«Quante ferie mi restano?»: l'assistente interno risponde

Un'impresa di pulizie industriali ha 480 dipendenti su 60 cantieri: ospedali, uffici, stabilimenti. Quasi nessuno lavora davanti a un computer. Mirko coordina l'amministrazione del personale con due colleghe.

Il telefono dell'ufficio suona tutto il giorno. «Quanti giorni di ferie mi restano?» «Perché questo mese il netto è più basso?» «Come comunico la malattia se inizia di sabato?» «Quando arriva la tredicesima?» «Posso cambiare il turno con un collega?» Le risposte ci sono tutte: nel programma paghe, nel contratto collettivo, nel regolamento interno. Ma per darle serve una persona che apra la scheda giusta.

Molte domande arrivano la sera o nel fine settimana, quando l'ufficio è chiuso. Il lavoratore aspetta il lunedì, oppure chiede al capo cantiere, che risponde a memoria e a volte sbaglia. Intanto le richieste vere, una pratica di congedo, un problema di salute, una contestazione sul cedolino, aspettano dietro quelle semplici.

Le domande sono sempre le stesse. È la ripetizione che toglie tempo, non la difficoltà.

Entra in servizio un assistente interno, raggiungibile dall'app aziendale e da WhatsApp. Si presenta come assistente AI nella prima frase e dice come parlare con una persona.

1. Riconosce chi scrive, con un accesso personale verificato: ognuno vede solo i propri dati.
2. Risponde con i dati veri: ferie e permessi residui dal programma paghe, voci del cedolino, date dei pagamenti, turni pubblicati.
3. Spiega il perché: «il netto è più basso perché a marzo è stato trattenuto il conguaglio delle addizionali», con la voce del cedolino accanto.
4. Cita la fonte per le regole: l'articolo del contratto collettivo o il paragrafo del regolamento interno.
5. Guida nelle procedure: come comunicare una malattia, dove caricare il numero del certificato, come chiedere un permesso.
6. Passa a una persona quando la domanda è personale o delicata, quando i dati non tornano o quando il dipendente lo chiede, con un riepilogo pronto per l'ufficio.

Mirko e le colleghe ricevono solo le domande che hanno bisogno di loro. Ogni settimana vedono quali temi tornano più spesso, per esempio un regolamento poco chiaro da riscrivere. Lo stesso assistente si può estendere alle domande dei capi cantiere su procedure, materiali e sicurezza. Per altre attività ripetitive dell'ufficio del personale da affidare a un sistema, vedete cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, a ogni domanda:

• che chi scrive sia il dipendente autenticato, e mostra solo i suoi dati;
• che la risposta venga da una fonte autorizzata: programma paghe, contratto, regolamento;
• che i dati siano aggiornati, e se il cedolino del mese non è ancora chiuso lo dice;
• che la domanda non tocchi temi riservati all'ufficio, come salute, disciplina, contenziosi;
• che il passaggio a una persona arrivi con il riepilogo e il canale per richiamare.

Decide una persona:

• su qualsiasi richiesta da approvare: ferie, permessi, cambi turno, anticipi;
• sulle contestazioni del cedolino e sugli errori trovati;
• sui temi delicati: malattie lunghe, congedi, provvedimenti disciplinari;
• sulle fonti che l'assistente può usare e sulle risposte ai casi nuovi;
• su ogni eccezione al regolamento.

L'assistente si presenta come AI nella prima frase, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale (art. 50, applicabile dal 2 agosto 2026). La legge italiana sull'intelligenza artificiale (Legge 132/2025) chiede di informare i lavoratori sull'uso di questi sistemi. Lo Statuto dei lavoratori (art. 4) regola gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza: valutiamo con il vostro consulente se serve un accordo con le rappresentanze, e in ogni caso le conversazioni non si usano per controlli.

Il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede di trattare solo i dati necessari e di proteggere quelli sanitari. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente del lavoro o DPO.

La demo pubblica più vicina è quella dell'assistente clienti: si presenta come AI, risponde con la fonte e passa a una persona con il riepilogo pronto. L'assistente interno funziona allo stesso modo, sui dati del programma paghe. Aprite la demo.