L'inventario del lavoro ripetitivo: i casi AI che valgono

Un distributore di materiale elettrico con 140 dipendenti, sei punti vendita e un magazzino centrale. Giulia, direttrice generale, ha raccolto in un mese trenta proposte sull'intelligenza artificiale. Arrivano dai capi reparto, da due fornitori e da un consigliere che ha visto una dimostrazione a una fiera.

Le proposte sono scritte in modo diverso e non si confrontano. «Un assistente per i clienti» sta accanto a «leggere le bolle dei fornitori» e a «prevedere le vendite di condizionatori». Nessuna dice quante ore costa oggi quel lavoro, né che cosa succede se il sistema sbaglia.

Giulia non vuole scegliere a sensazione. Chiede un metodo che le permetta di difendere la scelta davanti ai soci, e di spiegare ai reparti perché la loro idea non è la prima.

L'inventario sostituisce le opinioni con i fatti misurati. In tre settimane ogni lavoro ripetitivo dell'azienda viene descritto nello stesso modo: chi lo fa, quante volte al mese, quanti minuti ogni volta, quali errori nascono, quali dati tocca.

Il lavoro si svolge così:

1. Interviste brevi: un'ora con ogni capo reparto, mezz'ora con due o tre persone che eseguono. Domande concrete: cosa fate lunedì mattina, cosa ricopiate, cosa rifate due volte.
2. Osservazione: qualche ora accanto alle scrivanie dell'ufficio ordini e dell'amministrazione, con il cronometro. Spesso quello che si racconta e quello che si fa non coincidono.
3. Dati dei gestionali: righe d'ordine per mese, note di credito, resi, solleciti. I numeri dicono quanto pesa davvero ogni attività.
4. Punteggio: ogni voce riceve un voto su valore, difficoltà, delicatezza e dati pronti, con il motivo scritto accanto.

Il risultato non è una classifica calata dall'alto. È un elenco che chiunque in azienda può leggere, contestare e correggere prima della decisione.

In questa fase non c'è ancora un sistema al lavoro: c'è un metodo con i suoi controlli.

• Controlliamo che ogni voce abbia una fonte: un'intervista, un'osservazione o un dato estratto dal gestionale. Le voci senza fonte restano «da verificare».
• Controlliamo i minuti dichiarati contro quelli osservati. Se la differenza è grande, vale il dato osservato e lo scriviamo.
• Controlliamo quali voci toccano dati personali o decisioni sulle persone, e le segnaliamo come delicate.
• Decide Giulia, con i capi reparto, quali tre casi portare avanti. Il punteggio orienta, non sostituisce il giudizio.
• Decidono i reparti se una descrizione è corretta: ogni scheda torna a chi fa il lavoro per una rilettura.

• Le interviste sono volontarie e le schede non valutano le persone: descrivono il lavoro.
• I dati letti dai gestionali sono estratti in sola lettura; se contengono dati personali, lavoriamo su campioni ridotti, con accordo di riservatezza e nomina a responsabile del trattamento secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy.
• Ogni voce viene inquadrata secondo l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale: le idee che rientrano nelle pratiche vietate escono subito dall'elenco.

Lo stesso inventario vale per qualunque reparto: produzione, qualità, personale, logistica. Gli esempi di processi che possiamo rifare interi sono raccolti in cosa possiamo fare, e il metodo passo per passo in analisi dei processi.

Il passo successivo è il conto economico dei casi scelti: il conto che si porta in consiglio. Per valutare da soli il punto di partenza, provate il questionario di maturità. Per un piano generale leggete la guida il piano dei primi 90 giorni.