Il check-in di tre appartamenti senza reception: documenti letti, schedine alla Questura, tassa incassata. Al gestore restano solo i casi dubbi.
Sistema in produzione
La stessa attività di affitti brevi, tre appartamenti senza reception, ha un problema diverso dai messaggi: gli adempimenti di ogni arrivo. Sono sempre gli stessi, e nessuno si può saltare.
Per ogni prenotazione il gestore deve ottenere i documenti di tutti gli ospiti, bambini compresi. Deve leggere nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento. Deve inviare le schedine sul portale Alloggiati Web della Polizia di Stato entro il termine di legge.
Poi c'è l'imposta di soggiorno: quanti ospiti la pagano, quante notti, chi è esente per età secondo il regolamento del Comune. E c'è la porta: la serratura elettronica vuole un codice, che non deve arrivare a chi non ha completato il check-in.
Prima, tutto questo passava dal telefono del gestore. Le foto dei documenti arrivavano in chat, storte o tagliate. I dati si ricopiavano a mano sul portale, di sera. Capitava, per esempio, che un ospite rimandasse gli stessi documenti due volte: senza un controllo, la schedina rischiava di partire doppia.
Il check-in diventa una catena di passaggi, sempre nello stesso ordine:
Sui bambini il sistema è pignolo, perché l'età cambia due cose: la schedina e l'esenzione dall'imposta. Se la prenotazione non dice quanti anni hanno, lo chiede prima di calcolare qualsiasi cifra. Se, per esempio, il documento di un minore mostra un'età diversa da quella dichiarata, vale il documento e il calcolo si rifà.
Anche il numero di telefono conta: senza un recapito valido il codice della porta non ha dove arrivare. Il sistema lo controlla subito dopo la prenotazione, non il giorno dell'arrivo.
Un controllo apposito evita i doppioni: se gli stessi documenti arrivano due volte, la schedina parte una volta sola. A intervalli regolari, giorno e notte, il sistema ripassa ogni prenotazione e sollecita chi è in ritardo.
Dove si ferma e chiede: una foto illeggibile, un documento scaduto, un ospite in più rispetto alla prenotazione, un dato che non torna con la prenotazione. In quei casi non invia niente e manda al gestore la pratica con il problema scritto.
Al gestore restano i casi dubbi, il rapporto con la Questura e la decisione finale su chi entra. Lo stesso metodo vale per la registrazione dei partecipanti a un corso e per i documenti di un noleggio: vedete cosa possiamo rifare.
La giornata del gestore, un venerdì con arrivi in tutti gli appartamenti. Gli orari sono indicativi.
| Ora | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| 9:00 | PrimaIl gestore scorre la chat per capire chi ha mandato i documenti e chi no. | DopoIl gestore apre l'elenco degli arrivi: per ognuno vede cosa è completo e cosa manca. |
| 11:30 | PrimaScrive agli ospiti in ritardo, uno per uno, nella loro lingua. | DopoI solleciti sono già partiti nel giro del mattino. Un ospite ha risposto con i documenti mancanti. |
| 14:00 | PrimaCalcola a mano la tassa di soggiorno e chi è esente. Manda gli estremi per pagare. | DopoLa tassa è calcolata e pagata con il link. Il gestore vede le ricevute. |
| 16:30 | PrimaUn ospite chiede il codice della porta: il gestore non ha ancora controllato i documenti. | DopoIl codice è partito da solo, perché il check-in di quell'ospite era completo. |
| 18:00 | PrimaUna foto di passaporto è sfocata. Il gestore la chiede di nuovo e aspetta. | DopoIl sistema ha segnalato la foto sfocata e l'ha già richiesta. Il gestore la conferma quando arriva. |
| 22:30 | PrimaIl gestore ricopia i dati sul portale della Polizia di Stato e spera di non aver sbagliato. | DopoLe schedine sono partite nel corso della giornata. Il gestore controlla l'elenco delle ricevute. |
Sistema in produzione
Stima, non garanzia: 70–90% dei check-in completati senza l'intervento del gestore; 10–20 minuti risparmiati per ogni arrivo tra lettura, ricopiatura e calcolo della tassa; solleciti partiti entro poche ore in quasi tutti i casi.
Le stime derivano dalla nostra esperienza sui sistemi in produzione e dai valori tipici del settore; il valore reale si misura con il pilota, caso per caso.
| Rischio | Come lo gestiamo |
|---|---|
| Un campo del documento letto male | Ogni dato letto si confronta con la prenotazione e con le regole del documento. Sotto una soglia di sicurezza, il campo va al gestore da confermare. |
| Il portale della Polizia di Stato non risponde | Il sistema riprova ai giri successivi. Se il termine si avvicina, avvisa il gestore per l'invio a mano. |
| Il codice porta arriva a chi non ha completato il check-in | Il codice lo crea il server solo con documenti, schedine e pagamento in regola. L'assistente in chat non lo conosce. |
| Copie dei documenti tenute troppo a lungo | Il tempo di conservazione si decide nel progetto, di regola fino alla conferma della schedina. Poi resta solo la ricevuta del portale. |
Non è un parere legale: è l'elenco da verificare con il vostro consulente prima della messa in funzione.
1
In due settimane mappiamo con voi il check-in di oggi, il regolamento dell'imposta del vostro Comune e il tipo di serrature, se ci sono.
2
Per sei settimane il sistema lavora su una parte degli arrivi. Misuriamo check-in completati da soli, schedine inviate nei tempi, campi corretti dal gestore.
3
A fine pilota decidete se estendere a tutta la struttura.
Nella demo dell'assistente clienti vedete un ospite, con dati inventati, a cui l'assistente chiede i documenti che mancano. Tutte le demo
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Lettura dei documenti | OCR e modello visivo sulle foto di carte d'identità e passaporti; campi con livello di confidenza; controllo di coerenza con la prenotazione prima di ogni invio. |
| Invio delle schedine | Servizio web ufficiale di Alloggiati Web con le credenziali della struttura, conservate cifrate; ricevute archiviate; deduplica con chiave su ospite, documento e soggiorno, coperta da prove automatiche. |
| Serrature | API del produttore della serratura; codice generato lato server solo a stato «check-in completo», con validità legata alle date del soggiorno. |
| Pagamenti | Link di pagamento del fornitore scelto dalla struttura; nessun dato di carta sui nostri server; riconciliazione dell'incasso con la prenotazione. |
| Conservazione | Cancellazione delle immagini dei documenti configurabile, di regola dopo la conferma della schedina; registro delle operazioni senza copie dei documenti; server nell'Unione Europea. |
| Controlli programmati | Giri pianificati ogni 2 ore con avviso al gestore in caso di errore del portale o di prenotazione incompleta vicino al termine. |