400 candidature in una settimana: decide sempre una persona

Un'azienda di logistica con 12 magazzini deve assumere 40 magazzinieri per il picco di fine anno. L'annuncio esce il lunedì su tre siti di lavoro. Il lunedì dopo le candidature sono 400.

Carmela è responsabile della selezione. Lavora con una collega e con i capi magazzino, che conoscono il lavoro ma non hanno tempo per leggere curriculum. I requisiti sono chiari: patentino per il carrello elevatore o disponibilità a conseguirlo, turni anche notturni, distanza ragionevole dal magazzino, esperienza gradita con i lettori di codici a barre.

I curriculum invece non sono chiari per niente. Uno è un PDF di tre pagine, uno è una foto di un foglio scritto a mano, uno è un modulo compilato a metà. Il patentino c'è, ma scritto come «abilitazione muletto» o «corso carrellista 2023». La disponibilità ai turni è in una riga in fondo.

Carmela e la collega leggono di sera. Ogni curriculum prende quattro o cinque minuti, se va bene. I capi magazzino, che ne leggono una parte, usano criteri propri. Alla fine della settimana molti candidati adatti non sono stati aperti, e nessuno dei 400 ha ricevuto una risposta.

La piattaforma fa la prima lettura, sempre con gli stessi criteri. È un supporto alla decisione: decide una persona.

1. I criteri si scrivono prima, insieme a Carmela: obbligatori (disponibilità ai turni), graditi (patentino, esperienza con i lettori), informativi (distanza dal magazzino). Si tolgono quelli che non servono al lavoro.
2. Ogni candidatura viene letta nella forma in cui arriva: PDF, foto, modulo. I dati di contatto e i requisiti finiscono in una scheda uguale per tutti.
3. Per ogni criterio la scheda dice «trovato», «non trovato» o «dubbio», con la riga del curriculum da cui l'ha letto. «Corso carrellista 2023» diventa «patentino: trovato», con la frase accanto.
4. Le candidature si raggruppano, non si ordinano per punteggio: requisiti obbligatori presenti, un requisito da verificare, dati insufficienti. Tutte restano visibili.
5. Carmela e i capi magazzino decidono chi chiamare a colloquio, leggendo le schede. Ogni decisione ha un nome e, se è un'esclusione, un motivo scelto da un elenco.
6. I candidati ricevono una risposta: l'invito al colloquio o un messaggio cortese di chiusura, approvato da Carmela.

Fuori dalla lettura restano, per scelta: età, foto, genere, stato civile, nazionalità, indirizzo preciso. La distanza si calcola solo dal comune, e solo se il candidato l'ha indicato.

La stessa logica, criteri scritti e prove accanto, serve anche per le domande di iscrizione a un albo fornitori o per le richieste di contributo. Per altri lavori ripetitivi da rifare così, vedete cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, su ogni candidatura:

• che la candidatura sia completa e leggibile, altrimenti chiede un nuovo invio;
• ogni criterio scritto, con la riga del curriculum come prova;
• che non ci siano candidature doppie della stessa persona da siti diversi;
• che nessun attributo escluso venga usato o mostrato nella scheda;
• a fine campagna, se gli esiti differiscono tra gruppi in un modo che i requisiti non spiegano.

Decide una persona:

• sui criteri stessi, prima della pubblicazione dell'annuncio;
• su ogni candidato da chiamare a colloquio, e su ogni esclusione;
• su tutti i casi «dubbio», che la piattaforma non risolve da sola;
• sul testo dei messaggi ai candidati, invito e chiusura;
• sull'assunzione, che resta interamente fuori dalla piattaforma.

Per l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, i sistemi che leggono e filtrano candidature sono ad alto rischio (allegato III). Gli obblighi si applicano dal 2 dicembre 2027, dopo il Regolamento UE 2026/1744: controllo umano, registri, informazione ai lavoratori e ai loro rappresentanti prima dell'uso. Il riconoscimento delle emozioni sul lavoro è già vietato; per questo non analizziamo video né voce.

Il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede un'informativa chiara ai candidati e vieta decisioni prese solo dalla macchina (art. 22). Lo Statuto dei lavoratori vieta indagini sulle opinioni dei candidati (art. 8), e le norme contro le discriminazioni valgono per ogni criterio. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente del lavoro o DPO.

Nella demo della selezione vedete l'intera campagna: i criteri scritti prima di aprire le candidature, la prima lettura con il motivo di ogni proposta, la rosa e la decisione di una persona. Aprite la demo.