma il sistema se un documento è illeggibile o manca la firma, e chiede a Sara.
• Decide Sara la tabella delle periodicità, le cadenze degli avvisi e chi risponde di cosa.
• Decide Sara se un mezzo con scadenza superata di un giorno può fare un'ultima uscita verso l'officina, con la motivazione scritta.

• Revisione dei veicoli (Codice della strada, articolo 80): cadenze diverse per auto, veicoli leggeri e mezzi pesanti.
• Tachigrafi (Regolamento UE 165/2014): controllo periodico almeno ogni due anni, da officina autorizzata.
• Attrezzature di lavoro (D.Lgs. 81/2008, articolo 71 e allegato VII): verifiche periodiche per gru e altri apparecchi di sollevamento, da soggetti abilitati.
• Antincendio (DM 1 settembre 2021): controlli e manutenzione di estintori e impianti con periodicità definite, da tecnici qualificati.
• Gas fluorurati (Regolamento UE 2024/573): controlli delle perdite in base alla quantità di gas dell'impianto.
• Il sistema ricorda e conserva; le verifiche restano a chi la legge le affida. Non è un parere legale.

Lo stesso scadenzario serve per contratti, abbonamenti, fideiussioni, visite mediche e rinnovi di iscrizioni. È uno dei lavori ripetuti che trovate in cosa possiamo fare.

Nella demo scorrete lo scadenzario di un parco mezzi, caricate un verbale e vedete la scadenza chiudersi e la successiva calcolarsi da sola. Aprite la demo.