Scenario: le scadenze di 80 clienti in un solo calendario

Uno studio di commercialisti con due soci e quattro collaboratrici segue 80 aziende: società di capitali, società di persone, ditte individuali in regime ordinario e forfettario. Alcune hanno dipendenti, altre una rateizzazione in corso con l'agente della riscossione, due sono in liquidazione.

Paolo, socio, tiene le scadenze generali in un calendario appeso al muro e in un file dello studio. Silvia, collaboratrice, segue i versamenti mensili e li ha nel suo calendario personale. Le rate dei piani di rientro stanno in un foglio a parte, aggiornato da chi se ne ricorda.

Il ritmo del mese è sempre lo stesso. Entro il 16 si pagano con il modello F24 imposte, ritenute e contributi. Poi arrivano le liquidazioni dell'IVA, le comunicazioni periodiche, le dichiarazioni annuali, l'approvazione e il deposito dei bilanci, il diritto annuale alla Camera di commercio. Per ogni cliente la combinazione è diversa.

Il problema non è conoscere le scadenze: lo studio le conosce bene. È tenerle insieme per 80 clienti. Una proroga cambia una data e va corretta in tre posti. Un cliente cambia regime e il calendario non lo sa. L'anno scorso una rata di una rateizzazione è saltata: il cliente pensava che pagasse lo studio, lo studio pensava che pagasse il cliente.

Il sistema costruisce un calendario unico partendo dalla scheda di ogni cliente: forma giuridica, regime, periodicità dell'IVA, presenza di dipendenti, piani di rateizzazione, data di chiusura dell'esercizio. Da lì lavora così:

• genera le scadenze di ciascun cliente dalle regole scritte con Paolo, ognuna con la fonte e con chi deve agire: lo studio, il cliente o entrambi;
• collega a ogni scadenza i documenti che servono e la pratica nel fascicolo;
• avvisa lo studio in anticipo, con l'elenco di cosa manca: «F24 della società di trasporti: mancano i dati delle ritenute di agosto»;
• avvisa il cliente quando tocca a lui, per esempio pagare un modello F24 preparato dallo studio, con importo e data;
• il giorno prima controlla se è arrivata la conferma del pagamento, e se manca lo segnala a Silvia;
• archivia la quietanza nel fascicolo e chiude la scadenza.

Quando esce una proroga, Paolo la inserisce una sola volta, con il riferimento al provvedimento. Il sistema mostra i clienti interessati e aggiorna le date dopo il suo sì.

Il sistema si ferma e chiede quando la scheda di un cliente è incompleta e non sa quali adempimenti generare. Si ferma anche quando un avviso al cliente contiene un importo, prima del primo invio di ogni tipo, e quando un pagamento atteso non risulta il giorno prima. Non paga niente, non trasmette niente, non decide un ravvedimento.

Lo stesso metodo vale per i termini processuali di uno studio legale e per le scadenze delle pratiche di un consulente del lavoro: vedete cosa possiamo rifare.

Prendiamo una piccola società di trasporti con sei dipendenti. A inizio mese il sistema sa che entro il 16 dovrà pagare ritenute sugli stipendi, contributi e l'IVA del mese precedente, perché la sua liquidazione è mensile.

Il giorno 3 chiede al consulente del lavoro esterno i dati delle ritenute di agosto, che servono allo studio. Il giorno 8 i dati non sono arrivati: parte un secondo messaggio e Silvia riceve un avviso. Il giorno 9 arrivano, e Silvia prepara il modello F24.

Paolo approva l'importo. Il sistema scrive al titolare della società: importo, data, conto da cui pagare, e un'avvertenza chiara che il pagamento spetta a lui, come scritto nella lettera d'incarico. Il 15 mattina la quietanza non c'è ancora, e Silvia riceve la segnalazione. Telefona, il titolare paga in giornata e la quietanza entra nel fascicolo.

Il 10 di un mese qualunque, sei giorni prima dei versamenti, dal punto di vista di Silvia.

• Mandato professionale: chi fa cosa, tra studio e cliente, va scritto nella lettera d'incarico. Lo scadenzario usa esattamente quella divisione, così nessuno pensa che paghi l'altro.
• Versamenti con modello F24: imposte, ritenute e contributi si pagano con il modello unificato nei termini di legge. Il sistema prepara e ricorda; il pagamento lo fa il cliente o l'intermediario autorizzato.
• Proroghe e calendario fiscale: le date cambiano con provvedimenti ufficiali. Il sistema non le cerca e non le interpreta da solo: le inserisce il professionista, con la fonte.
• GDPR, la legge europea sulla privacy: i dati fiscali dei clienti restano nel perimetro dello studio, con accessi per persona. Lo studio è titolare, noi responsabili del trattamento.
• Legge italiana sull'intelligenza artificiale (2025): l'AI qui fa solo supporto organizzativo, e il cliente è informato degli strumenti usati.

Non è un parere legale: è una base da rivedere con i soci prima di scrivere le regole.