WhatsApp come sportello: risposte, documenti, appuntamenti

I clienti non chiamano più: scrivono. Mandano la foto dell'ammaccatura al cellulare del capofficina, il libretto a quello del ragazzo dell'accettazione, la constatazione amichevole a un numero che nessuno controlla il sabato. Ogni sede ha tre o quattro telefoni personali usati per lavoro.

Il risultato si vede ogni giorno. Un preventivo parte senza la foto del lato destro e va rifatto. Una pratica di sinistro resta ferma perché manca la patente. Un appuntamento preso in chat non finisce in agenda e il cliente si presenta a una sede che non lo aspetta.

Quando un dipendente cambia lavoro, le sue chat con i clienti se ne vanno con lui. Elena non ha modo di sapere chi ha scritto cosa, né quanti messaggi aspettano risposta.

Un solo numero WhatsApp aziendale per le quattro sedi, sul canale ufficiale per le aziende. Risponde un assistente AI che lo dichiara subito, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, e offre sempre il passaggio a una persona.

L'assistente fa tre lavori. Risponde alle domande comuni: orari, sede più vicina, tempi medi per un tipo di lavoro, documenti da portare. Raccoglie foto e documenti con un elenco preciso per ogni pratica: per un preventivo carrozzeria quattro foto del danno, targa e chilometri; per un sinistro anche patente, libretto e modulo di constatazione amichevole. Fissa l'appuntamento leggendo le disponibilità reali del calendario di ogni sede.

Quando il fascicolo è completo, arriva al capofficina della sede scelta già in ordine: foto nominate, campi letti, una riga di riepilogo. Lui prepara il preventivo, lo approva, e l'assistente lo manda al cliente sullo stesso filo.

Lo stesso metodo, raccogliere documenti completi prima che arrivino sul tavolo di qualcuno, si applica a molti processi: pratiche di finanziamento, resi, rinnovi di contratto. Una panoramica è in cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, a ogni messaggio:

• che le foto del danno siano quattro, a fuoco e scattate con la targa leggibile in almeno una;
• che la targa letta dalla foto coincida con quella scritta dal cliente;
• che la patente non sia scaduta, confrontando la data letta con quella di oggi;
• che il libretto riporti lo stesso veicolo indicato nella pratica;
• che l'appuntamento cada in un orario libero di quella sede, prima di confermarlo;
• che il cliente abbia accettato di essere contattato su WhatsApp, prima di scrivergli per primo.

Decide una persona:

• sul preventivo: importo, lavorazioni e tempi li firma il capofficina;
• sulla dinamica del sinistro e su qualunque rapporto con l'assicurazione del cliente;
• sulle eccezioni di calendario, come un'auto non marciante da ritirare con il carro attrezzi;
• ogni volta che il cliente chiede una persona o scrive parole che indicano un reclamo.

Se una foto è dubbia, per esempio sfocata ma forse sufficiente, l'assistente non scarta e non accetta: chiede al capofficina. Ogni documento ricevuto è registrato con data, ora e sede.

• Trasparenza: l'assistente si presenta come AI nel primo messaggio (AI Act, articolo 50) e indica come parlare con una persona.
• Consenso: sul canale aziendale si scrive per primi solo a chi ha accettato. Il consenso è registrato con data e testo.
• Documenti d'identità: il GDPR, la legge europea sulla privacy, chiede di trattare patente e libretto solo per lo scopo dichiarato e per il tempo necessario.
• Numero dell'azienda: le chat con i clienti appartengono all'azienda, non al dipendente, e restano quando le persone cambiano ruolo.

Nella demo un cliente manda le foto di un danno su WhatsApp, l'assistente segnala quella che manca, fissa l'appuntamento e consegna il fascicolo al capofficina. Aprite la demo.