Portale per rivenditori e partner, collegato al gestionale

Ogni rivenditore ha il suo listino: uno sconto di fascia, qualche prezzo netto concordato, condizioni di pagamento diverse. Il listino viaggia in un file mandato per mail a gennaio, poi corretto a marzo, poi ancora a giugno. Nessuno sa con certezza quale versione abbia ciascuno.

Gli ordini arrivano in ogni forma: mail con una foto del foglio scritto a mano, messaggi con il codice sbagliato di una cifra, telefonate alle sei di sera. Ilaria e un collega dell'ufficio commerciale passano la mattina a ricopiarli nel gestionale e il pomeriggio a rispondere al telefono: «il pezzo c'è?», «quando parte?», «mi rimanda la fattura?».

Ad aprile, quando i campi si riaprono e le macchine si rompono, le chiamate raddoppiano. Un ordine sbagliato significa un ricambio che arriva e non monta, e un agricoltore fermo.

Ogni rivenditore entra nel portale con le proprie credenziali e trova solo ciò che lo riguarda: il suo listino netto di oggi, la disponibilità reale in magazzino, i suoi ordini con lo stato aggiornato, le sue fatture, le schede tecniche e i certificati dei prodotti.

Per ordinare cerca il pezzo per codice, per descrizione o per matricola della macchina. Il portale mostra solo i ricambi compatibili con quel modello. L'ordine entra direttamente nel gestionale, senza che nessuno lo ricopi, e la conferma parte con la data di spedizione prevista.

Il portale è collegato ai programmi che l'azienda ha già: il gestionale per prezzi, giacenze e ordini, la contabilità per fatture e scaduto, il corriere per il tracciamento. Nessun dato viene copiato a mano da un sistema all'altro.

Dove serve, entra l'AI. Un rivenditore può ancora mandare la foto del foglio scritto a mano: il sistema legge codici e quantità, li confronta con il catalogo e prepara l'ordine in bozza. Il rivenditore conferma con un clic.

Francesca e il suo ufficio lavorano sulle eccezioni: un fido superato, una richiesta di sconto particolare, un nuovo rivenditore da abilitare. Lo stesso principio, i dati giusti alla persona giusta senza passare da un ufficio, vale per fornitori, installatori e clienti finali: altri esempi in cosa possiamo fare.

A ogni ordine il portale controlla:

• che ogni codice articolo esista, sia attivo e sia compatibile con la matricola indicata;
• che il prezzo netto applicato sia quello del listino di quel rivenditore alla data dell'ordine;
• che la quantità rispetti il minimo d'ordine e la confezione di vendita;
• che il rivenditore non abbia fatture scadute oltre la soglia e che l'ordine resti dentro il fido;
• che la disponibilità mostrata sia quella del gestionale in quel momento, non quella della notte prima;
• nelle bozze lette da foto, che ogni riga abbia un codice sicuro; le righe incerte restano evidenziate e non partono.

Decide una persona:

• sugli ordini che superano il fido o arrivano con scaduto aperto;
• su sconti extra, prezzi speciali e condizioni di pagamento;
• sull'abilitazione dei nuovi rivenditori e sul loro listino;
• sui resi fuori termine e sulle richieste in garanzia.

Ogni ordine, modifica di listino e accesso è registrato con il nome di chi l'ha fatto, la data e l'ora.

• Privacy: il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede di mostrare a ciascuno solo i dati che gli servono. Il portale è costruito così fin dall'archivio.
• Documenti fiscali: le fatture nel portale sono copie di quelle emesse tramite il Sistema di Interscambio; il portale non ne genera di nuove.
• Condizioni commerciali: prezzi e condizioni pubblicati sono quelli del contratto con il rivenditore. Ogni modifica del listino è registrata con data e autore.
• Se c'è un assistente in chat, si presenta come AI, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

• Far parlare i programmi che non si parlano
• L'app che l'agente apre dal cliente
• L'AI nel settore industria