Due contratti a confronto: cosa è cambiato e dove

Un'azienda di imballaggi industriali con 180 dipendenti e due stabilimenti. Compra carta, film plastici e colle da una ventina di fornitori stabili, con contratti quadro di durata annuale o biennale.

Alessandra è la legale interna, da sola. Segue contratti di fornitura, accordi con i clienti, questioni di lavoro. A settembre arrivano i rinnovi dei fornitori: quindici contratti in un mese, ognuno tra venti e quaranta pagine.

I fornitori mandano il testo nuovo in PDF, raramente con le modifiche evidenziate. A volte lo dicono: «abbiamo solo aggiornato i prezzi». Poi, a pagina 17, i termini di pagamento sono passati da 60 a 90 giorni. A pagina 23 il foro competente non è più il vostro. In un allegato è comparsa una revisione automatica dei prezzi legata al costo dell'energia.

Alessandra confronta a occhio, con due finestre aperte. Ci vuole mezza giornata per contratto, e il rischio è ovvio: dopo tre ore di lettura, una riga cambiata si perde. L'ufficio acquisti intanto preme, perché la merce deve continuare ad arrivare.

Alessandra carica le due versioni: quella firmata l'anno scorso e la proposta nuova. Il sistema le allinea clausola per clausola, anche se il fornitore ha rinumerato gli articoli o spostato un paragrafo in un allegato.

Il risultato non è l'elenco di ogni virgola cambiata. È una tabella che mette in cima le modifiche che pesano, divise per tema: soldi, tempi, responsabilità, uscita dal contratto. Le correzioni di forma vanno in fondo, raggruppate.

Ecco come si presenta un estratto della tabella per un rinnovo tipo:

Accanto a ogni riga c'è il confronto dei due testi originali, uno sopra l'altro, con le parole cambiate in evidenza. Il sistema può anche confrontare la proposta con le vostre clausole standard, se le avete scritte: «il fornitore ha tolto la clausola di riservatezza che mettete sempre».

• Controlla che ogni articolo della versione firmata abbia un corrispondente nella nuova, e segnala quelli spariti.
• Controlla numeri, percentuali, giorni e importi in ogni clausola, anche quando il testo intorno è identico.
• Controlla gli allegati e i rinvii: una modifica spostata nelle condizioni generali viene trovata lo stesso.
• Confronta la proposta con le vostre clausole standard, quando esistono, e segnala le assenze.
• Non giudica se una modifica è accettabile: la segnala e la mette in ordine di peso economico e legale.
• Decide Alessandra cosa accettare, cosa rinegoziare e cosa rifiutare, e scrive le controproposte.
• Decide il responsabile acquisti, con lei, se le nuove condizioni economiche restano convenienti.

• Il testo che conta è quello firmato. La tabella è uno strumento di lettura; in caso di dubbio fa fede il documento originale.
• Riservatezza commerciale. I contratti non escono dall'ambiente concordato e non servono ad addestrare alcun modello.
• Dati personali minimi. Nei contratti di fornitura compaiono firmatari e referenti; si trattano solo per il confronto, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy.
• Non è un parere legale; la valutazione delle clausole resta alla vostra funzione legale.

Confrontare due documenti per trovare cosa è cambiato serve anche per capitolati di gara, listini dei fornitori, versioni di una procedura qualità o condizioni generali di vendita. L'elenco dei lavori simili è in cosa possiamo fare.

Nella demo si confrontano due versioni di un contratto di fornitura e si vede la tabella delle differenze, con i testi originali accanto. Aprite la demo.