I dieci numeri del lunedì mattina, con la fonte di ciascuno

Un'azienda di trasporti a temperatura controllata ha 140 dipendenti, 85 mezzi e due piattaforme logistiche. Lavora per produttori alimentari e farmaceutici, con contratti annuali e tariffe per viaggio.

Tommaso è l'amministratore delegato. Ogni lunedì alle 9 c'è la riunione di direzione: commerciale, operations, amministrazione, officina. Ognuno porta i suoi numeri, estratti dal proprio programma, calcolati a modo suo.

Il commerciale dice che il fatturato di settembre cresce. L'amministrazione dice che cala, perché conta le fatture emesse e non i viaggi fatti. Le operations parlano di viaggi, ma non distinguono quelli a vuoto. L'officina porta i fermi dei mezzi su un foglio a parte. Mezz'ora se ne va per mettersi d'accordo su quale numero sia giusto.

Intanto la controller, Giada, passa il venerdì pomeriggio e il lunedì all'alba a ricopiare dati da cinque programmi in un foglio di calcolo. Se un dato arriva in ritardo, il foglio esce incompleto.

Prima si decide quali sono i dieci numeri, e come si calcola ciascuno. È il lavoro più importante e lo fa la direzione, non il sistema. Per esempio: viaggi fatti, quota di chilometri a vuoto, fatturato maturato per viaggio, incassi della settimana, crediti scaduti oltre sessanta giorni, mezzi fermi in officina, consegne in ritardo, reclami per temperatura, costo del gasolio per chilometro, ore di straordinario degli autisti.

Poi il sistema li raccoglie ogni domenica notte dai programmi dove nascono: gestionale dei trasporti, contabilità, officina, carte carburante, rilevazione presenze. Per ogni numero mostra il valore, il confronto con la settimana prima e con la stessa settimana dell'anno scorso, e una previsione per le quattro settimane successive con un intervallo.

Accanto a ogni numero c'è una frase che spiega il movimento, scritta a partire dai dati: «chilometri a vuoto in aumento: due clienti hanno spostato i ritiri dal martedì al giovedì, i ritorni restano scarichi». Un clic apre il dettaglio e la fonte.

Se un dato manca o è incoerente, il numero appare grigio con la spiegazione, invece di un valore sbagliato. È il lavoro che fa il nostro Cruscotto dati, configurato sui programmi dell'azienda.

Un cruscotto che si compone da solo toglie il lavoro di copia del lunedì; lo stesso vale per la chiusura contabile del mese, per i resoconti ai clienti, per le relazioni al consiglio. Altri processi che si rifanno da capo sono in cosa possiamo fare.

• Controlla che ogni fonte sia arrivata completa: se la contabilità non ha chiuso la settimana, lo dice.
• Controlla la coerenza tra fonti: viaggi fatti contro viaggi fatturati, rifornimenti contro chilometri percorsi.
• Controlla che la definizione di ogni numero resti la stessa nel tempo; ogni cambio è datato e visibile.
• Scrive la spiegazione solo con i fattori che trova nei dati; se non trova un motivo chiaro, lo dice.
• Decide la direzione quali sono i dieci numeri e come si calcolano, e li rivede ogni trimestre.
• Decide Giada come correggere una fonte sbagliata, e la correzione resta registrata.
• Decide Tommaso, in riunione, cosa fare: il cruscotto mostra, non propone strategie.

• Numeri aggregati. Gli straordinari si mostrano per piattaforma o per squadra, non per singolo autista: il cruscotto non serve a controllare le persone, e non diventa un controllo a distanza dei lavoratori.
• Una sola definizione per numero. È scritta, datata e uguale per tutti i reparti.
• Dati dei clienti solo aggregati nella vista di direzione; il dettaglio resta a chi ne ha diritto, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy.

Nella demo si vedono i dieci numeri di una settimana, con la fonte, il confronto e la frase che spiega il movimento. Aprite la demo.