Etichette, ritiri e tracciamento senza aprire tre siti

Un'azienda che vende e ripara pompe industriali e compressori, con 25 persone. Ogni giorno spedisce una quarantina di colli: ricambi ai tecnici sul territorio, macchine riparate che tornano ai clienti, ritiri di macchine guaste da portare in officina. Qualche spedizione va fuori dall'Unione europea, soprattutto in Svizzera.

Luca è il responsabile del magazzino e delle spedizioni. Usa due corrieri, ciascuno con il suo sito. Per ogni collo copia l'indirizzo dal gestionale, pesa, misura, sceglie il servizio, stampa l'etichetta. Poi prenota il ritiro, manda al cliente il numero di spedizione e annota tutto in un foglio.

Per le spedizioni verso la Svizzera prepara a mano i dati per la dogana: descrizione della merce, codice doganale, valore, paese d'origine. Se sbaglia il codice, il pacco resta fermo in frontiera per giorni.

Il tracciamento lo guarda quando qualcuno chiede. Il più delle volte è un tecnico, già sul posto, che non trova il ricambio. Oppure è un cliente, che ha chiamato tre volte.

Dalla scheda dell'ordine o dell'intervento, nel gestionale, Luca preme un pulsante. Il resto lo fa il sistema, collegato ai due corrieri.

1. Prende i dati: indirizzo del destinatario, colli, peso e misure dall'imballo registrato, contenuto dall'ordine.
2. Confronta le tariffe dei due corrieri per quel peso e quella destinazione, e propone il servizio più adatto alla data richiesta.
3. Crea l'etichetta e la manda alla stampante del magazzino.
4. Prenota il ritiro in magazzino, oppure presso il cliente se si tratta di una macchina da ritirare.
5. Prepara i dati per la dogana quando la destinazione è fuori dall'Unione, prendendoli dall'anagrafica articoli.
6. Avvisa il cliente con il numero di spedizione e il link per seguirla.

Da lì il sistema controlla il tracciamento più volte al giorno. Se un collo si ferma, per indirizzo incompleto, giacenza o blocco in dogana, parte un avviso. Se quel collo contiene un ricambio per un intervento già in calendario, l'avviso arriva anche a chi pianifica il giro dei tecnici. L'intervento si sposta prima che il tecnico parta.

Le spedizioni di ritorno delle macchine riparate si chiudono da sole: consegna registrata, data annotata nella scheda della macchina, fattura pronta.

• Controlla il sistema che indirizzo, CAP e comune siano coerenti tra loro prima di creare l'etichetta. Se non lo sono, si ferma.
• Controlla il sistema che peso e misure rientrino nei limiti del servizio scelto.
• Controlla il sistema che per le spedizioni fuori dall'Unione ogni articolo abbia codice doganale, valore e origine. Se manca un dato, niente etichetta.
• Controlla il sistema che il valore dichiarato corrisponda a quello della fattura o della bolla.
• Si ferma il sistema se il collo contiene batterie al litio o altre merci con regole di trasporto speciali, e chiede a Luca come procedere.
• Decide Luca l'assicurazione aggiuntiva per spedizioni sopra la soglia di valore che avete fissato.
• Decide Luca cosa fare con un collo in giacenza: nuova consegna, ritiro in punto di raccolta o rientro.

• Dogana (Codice doganale dell'Unione, Regolamento UE 952/2013): per le spedizioni fuori dall'Unione servono descrizione, codice doganale, valore e origine corretti. La dichiarazione resta responsabilità di chi spedisce.
• Merci pericolose: batterie al litio e alcune sostanze seguono regole di trasporto specifiche, su strada e per via aerea. Il sistema le riconosce dall'anagrafica e le lascia a una persona.
• Privacy: indirizzi e telefoni dei destinatari passano ai corrieri solo per la consegna. I corrieri sono indicati nell'informativa.

Collegare due programmi che oggi si parlano solo tramite una persona che ricopia è un lavoro che torna ovunque: ordini ai fornitori, fatture, anagrafiche. Ne raccogliamo altri in cosa possiamo fare.

Nella demo create una spedizione da un ordine, vedete i dati per la dogana compilarsi e seguite l'avviso di un collo in giacenza fino al giro dei tecnici. Aprite la demo.