Cosa ordinare e quanto: previsione della domanda

Un grossista di materiale idraulico e termico lavora con quattro depositi, 12.000 articoli a catalogo e circa 2.500 clienti tra installatori e rivendite. I fornitori principali sono in Italia e in Germania, con tempi di consegna da una a sei settimane.

Viola è la responsabile acquisti, con due buyer. Ogni lunedì decidono cosa riordinare. Il gestionale propone il riordino quando la giacenza scende sotto una scorta minima fissata anni fa, uguale tutto l'anno.

Il risultato si vede in magazzino. A ottobre mancano valvole termostatiche e circolatori, perché la stagione del riscaldamento parte prima del previsto. A marzo restano pallet di caldaie ordinate sulla stagione precedente. Intanto un installatore che non trova un raccordo in un deposito lo compra dalla concorrenza, e la volta dopo compra lì anche il resto.

Viola sa che il problema non è la scorta minima in sé. È che nessuno ha il tempo di guardare 12.000 articoli per quattro depositi ogni settimana.

Il sistema legge tre anni di vendite per articolo e deposito, le giacenze, gli ordini aperti ai fornitori e i tempi di consegna reali, non quelli del listino. Tiene conto della stagione, dei giorni lavorativi, delle promozioni ai clienti e degli aumenti di listino annunciati, che spingono gli installatori a comprare prima.

Per ogni articolo prevede la domanda delle prossime settimane con un intervallo. Poi calcola quanto ordinare perché la probabilità di restare senza merce rimanga sotto la soglia che Viola ha scelto per quella famiglia di articoli: alta per i ricambi di prima necessità, più bassa per le caldaie ingombranti e costose.

Il lunedì i buyer ricevono le proposte d'ordine raggruppate per fornitore, con le righe in ordine di importanza. Ogni riga dice: domanda prevista, caso alto e caso basso, giacenza, merce in arrivo, quantità proposta e un motivo in una frase. «Proposta più alta del solito: stagione in anticipo, vendite delle ultime due settimane sopra la previsione in tre depositi su quattro.»

Gli articoli nuovi o con vendite rare hanno un trattamento a parte, dichiarato: la previsione è poco affidabile, e il sistema lo scrive.

Dalla previsione all'ordine c'è un processo intero che si ripete ogni settimana: solleciti ai fornitori, controllo delle bolle in arrivo, trasferimenti tra depositi. Anche questi passaggi si rifanno allo stesso modo; gli esempi sono in cosa possiamo fare.

• Controlla che le vendite storiche siano depurate da resi, trasferimenti tra depositi e vendite eccezionali a un singolo cantiere.
• Controlla i tempi di consegna effettivi di ogni fornitore, dagli ordini degli ultimi mesi, e li usa al posto di quelli promessi.
• Controlla minimi d'ordine, confezioni e sconti a volume del fornitore, e li applica alla quantità proposta.
• Segnala gli articoli in eccesso da spostare tra depositi prima di riordinare.
• Segnala quando la previsione è incerta, per articoli nuovi o per rotture di serie nei dati.
• Decide il buyer se confermare, cambiare o rimandare ogni proposta, e la modifica resta registrata con il motivo.
• Decide Viola le soglie di servizio per famiglia di articoli e il budget di acquisto del mese.

• Nessun dato personale nel calcolo. La previsione usa vendite per articolo e deposito; i clienti compaiono solo come codici aggregati.
• Gli ordini li firma una persona. Il sistema propone; gli ordini ai fornitori partono secondo le deleghe di spesa che avete.
• Ogni regola è scritta. Soglie di servizio, esclusioni e trattamento degli articoli nuovi sono in un documento che chiunque in azienda può leggere.

Nella demo si vede una proposta d'ordine per articolo, con la domanda prevista, il caso alto e basso e il motivo scritto. Aprite la demo.