Scenario: preventivo in 10 minuti, parcella a fine fase

Uno studio di ingegneria e architettura ha quattro professionisti e una segretaria. Lavora per privati, condomìni e piccole imprese: progetti di ristrutturazione, direzione dei lavori, pratiche edilizie, certificati energetici, pratiche per la prevenzione incendi. Riceve una quarantina di richieste di preventivo al mese.

Luca, ingegnere e socio, scrive quasi tutti i preventivi. Apre un preventivo vecchio simile, cambia il cliente, ricalcola le voci, aggiunge le spese, il contributo per la cassa di previdenza e l'IVA. Se il cliente è un condominio o un'impresa, controlla se va applicata la ritenuta d'acconto. Ci mette tra i venti e i quaranta minuti per preventivo, di solito dopo cena.

Il preventivo scritto non è un di più: il cliente ha diritto di conoscere prima il compenso, e le regole della professione chiedono di indicarlo con chiarezza. Per questo Luca non vuole mandare cifre fatte in fretta. Così i preventivi escono dopo tre o quattro giorni, e un cliente su quattro nel frattempo ha scelto un altro studio.

Anche le parcelle soffrono. Gli incarichi sono divisi in fasi: rilievo, progetto, deposito della pratica, direzione dei lavori, collaudo. Quando una fase si chiude, qualcuno dovrebbe emettere la fattura. Marta, la segretaria, lo scopre spesso settimane dopo, sfogliando le mail.

Il sistema lavora su due momenti: la richiesta e la chiusura di una fase.

Quando arriva una richiesta, da mail, modulo del sito o telefonata annotata da Marta:

• legge il tipo di incarico, l'indirizzo, la superficie, i dati dell'immobile e cosa chiede il cliente;
• se mancano informazioni, scrive al cliente la domanda precisa, per esempio i metri quadri o la presenza di un vincolo;
• compone il preventivo dalle voci scritte con i soci: prestazioni, fasi, tempi, spese, contributo previdenziale, IVA, eventuale ritenuta;
• ricalcola i totali due volte e confronta il compenso con quelli degli incarichi simili degli ultimi anni;
• lo mette nella coda di Luca con i punti da guardare evidenziati.

Luca apre la bozza dal telefono, la corregge se serve e la firma. Il preventivo parte con il modello dello studio e il pulsante per accettarlo. Quando il cliente accetta, il sistema apre la commessa e divide l'incarico nelle fasi previste.

Quando una fase si chiude, per esempio con la ricevuta del deposito della pratica al comune, il sistema prepara la parcella di quella fase. Compila la fattura elettronica con i dati del cliente e la mette in approvazione. Dopo il sì del socio la invia tramite il Sistema di Interscambio e la segue fino all'incasso.

Un esempio. Un amministratore di condominio chiede un preventivo per il rifacimento della facciata: progetto, pratica edilizia, direzione dei lavori e coordinamento della sicurezza. Il sistema chiede l'altezza dell'edificio e se ci sono balconi da ripristinare, poi divide il compenso in quattro fasi. Luca riceve la bozza alle 11, alza la voce della sicurezza perché conosce il cantiere, e alle 11:20 il preventivo è dall'amministratore.

Il sistema si ferma e chiede quando l'incarico non rientra nelle voci previste, quando il compenso si scosta molto da quelli simili, quando i dati fiscali del cliente non tornano e quando una fase risulta chiusa senza un documento che lo provi. Non manda mai un preventivo senza la firma del professionista.

Lo stesso metodo vale per le relazioni tecniche ricorrenti e per i verbali di sopralluogo: vedete cosa possiamo rifare.

Un mercoledì di ottobre nello studio, dal punto di vista di Luca.

• Preventivo scritto del compenso: le regole delle professioni chiedono di comunicare prima al cliente la misura del compenso, in modo chiaro e comprensibile. Il sistema usa sempre il modello approvato dai soci.
• Codice deontologico dell'ordine: il compenso è una scelta del professionista e va motivato. Il sistema propone e confronta, non fissa prezzi.
• Fattura elettronica: le parcelle passano dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e vanno conservate. Il sistema prepara e archivia; l'invio parte dopo l'approvazione.
• Contributo previdenziale e ritenuta d'acconto: dipendono dalla cassa di previdenza e dal tipo di cliente. Le regole le scrive con voi il vostro consulente fiscale, non il sistema.
• GDPR e legge italiana sull'intelligenza artificiale (2025): dati dei clienti trattati per conto dello studio, e cliente informato che la bozza del preventivo è preparata con uno strumento di AI e firmata dal professionista.

Non è un parere legale: è la base da verificare con il vostro ordine e con il consulente fiscale.