Scenario: 800 stagionali in sei settimane, criteri uguali

Una catena di supermercati e negozi di articoli per il mare ha 110 punti vendita, molti nelle località turistiche. Ogni estate servono circa 800 stagionali: cassieri, addetti allo scaffale, banconisti di gastronomia, magazzinieri. I contratti partono a metà maggio. La selezione si fa tra metà marzo e fine aprile: sei settimane.

Irene guida la selezione, con due colleghe in sede. Le candidature arrivano dal sito, dalle bacheche online, dai moduli lasciati alle casse, dalle mail dei negozi. L'anno scorso sono state 9.600. Ogni candidatura va letta, confrontata con le esigenze di una sede, girata al direttore del negozio, seguita fino al colloquio.

Ogni direttore sceglie a modo suo. Uno preferisce chi ha già lavorato in cassa, un altro chi abita vicino, un terzo chi risponde per primo. Qualcuno chiede informazioni che non si possono chiedere. Nei negozi di mare, che aprono per primi, i posti si riempiono in fretta; negli altri le candidature restano senza risposta per settimane.

Irene teme due cose. Perdere i candidati buoni, che nel frattempo accettano un'altra stagione. E non poter spiegare, se qualcuno lo chiede, perché una persona è stata scartata.

C'è poi il lavoro dopo la scelta. Per ogni assunto servono documenti, permesso di soggiorno quando serve, attestati, dati per la busta paga. L'ufficio del personale li rincorre per telefono fino al primo giorno di lavoro, e qualche contratto viene firmato la mattina stessa dell'apertura.

Prima di tutto, Irene e i direttori scrivono i criteri per ogni ruolo. Per la cassa: disponibilità sui turni del fine settimana, periodo di disponibilità, distanza dal negozio, esperienza con il denaro o con il pubblico. Per la gastronomia: esperienza al banco e attestato di formazione sull'igiene degli alimenti. Criteri legati al lavoro, uguali per tutti, approvati prima di aprire la selezione.

1. Raccoglie le candidature da tutti i canali in un solo elenco, eliminando i doppioni.
2. Risponde a ogni candidato entro la giornata: ricevuta, tempi, e cosa succede dopo. Se il candidato scrive in chat, l'assistente si presenta come AI nella prima frase.
3. Legge ogni candidatura con i criteri scritti del ruolo e della sede. Per ogni criterio indica se è soddisfatto e dove lo ha letto nel curriculum.
4. Chiede ciò che manca: periodo di disponibilità, sede preferita, attestato. Mai domande su età, famiglia, salute, opinioni o altro che non riguardi il lavoro.
5. Propone una rosa per ogni negozio, con il motivo accanto a ogni nome. Non scarta nessuno da solo: chi non soddisfa un criterio resta visibile, con il perché.
6. Fissa i colloqui negli orari che il direttore ha indicato, manda promemoria e raccoglie le disdette.
7. Prepara la bozza di contratto dopo la scelta, con i dati da controllare per l'ufficio del personale.

Dove si ferma e chiede. Una candidatura che non si legge bene, un curriculum in un'altra lingua, un criterio che non si può verificare dai documenti. E ogni volta che una rosa risulta sbilanciata rispetto alle candidature arrivate in quella sede: Irene riceve l'avviso e controlla i criteri.

Cosa resta alle persone. Il colloquio, la scelta, la telefonata a chi viene preso. Il sistema non assegna punteggi alla voce o al viso e non guarda le emozioni durante i colloqui. Il direttore decide, e registra in una riga il motivo della scelta.

Lo stesso metodo vale per altri lavori che l'ufficio del personale ripete a ogni stagione: raccogliere i documenti dei nuovi assunti prima del primo giorno, comporre i turni estivi, richiamare chi ha lavorato bene l'anno prima. Vedete cosa possiamo rifare per il personale.

Irene, un lunedì di inizio aprile, a metà della selezione.

• AI Act (la legge europea sull'intelligenza artificiale): un sistema usato per selezionare il personale è ad alto rischio, con obblighi pieni dal 2 dicembre 2027. Servono supervisione umana effettiva, informazione ai candidati, registro e documentazione: noi li prevediamo già oggi. Il riconoscimento delle emozioni sul lavoro, colloqui compresi, è vietato dal 2 febbraio 2025. Dal 2 agosto 2026 l'assistente in chat deve dichiararsi AI.
• Divieto di discriminazione e di indagini sulla vita privata: la legge italiana vieta di selezionare in base a caratteristiche personali non legate al lavoro, e di indagare su opinioni o fatti privati del candidato.
• GDPR (la legge europea sulla privacy): informativa ai candidati, conservazione dei curriculum per il tempo dichiarato, diritto di chiedere una verifica umana della decisione.
• Contratti stagionali: durata, orario, livello e retribuzione seguono il contratto collettivo applicato dall'azienda. La bozza la controlla l'ufficio del personale o il consulente del lavoro.

Non è un parere legale: criteri e informativa si definiscono con l'ufficio del personale e con il responsabile della protezione dei dati.

Nella demo «Selezione» vedete candidature inventate lette con criteri scritti, la rosa con i motivi e la decisione registrata da una persona. Tutte le demo.