Manuali e schede tecniche che si interrogano

Un'azienda di lavorazioni meccaniche con 110 dipendenti, due turni e una quarantina di macchine: centri di lavoro, torni, presse, un impianto di verniciatura, compressori. Ogni macchina ha il suo manuale d'uso e manutenzione, le schede dei ricambi, gli schemi elettrici, i bollettini del costruttore. Molti sono in inglese o in tedesco.

Nicola è il responsabile della manutenzione. Nella sua squadra ci sono sei tecnici. Due sanno quasi tutto a memoria, perché lavorano lì da vent'anni. Gli altri, quando una pressa si ferma con un codice d'allarme, li chiamano.

Le domande sono sempre di questo tipo. «Che coppia di serraggio vogliono le viti del mandrino?» «Ogni quante ore si cambia il filtro dell'olio idraulico?» «Cosa significa l'allarme 2047?» «Qual è il codice del kit guarnizioni per la pompa, revisione dopo il 2019?» «L'ultima volta che si è rotto questo sensore, cosa abbiamo sostituito?»

La risposta è da qualche parte: in un PDF sul server, in un raccoglitore in officina, nel quaderno degli interventi. Trovarla di notte, con la macchina ferma, è un'altra cosa. E ogni ora di fermo costa produzione persa.

Il sistema legge tutti i manuali, le schede ricambi, i bollettini e lo storico degli interventi. Per ogni documento sa a quale macchina si riferisce, per quale matricola e con quale revisione.

Il tecnico fa la domanda dal telefono o dal terminale di reparto, anche con le parole brevi dell'officina: «pressa 3, allarme 2047». La risposta indica il significato dell'allarme, le cause probabili elencate dal costruttore e i passi di verifica, con manuale, capitolo e pagina. Il disegno o la tabella originale compaiono sotto, non ricopiati.

Se la stessa domanda ha una risposta nello storico, il sistema la aggiunge: «a marzo, stesso allarme: sostituito il pressostato, codice tale, intervento di Marco». Il sapere dei due tecnici esperti, scritto negli interventi, diventa consultabile da tutti.

Per le procedure di sicurezza vale una regola diversa: il sistema non riassume. Mostra la procedura originale per intero, con la pagina, e chiede di seguirla.

• Controlla che il manuale citato corrisponda alla matricola della macchina: la stessa pressa in due versioni può avere valori diversi.
• Controlla la revisione del documento e segnala se esiste un bollettino del costruttore più recente sullo stesso tema.
• Controlla che i valori numerici della risposta (coppie, pressioni, intervalli) siano copiati dalla tabella originale, che resta visibile.
• Non riassume le procedure di messa in sicurezza, blocco e sezionamento: le mostra integralmente.
• Segnala quando la risposta non si trova nei documenti, invece di proporre valori «tipici».
• Decide il tecnico come intervenire sulla macchina, dopo aver letto la fonte.
• Decide Nicola quali interventi registrare nello storico e quali note dei tecnici rendere consultabili.

• La sicurezza delle macchine resta nelle vostre procedure. Il sistema aiuta a trovare i documenti; non sostituisce la formazione, le istruzioni del costruttore né il documento di valutazione dei rischi.
• Diritti sui documenti. I manuali del costruttore si usano per la vostra manutenzione interna, secondo le condizioni con cui li avete ricevuti.
• Storico con i nomi dei tecnici. Il nome di chi ha fatto un intervento serve a capire, non a valutare le persone. Lo stabiliamo per iscritto con voi.

Lo stesso archivio che risponde vale per le schede di sicurezza dei prodotti chimici, per i disegni e le specifiche di qualità, per le istruzioni di montaggio in linea. Molti altri lavori ripetitivi di reparto si trovano in cosa possiamo fare.

Nella demo si chiede il significato di un allarme e si vede la risposta con manuale, pagina e revisione, e la tabella originale sotto. Aprite la demo.