Il gestionale nato dal vostro processo, non il contrario

Il gestionale dell'azienda l'ha scritto nel 2006 un collaboratore che oggi fa un altro lavoro. È un piccolo archivio con maschere e pulsanti, cresciuto negli anni: preventivi, disponibilità del materiale, bolle di uscita e rientro, danni, fatture. Funziona, ma solo su due computer dell'ufficio, e ogni tanto si blocca.

Nessun programma in commercio fa quello che serve a Sara. I gestionali per il noleggio pensano ad auto e furgoni, quelli per il magazzino non conoscono le date. Nel suo lavoro lo stesso faro esce venerdì per un concerto, rientra lunedì, va in revisione martedì e riparte giovedì. La disponibilità dipende dal giorno, non dalla giacenza.

Così, intorno al vecchio programma, sono nati i fogli di calcolo: uno per i tecnici in trasferta, uno per i danni da addebitare, uno per le revisioni di sicurezza. Quando c'è un evento grande, Sara controlla la disponibilità a mano, pezzo per pezzo, la sera prima di firmare il preventivo.

Costruiamo un gestionale nuovo attorno al modo in cui l'azienda lavora davvero. Il centro è il calendario del materiale: per ogni articolo si vede dove si trova in ogni giorno, prenotato, in uscita, in revisione, disponibile.

Il preventivo si compone scegliendo le date e il materiale. Il sistema dice subito cosa è libero, cosa va recuperato da un altro evento e cosa manca. Accettato il preventivo, genera la bolla di uscita, la lista di carico del furgone e il promemoria per il rientro.

Il primo lavoro, però, è il vecchio archivio. Lo leggiamo per intero: tabelle, maschere, regole nascoste nei pulsanti, elenchi di valori. Ogni preventivo storico, ogni cliente, ogni danno addebitato passa nel nuovo sistema, con i conti fatti prima e dopo. Nessuno deve ricominciare da una pagina bianca.

Il nuovo gestionale funziona dal browser, in ufficio, in magazzino e dal telefono dei tecnici. Si collega alla contabilità per le fatture e al sito per le richieste di preventivo.

L'AI fa due lavori precisi: legge le richieste di preventivo che arrivano per mail e prepara la bozza con date e materiale, e segnala i danni ricorrenti su uno stesso articolo. Tutto il resto è software prevedibile. Costruire attorno al processo vale per molti mestieri che i programmi standard non capiscono: riparazioni, lavorazioni conto terzi, certificazioni. Altri esempi in cosa possiamo fare.

Il gestionale controlla, ogni volta:

• che nessun articolo sia prenotato su due eventi che si sovrappongono, contando i giorni di trasporto e revisione;
• che il materiale in uscita abbia la revisione di sicurezza valida alla data dell'evento;
• che ogni articolo uscito rientri: dopo la data prevista, senza rientro, parte un avviso;
• che la bolla di uscita e quella di rientro coincidano, pezzo per pezzo, prima di chiudere l'evento;
• che l'importo della fattura corrisponda al preventivo accettato più i danni registrati;
• nel passaggio dal vecchio archivio, che il numero di clienti, preventivi e articoli sia lo stesso prima e dopo.

Decide una persona:

• Sara, sui prezzi dei preventivi e sugli sconti;
• il responsabile di magazzino, sulle sostituzioni tra articoli simili;
• il tecnico, sull'esito della revisione di sicurezza;
• l'amministrazione, sull'addebito dei danni al cliente.

Dove un dato del vecchio archivio è incompleto o contraddittorio, il sistema non lo corregge da solo: lo mette in un elenco per chi lo conosce.

• Sicurezza delle attrezzature: le revisioni obbligatorie restano firmate dal tecnico abilitato. Il gestionale ne tiene memoria e blocca le uscite scadute.
• Fatturazione elettronica: le fatture passano dalla contabilità al Sistema di Interscambio; il gestionale prepara i dati, non sostituisce il programma contabile.
• Privacy: il GDPR, la legge europea sulla privacy, vale per i dati dei clienti ereditati dal vecchio archivio. Nel passaggio si cancellano quelli che non servono più.
• AI dichiarata: le bozze preparate dall'AI sono segnate come tali, in linea con l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

• Far parlare i programmi che non si parlano
• Fare in casa o affidarsi
• Sistemi in produzione