Scenario: pulizie e lavanderia calcolate dal calendario

Una società di gestione per conto dei proprietari segue 18 appartamenti in affitto breve, sparsi in tre quartieri. Le pulizie le fanno tre addette. La biancheria è a noleggio: una lavanderia esterna consegna i pacchi puliti e ritira i sacchi sporchi il martedì e il venerdì.

Rosa è la responsabile delle pulizie. Ogni giorno alle 13 manda nel gruppo delle addette il programma del giorno dopo: quali appartamenti, in che ordine, entro che ora. Lo scrive guardando il calendario delle prenotazioni, che però cambia fino a sera: una prenotazione dell'ultimo minuto, una cancellazione, un ospite che chiede di arrivare alle 11.

Per ogni cambio di ospiti servono lenzuola, federe, asciugamani grandi e piccoli, tappetini, più i prodotti di cortesia. Il numero dipende da quante persone arrivano davvero, non dai posti letto. Rosa lo sa, ma a fine giornata calcola a occhio.

Il conteggio del magazzino lo fa un'addetta, a mano, e lo manda con un messaggio. Così capita che il sabato manchino le federe, o che il martedì la lavanderia porti pacchi che non entrano negli armadi. Le addette, intanto, attraversano la città due volte perché il giro non segue i quartieri.

C'è poi il check-out tardivo. Quando un ospite chiede di restare fino alle 14, qualcuno deve accorgersi che quell'appartamento ha un arrivo alle 15 e che un'ora non basta. Oggi se ne accorge l'addetta, davanti alla porta ancora chiusa.

Ogni giorno, a un'ora fissata da Rosa, il sistema prepara il programma del giorno dopo:

• legge dal calendario partenze, arrivi e soggiorni in corso di tutti i 18 appartamenti;
• mette prima gli appartamenti con arrivo lo stesso giorno, poi quelli liberi fino a sera;
• segnala i check-out tardivi che lasciano troppo poco tempo prima dell'arrivo successivo;
• stima la durata di ogni intervento dal tipo di appartamento e da quanti ospiti sono stati dentro;
• divide gli interventi tra le addette in servizio, per quartiere, rispettando i loro orari;
• calcola i pezzi di biancheria e i prodotti di cortesia che servono, appartamento per appartamento, sul numero reale di ospiti in arrivo;
• confronta il fabbisogno con l'ultimo conteggio del magazzino e dice fino a che giorno si è coperti;
• prepara l'ordine per la lavanderia del prossimo passaggio, con i sacchi da ritirare.

Il conteggio del magazzino cambia forma: l'addetta risponde a un breve elenco sul telefono, un tipo di pezzo per riga, invece di scrivere un messaggio libero. Il sistema lo somma alle consegne della lavanderia e ai cambi fatti, e sa quanti pezzi dovrebbero esserci prima ancora di contarli.

Se una prenotazione cambia dopo l'invio del programma, il sistema ricalcola e manda a Rosa solo la differenza da approvare.

Il sistema controlla ogni volta le stesse cose: che nessun appartamento con arrivo resti fuori dal giro, che nessuna addetta superi il suo orario, che i pezzi ordinati tornino con quelli usati.

Dove si ferma e chiede: due arrivi anticipati nello stesso quartiere che nessuna addetta riesce a coprire; un conteggio del magazzino che non torna con la settimana prima; un'addetta che segnala di essere malata. In quei casi non sposta nessuno da solo: propone due soluzioni e aspetta Rosa.

A Rosa restano le scelte sulle persone, i rapporti con la lavanderia e il controllo della qualità. Lo stesso metodo vale per la manutenzione programmata degli impianti e per il riordino dei prodotti di cortesia: vedete cosa possiamo rifare.

Un giovedì di maggio: sette partenze, cinque arrivi, due soggiorni in corso con cambio a metà.

Il pilota misura questi numeri sui vostri appartamenti, con il vostro calendario e la vostra lavanderia.

• Lavoro e orari: orari, pause e riposi delle addette seguono il contratto collettivo applicato. Il sistema li usa come limiti, non li decide.
• Distribuzione del lavoro e AI Act: la legge europea sull'intelligenza artificiale guarda con attenzione ai sistemi che assegnano compiti ai lavoratori. Qui il sistema propone con criteri scritti (quartiere, durata, orario) e non valuta le persone: decide Rosa.
• Privacy delle addette e degli ospiti: le addette vedono appartamento, orario e biancheria, non il nome né i documenti degli ospiti. Il GDPR, la legge europea sulla protezione dei dati, chiede di mostrare solo quello che serve.
• Contratto con la lavanderia: quantità, tempi di consegna e pezzi danneggiati seguono il contratto. Il sistema tiene il registro di ogni consegna per le contestazioni.

Non è un parere legale: è quello che mettiamo in chiaro con voi prima di partire.

Nella demo delle prenotazioni vedete un calendario di prova che diventa il programma del giorno, con dati inventati. Tutte le demo