I primi 30 giorni di un nuovo assunto, senza dimenticanze

Un'azienda alimentare con 220 dipendenti produce pasta fresca e piatti pronti. Assume una quarantina di persone l'anno, molte per la stagione estiva. Fiorenza è responsabile del personale e segue ogni ingresso, dal contratto firmato alla fine del periodo di prova.

Per ogni assunzione servono una ventina di attività, divise tra uffici diversi. La comunicazione obbligatoria al centro per l'impiego, da fare entro il giorno prima dell'inizio. La visita medica prima di entrare in reparto. La formazione sulla sicurezza e quella sull'igiene degli alimenti. Le scarpe antinfortunistiche della misura giusta, il camice, l'armadietto. Il badge, l'accesso al terminale di reparto, l'informativa sulla privacy da firmare. Un collega esperto che faccia da riferimento.

Tutto questo vive in un elenco su un foglio di calcolo, che Fiorenza aggiorna quando riesce. In primavera, con dieci ingressi nella stessa settimana, qualcosa salta sempre. Una persona arriva e le scarpe non ci sono. Un'altra lavora una settimana prima che qualcuno si accorga che la visita medica non è stata fatta. Al trentesimo giorno nessuno ha chiesto al nuovo assunto come sta andando.

Nessuno sbaglia per disattenzione. È la ripetizione, moltiplicata per dieci ingressi e cinque uffici, che fa perdere i pezzi.

La piattaforma mette in fila le attività di ogni ingresso e le segue fino alla fine del primo mese. Le decisioni restano a Fiorenza e ai responsabili.

1. Parte dal contratto firmato: ruolo, reparto, data di inizio, tipo di contratto. Da lì costruisce l'elenco delle attività, diverso per un operaio di linea, un magazziniere o un impiegato.
2. Assegna ogni attività a chi deve farla, con una data: l'ufficio paghe per la comunicazione obbligatoria, il medico competente per la visita, il magazzino per le dotazioni, i sistemi informativi per badge e utenze.
3. Avvisa per tempo: un messaggio a ogni responsabile qualche giorno prima della scadenza, un secondo se l'attività non è segnata come fatta.
4. Blocca ciò che non può partire: se la visita medica non è registrata, il capo reparto riceve l'avviso che la persona non può entrare in linea.
5. Accompagna il nuovo arrivato: prima dell'inizio riceve orari, indirizzo, cosa portare e il nome del collega di riferimento; nei primi giorni, il calendario dei corsi.
6. Fissa i momenti di ascolto: un incontro dopo una settimana e uno dopo trenta giorni, con il responsabile e con Fiorenza.

Fiorenza vede in una schermata tutti gli ingressi del mese e le attività in ritardo. La stessa sequenza a tappe vale anche per le uscite, i cambi di mansione, i rientri dalla maternità: per altri lavori ripetitivi dell'ufficio del personale e non solo, vedete cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, per ogni ingresso:

• che la comunicazione obbligatoria risulti fatta entro il giorno prima dell'inizio;
• che la visita medica sia registrata prima del primo turno in reparto;
• che i corsi obbligatori per quella mansione siano in calendario e poi segnati come svolti;
• che le dotazioni di sicurezza siano state consegnate, con la firma di ricevuta;
• che badge, utenze e armadietto siano pronti il primo giorno;
• che i due incontri di ascolto siano fissati e svolti.

Decide una persona:

• sull'elenco delle attività per ogni ruolo, scritto una volta con Fiorenza e il responsabile della sicurezza;
• su ogni eccezione, per esempio un inizio anticipato di un giorno;
• sull'idoneità alla mansione, che resta del medico competente;
• sull'esito del periodo di prova, che la piattaforma non valuta;
• su cosa fare quando un'attività resta in ritardo nonostante gli avvisi.

La comunicazione obbligatoria di assunzione va fatta entro il giorno precedente l'inizio del rapporto. Il Testo unico sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008) chiede la visita preventiva e la formazione prima di adibire il lavoratore alla mansione. Chi manipola alimenti ha anche una formazione specifica sull'igiene. La piattaforma ricorda e documenta; gli adempimenti restano in capo a voi.

Il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede un'informativa ai nuovi assunti e cautela con i dati sanitari. La legge italiana sull'intelligenza artificiale (Legge 132/2025) chiede di informare i lavoratori sull'uso di sistemi di AI: lo facciamo con un testo semplice consegnato il primo giorno. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente del lavoro o DPO.

La demo pubblica segue la selezione, dall'annuncio alla decisione: il percorso dei primi giorni parte da lì, dal sì del candidato. La sequenza degli ingressi ve la mostriamo sui vostri ruoli nel primo incontro. Aprite la demo.