La scheda di ogni mezzo, condivisa con chi ci lavora

Un'impresa di movimento terra e demolizioni con 30 dipendenti e 45 mezzi: escavatori, pale gommate, autocarri, due gru su camion. Davide è il responsabile del parco mezzi. Lavora tra l'ufficio e il piazzale, e passa buona parte della giornata al telefono.

Un lunedì l'escavatore più grande si ferma in un cantiere a quaranta chilometri. L'officina esterna chiede tre cose: la matricola, le ore segnate dal contaore, la data dell'ultimo cambio dell'olio idraulico. La matricola è su una targhetta sporca di fango. Il contaore lo legge l'operatore. L'ultimo cambio olio sta in una fattura dell'officina, archiviata da qualche parte in amministrazione.

Poi serve il codice del filtro. Il manuale del costruttore ha quattrocento pagine, e la copia cartacea è nella cabina di un altro escavatore. Davide trova il codice dopo un'ora, su un vecchio preventivo. L'officina ordina il pezzo e il mezzo resta fermo un giorno in più.

Non è sfortuna. Le informazioni su ogni mezzo esistono, ma sono divise tra il libretto in cabina, le fatture delle officine, le mail dei fornitori e la memoria di chi c'era. Ogni volta qualcuno le ricompone a mano.

Ogni mezzo ha una scheda, e una sola. Su ogni mezzo c'è un codice adesivo: chi lo inquadra con il telefono apre la scheda di quel mezzo, senza cercarla.

La scheda è divisa in cinque parti:

• Chi è il mezzo: matricola, targa, anno, modello, contaore o chilometri all'ultima lettura, cantiere in cui si trova.
• I documenti: manuale d'uso e manutenzione, schemi idraulici ed elettrici, libretto, certificati, dichiarazione di conformità.
• Lo storico: ogni intervento con data, ore macchina, chi l'ha fatto, pezzi montati, costo, foto.
• I ricambi: codici dei filtri, degli oli e delle parti soggette a usura, con il fornitore abituale e l'ultimo prezzo pagato.
• Le prossime scadenze: tagliando a ore, revisione, verifica periodica della gru, assicurazione.

Nei manuali si cerca con una domanda in italiano: «coppia di serraggio dei bulloni della ralla». La risposta arriva con il documento e la pagina accanto. Se il manuale non la contiene, il sistema lo dice e non inventa.

Quando l'officina manda il suo rapporto o la fattura, il sistema ne legge i campi: data, ore macchina, pezzi, importo. Propone di aggiornare lo storico, e Davide conferma con un tocco.

L'officina esterna riceve un accesso limitato a quel mezzo, con una data di scadenza. Vede i dati tecnici e lo storico, carica il suo rapporto. Non vede i costi, né gli altri mezzi.

• Controlla il sistema che la matricola del rapporto d'officina corrisponda a quella della scheda, prima di aggiornare lo storico.
• Controlla il sistema che il contaore non torni indietro: una lettura più bassa della precedente viene segnalata come errore di battitura o sostituzione dello strumento.
• Controlla il sistema che il pezzo montato sia tra quelli indicati per quel modello nel catalogo ricambi; se non c'è, lo segnala.
• Controlla il sistema che ogni risposta dai manuali riporti documento e pagina. Senza fonte, niente risposta.
• Si ferma il sistema se un intervento supera la soglia di spesa decisa da voi, e chiede l'approvazione prima di registrarlo come accettato.
• Decide Davide se una segnalazione di pezzo non previsto è accettabile, per esempio un ricambio equivalente di un'altra marca.
• Decide Davide chi può vedere la scheda, per quanto tempo, e quali parti.

• Manutenzione delle attrezzature (D.Lgs. 81/2008, articolo 71): le attrezzature vanno mantenute secondo le istruzioni del fabbricante. Per quelle per cui la legge lo richiede, i controlli vanno registrati e conservati. La scheda è il posto in cui stanno.
• Istruzioni del fabbricante: il manuale da consultare è quello del mezzo, nella sua versione. Il sistema lo mostra, non lo riscrive.
• Privacy: i nomi dei tecnici nei rapporti sono dati personali. Servono a sapere chi ha fatto cosa, non a valutare le persone.

La stessa scheda funziona per ogni oggetto che ha una storia e dei documenti: un impianto, uno strumento di misura, un immobile. Altri esempi di lavori ripetuti messi in ordine così sono in cosa possiamo fare.

Nella demo aprite la scheda di un mezzo, cercate un dato nel manuale con una domanda in italiano e vedete un rapporto d'officina diventare una riga dello storico. Aprite la demo.