Chi esce, dove, con cosa: il giro della giornata

Una ditta di assistenza su caldaie e climatizzatori, in una provincia del Nord. Ha 14 tecnici, 9 furgoni attrezzati e circa 3.000 impianti sotto contratto di manutenzione annuale. D'inverno si aggiungono i guasti: caldaie in blocco, termosifoni freddi, clienti che chiamano alle sette.

Chiara è la responsabile della pianificazione. Ogni mattina, dalle 7 alle 8:30, compone il giro su un foglio condiviso. Mette insieme le manutenzioni programmate, le urgenze della sera prima e le richieste arrivate per mail. Poi telefona ai tecnici, uno per uno.

I vincoli li tiene a mente lei. Solo cinque tecnici hanno il certificato per lavorare sui climatizzatori con gas fluorurati. Due non guidano il furgone grande. Un cliente vuole l'intervento solo il sabato. Un altro abita in montagna: se ci si va, conviene fare anche i due vicini.

Quando Chiara è in ferie, il giro lo fa un collega, e si vede. Un tecnico arriva da un cliente che non è in casa. Un altro parte senza la scheda elettronica di ricambio, che era in magazzino. Un terzo attraversa la provincia due volte nella stessa mattina.

Ogni sera alle 18 il sistema prepara il giro del giorno dopo. Parte dagli interventi aperti e applica i vincoli che oggi stanno nella testa di Chiara, scritti una volta per tutte.

• Abilitazioni: gli interventi su impianti con gas fluorurati vanno solo a chi ha il certificato valido.
• Zone e distanze: interventi vicini nello stesso giro, partenza e rientro dalla sede o da casa del tecnico.
• Pezzi: se l'intervento richiede un ricambio, il sistema verifica che sia nel furgone o in magazzino, e lo mette nella lista di carico.
• Fasce del cliente: la fascia concordata viene rispettata; il cliente riceve la conferma il giorno prima, per WhatsApp o SMS.
• Durata: il tempo previsto viene dallo storico degli interventi simili su quel modello di caldaia.
• Orario di lavoro: nessun giro supera l'orario del tecnico, pause comprese.

Se il cliente non conferma la fascia entro sera, l'intervento non viene tolto: resta nel giro con un segnale, e Chiara decide.

Durante la giornata il giro si aggiorna. Un intervento si allunga, arriva un'urgenza: il sistema propone come ridistribuire le uscite rimaste. Chiara accetta, modifica o ignora la proposta.

Il sistema non assegna i lavori in base a giudizi sulle persone. Non misura chi è «più bravo» e non stila classifiche. Usa abilitazioni, posizione, pezzi e orari.

• Controlla il sistema che ogni intervento su gas fluorurati sia assegnato a un tecnico con certificato in corso di validità.
• Controlla il sistema che i ricambi necessari siano disponibili e caricati nel furgone giusto.
• Controlla il sistema che nessun giro superi l'orario di lavoro del tecnico o la fascia promessa al cliente.
• Controlla il sistema che il cliente abbia ricevuto la conferma e segnala chi non ha risposto.
• Si ferma il sistema quando due urgenze si contendono l'unico tecnico abilitato in zona, e chiede a Chiara.
• Decide Chiara il giro finale, le priorità tra urgenze e l'eventuale straordinario.
• Decide il tecnico sul posto se l'intervento si può chiudere o serve una seconda uscita.

• Gas fluorurati (Regolamento UE 2024/573): installazione, manutenzione e controllo delle perdite sugli impianti che li contengono spettano a personale certificato. Il sistema lo verifica a ogni assegnazione.
• Controlli a distanza (Statuto dei lavoratori, articolo 4): se la localizzazione dei furgoni può servire anche a controllare i lavoratori, serve l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato.
• AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale: assegnare compiti in base al comportamento o alle caratteristiche personali dei lavoratori è un uso ad alto rischio. Qui l'assegnazione usa criteri oggettivi e la decide una persona.
• Orario di lavoro (D.Lgs. 66/2003): riposi e limiti di durata sono vincoli del giro, non eccezioni.
• Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente del lavoro.

Comporre una sequenza rispettando vincoli e poi farla approvare vale anche per i turni del magazzino, le consegne o le visite dei commerciali: altri esempi in cosa possiamo fare.

Nella demo vedete il giro di una giornata con i suoi vincoli, spostate un intervento urgente e guardate come il sistema ridistribuisce le uscite. Aprite la demo.