Sistema in produzione: 11 notti chiuse per errore e riaperte

Chi affitta per brevi periodi vende le stesse notti su più canali: due o tre portali di prenotazione, il sito proprio, a volte un'agenzia. Per non vendere la stessa notte due volte si usa un gestore dei canali, un programma che tiene un calendario unico e lo copia su ogni portale.

Quando funziona, nessuno ci pensa. Quando si inceppa, il danno è silenzioso. Se il portale non riceve lo sblocco di una notte cancellata, quella notte resta chiusa: l'appartamento è libero, ma per gli ospiti risulta occupato.

Nessun ospite telefona per dire che non ha trovato posto. Il gestore vede solo un calendario un po' più vuoto del solito, e pensa alla stagione. L'errore opposto è peggiore: una notte aperta su un portale mentre è già venduta su un altro, e due ospiti con la stessa chiave.

Nell'attività di affitti brevi di queste storie, tre appartamenti senza personale fisso, il controllo dei calendari si faceva a occhio: si aprivano i portali e si confrontavano le date con la memoria. Con le prenotazioni che cambiano ogni giorno, è un lavoro che nessuno riesce a fare bene tutti i giorni.

Il confronto dei calendari è diventato uno dei controlli automatici del sistema:

• legge le prenotazioni confermate e le cancellazioni dal gestore dei canali;
• legge le disponibilità pubblicate su ogni portale;
• confronta notte per notte, appartamento per appartamento, i tre calendari: prenotazioni vere, gestore dei canali, portali;
• segnala ogni notte chiusa senza una prenotazione che la giustifichi, e ogni notte aperta dove c'è già un ospite;
• per le notti chiuse per errore prepara lo sblocco e lo manda al gestore, con le date e la causa probabile.

Dopo un guasto alla riconciliazione tra gestore dei canali e portale, questo controllo ha trovato notti rimaste chiuse senza motivo. Sono state riaperte e rimesse in vendita.

Perché tre calendari e non due? Perché il gestore dei canali può sbagliare anche lui. Se si confrontasse solo con i portali, un errore nel calendario unico passerebbe per giusto ovunque. Il punto fermo sono le prenotazioni confermate e pagate: tutto il resto si misura contro di loro.

Ogni differenza trovata resta nel registro con la data in cui è comparsa e quella in cui è sparita. Dopo qualche mese si vede quale canale si inceppa più spesso, e in quali giorni. Sono informazioni utili quando si rinegozia con un fornitore o si decide se tenere un portale.

Dove si ferma e chiede: una notte aperta su un portale mentre è già venduta altrove, che è il caso più delicato; una differenza che si ripete anche dopo lo sblocco; una chiusura che potrebbe essere voluta, per esempio per lavori nell'appartamento. In questi casi il sistema non tocca niente e scrive al gestore.

Sui prezzi vale lo stesso metodo, ma è il passo che proponiamo dopo, non il sistema descritto qui. Il gestore scrive le sue regole: prezzo base, fine settimana, soggiorno minimo, periodi di eventi in città. Il sistema controlla che ogni portale mostri il prezzo deciso e segnala le differenze. Non cambia i prezzi da solo fuori da quelle regole.

Il controllo dei prezzi, quando c'è, guarda anche le condizioni: cancellazione gratuita fino a quando, penale, pagamento anticipato. Se su un portale sono diverse da quelle decise, lo segnala, perché l'ospite prenota anche in base a quelle.

A voi restano la strategia di prezzo, la scelta dei canali e le chiusure volute. Lo stesso metodo vale per le giacenze di un negozio online su più piattaforme e per le agende di uno studio con più sedi: vedete cosa possiamo rifare.

La giornata del gestore, un lunedì di bassa stagione con poche prenotazioni in arrivo. Gli orari sono indicativi.

Il pilota misura questi numeri sui vostri appartamenti e sui vostri canali.

• Prezzi chiari (Codice del consumo): il prezzo mostrato all'ospite deve essere chiaro e comprendere i costi obbligatori. Le voci a parte, come l'imposta di soggiorno, vanno indicate.
• Codice identificativo nazionale (CIN): va indicato in ogni annuncio, su ogni portale. Nel progetto, il controllo degli annunci può verificare anche questo.
• Libertà di prezzo sul proprio sito: per le imprese turistico-ricettive, la legge annuale sulla concorrenza del 2017 rende nulli i patti che vietano di offrire prezzi più bassi dei portali.
• Contratti con i portali: cancellazioni, penali e chiusure seguono le condizioni di ogni portale. Il sistema le rispetta come regole, non le interpreta.

Non è un parere legale: sono i punti da rileggere con chi segue i vostri contratti.