Far parlare i programmi che non si parlano

L'azienda usa sei programmi, tutti buoni, nessuno collegato agli altri. Il sito di vendita, il gestionale, la contabilità, il magazzino del fornitore di logistica, il portale del corriere, l'estratto conto della banca.

Ogni mattina Emanuele scarica gli ordini dal sito e li reinserisce nel gestionale. Poi manda al magazzino esterno un file con le spedizioni del giorno. Il pomeriggio copia i numeri di tracciamento dal portale del corriere e li incolla nelle mail ai clienti. A fine settimana l'amministrazione confronta a mano gli incassi della banca con le fatture.

Gli errori non sono tanti, ma costano. Un tosaerba venduto sul sito quando in magazzino era finito. Un pagamento registrato due volte. Un cliente che non riceve il tracciamento e chiama tre volte. E quando Emanuele è in ferie, il lavoro si accumula.

Colleghiamo i programmi tra loro. Un collegamento è una porta con delle regole: un programma consegna un dato, l'altro lo riceve solo se è completo e corretto, e ogni consegna viene registrata.

L'ordine del sito entra nel gestionale da solo, con cliente, articoli e pagamento. Il gestionale lo passa al magazzino esterno. Quando il magazzino spedisce, il numero di tracciamento torna nel gestionale e parte la mail al cliente. Le giacenze del magazzino aggiornano il sito ogni quarto d'ora. Gli incassi della banca vengono abbinati alle fatture e restano da guardare solo le differenze.

Dove un programma non offre una porta, si usa quella che c'è: un file esportato ogni ora, una cartella condivisa, la lettura di un documento. Lo decidiamo caso per caso, con il vostro responsabile informatico.

Tutti i passaggi sono visibili in un unico pannello. Valeria vede quanti ordini sono passati, dove uno si è fermato e perché. Se un collegamento smette di funzionare, riceve un avviso prima che se ne accorga un cliente.

L'AI serve in un punto preciso: quando arriva un bonifico con una causale scritta male, propone la fattura più probabile e la mette in coda per la conferma. Collegare i dati è spesso il primo passo per rifare interi processi che oggi si fanno a mano, dalla contabilità ai resi: il catalogo è in cosa possiamo fare.

A ogni passaggio il sistema controlla:

• che ogni ordine venga consegnato una sola volta, anche se il sito lo manda due volte;
• che i codici articolo del sito corrispondano a quelli del gestionale e del magazzino, tramite una tabella di corrispondenza;
• che il totale dell'ordine, IVA compresa, sia lo stesso in ogni programma;
• che la partita IVA dei clienti aziendali sia formalmente valida prima di emettere la fattura;
• che un collegamento fermo venga ritentato e, dopo pochi tentativi falliti, segnalato;
• che l'abbinamento tra incasso e fattura coincida per importo e cliente; se no, resta aperto.

Decide una persona:

• sugli incassi senza abbinamento sicuro, che l'AI propone ma non registra;
• sugli ordini bloccati da un dato mancante, per esempio un indirizzo incompleto;
• sulle modifiche alla tabella di corrispondenza dei codici;
• su quali programmi collegare e in quale ordine.

Ogni consegna tra programmi ha un registro con orario, contenuto ed esito.

• Privacy: il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede che i dati dei clienti passino solo dove servono. Ogni collegamento trasferisce i campi necessari, non l'intera anagrafica.
• Fornitori: il magazzino esterno e il corriere ricevono dati dei vostri clienti. Il contratto deve dire con quale ruolo li trattano, di solito come responsabili del trattamento, e per quali scopi.
• Sicurezza della catena: se la vostra azienda rientra nella NIS2, la direttiva europea sulla sicurezza informatica, i collegamenti con i fornitori fanno parte delle misure da documentare. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente.
• AI dichiarata: le proposte di abbinamento fatte dall'AI sono segnalate come tali e confermate da una persona, in linea con l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

• Far parlare i sistemi: la guida
• Il gestionale nato dal vostro processo
• Per il responsabile IT