La raccolta dei documenti che mancano a una pratica

Uno studio di commercialisti con 14 persone segue 600 clienti privati per la dichiarazione dei redditi, oltre alle società. Lamberto è il socio che coordina la campagna dichiarativa. Ogni primavera lo studio deve raccogliere, cliente per cliente, gli stessi tipi di documento.

La certificazione dei redditi del datore di lavoro. Le spese mediche. Gli interessi del mutuo. I bonifici per i lavori in casa. Le spese scolastiche dei figli. I contratti d'affitto. Per chi è cliente da anni, lo studio sa già cosa aspettarsi. Per gli altri, lo scopre strada facendo.

I documenti arrivano in ordine sparso: una mail con otto foto di scontrini, un PDF di trenta pagine con dentro tutto, un collegamento a una cartella condivisa, una busta portata in studio. Qualcuno li apre, capisce cosa sono, li rinomina, li mette nella cartella giusta e spunta un elenco su un foglio di calcolo.

Poi comincia la rincorsa. Chi non ha mandato niente. Chi ha mandato tutto tranne gli interessi del mutuo. Chi ha mandato la certificazione dell'anno sbagliato. Due collaboratrici passano settimane a scrivere mail e a telefonare, e i fascicoli restano a metà fino a pochi giorni dalla scadenza.

La raccolta la segue un agente, cioè un assistente che esegue passaggi, non solo risponde. Per ogni cliente tiene il conto di cosa c'è e cosa manca.

1. Prepara l'elenco dei documenti attesi per ciascun cliente, partendo dalla dichiarazione dell'anno prima e dalle novità segnalate: un mutuo nuovo, un figlio all'università, un immobile venduto.
2. Riconosce ogni documento che arriva, da mail o cartella condivisa: che cos'è, a quale cliente appartiene, a quale anno si riferisce.
3. Controlla che sia quello giusto: anno d'imposta, intestatario, pagine complete, leggibilità, firma dove serve.
4. Archivia il documento nel fascicolo del cliente, rinominato secondo le regole dello studio.
5. Scrive i solleciti: un messaggio per cliente con l'elenco preciso di cosa manca, a intervalli che decidete voi, con toni diversi per chi è in ritardo di pochi giorni e per chi non ha mai risposto.
6. Segnala il fascicolo completo al professionista, con un riepilogo di una pagina e le novità rispetto all'anno prima.
7. Registra tutto: quando è arrivato ogni documento, quanti solleciti sono partiti, chi li ha approvati.

Lamberto vede l'avanzamento della campagna in una schermata: fascicoli completi, in raccolta, fermi. Qualunque pratica che dipende da documenti di terzi funziona allo stesso modo: la richiesta di un mutuo, la domanda di un contributo pubblico, l'apertura di un conto, l'assunzione di un nuovo dipendente. Per altri esempi, c'è cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, per ogni documento:

• che appartenga al cliente giusto, per nome e codice fiscale;
• che si riferisca all'anno d'imposta della campagna in corso;
• che sia completo: numero di pagine, sezioni presenti, allegati citati;
• che sia leggibile, e se non lo è chiede un nuovo invio;
• che non sia un doppione di un documento già archiviato;
• che il documento d'identità del cliente non sia scaduto, per l'adeguata verifica antiriciclaggio.

Decide una persona:

• sull'elenco dei documenti attesi per i clienti nuovi o con situazioni cambiate;
• su ogni documento dubbio: una spesa che potrebbe non essere detraibile, un intestatario diverso;
• sul testo dei solleciti, approvato una volta per tipo e poi riusato;
• sui clienti delicati, a cui lo studio preferisce telefonare;
• sulla chiusura del fascicolo e su tutto il lavoro fiscale che viene dopo.

Gli studi professionali devono fare l'adeguata verifica dei clienti prevista dalla normativa antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007): l'agente segnala documenti d'identità scaduti, ma la verifica la firma il professionista. Il GDPR, la legge europea sulla privacy, richiede particolare attenzione per le spese sanitarie, che sono dati relativi alla salute.

Se i solleciti partono senza essere riletti, dicono che sono stati preparati da un sistema di intelligenza artificiale, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale. La consulenza fiscale resta interamente al professionista. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente o DPO.

Nella demo del back-office si vede una pratica a cui mancano due documenti, il sollecito preparato e approvato, e il fascicolo che si chiude quando arrivano. Aprite la demo.