Scenario: quanto ordinare per il fine settimana di pioggia

Una catena di 45 supermercati di quartiere riceve i freschi da un magazzino centrale. Ortofrutta, panetteria, latticini e gastronomia: circa 1.800 articoli che scadono in pochi giorni. Ogni punto vendita manda l'ordine entro le 11 per la consegna della mattina dopo.

Lucia è responsabile degli approvvigionamenti dei freschi in sede. Giorgio è capo reparto ortofrutta nel punto vendita più grande della catena. Ogni mattina, tra lo scarico e l'allestimento dei banchi, Giorgio apre il terminale e ordina. Guarda il venduto dello stesso giorno della settimana prima, il volantino in corso, il cielo.

Il venerdì è il giorno difficile. Il meteo annuncia pioggia per sabato e domenica. Giorgio sa che venderà meno angurie e meno pesche, forse più zucca e più minestrone pronto. Ma quanto meno, e quanto di più? Lo sa per esperienza, non per numeri.

Gli errori costano in due direzioni. Il lunedì Giorgio butta insalate, frutti di bosco e pane. Il sabato pomeriggio gli scaffali della zuppa sono vuoti e i clienti vanno altrove. In sede Lucia vede solo il totale: la percentuale di scarto sale, le rotture di stock pure, e i capi reparto dicono che la colpa è del meteo.

Anche il magazzino centrale ne paga il prezzo. Riceve 45 ordini tutti tra le 10 e le 11, senza sapere prima come cambieranno. Per coprirsi, ordina ai fornitori più del necessario. Così lo spreco non nasce solo sul banco del negozio: comincia due passaggi prima, nella catena.

Ogni mattina alle 7 il sistema prepara la proposta d'ordine per ogni punto vendita e ogni articolo fresco.

1. Legge il venduto degli ultimi mesi per articolo e per negozio, dagli scontrini, separando i giorni normali da quelli con promozione.
2. Guarda le giacenze a fine giornata e la merce già in viaggio dal magazzino.
3. Tiene conto del calendario: volantino in corso e successivo, festività, giorno di paga, eventi del quartiere che il direttore del negozio ha segnato.
4. Legge il meteo previsto per la zona di ogni punto vendita e lo confronta con come hanno venduto gli stessi articoli nei weekend di pioggia passati.
5. Considera la durata del prodotto: per i frutti di bosco sbagliare in eccesso costa più che per le patate.
6. Propone la quantità con il motivo in una riga: «−30% angurie: pioggia sabato e domenica; negli ultimi quattro weekend piovosi −35% in media».

Dove si ferma e chiede. Un articolo nuovo senza storia di vendita. Una promozione di tipo mai fatto prima. Uno sciopero dei trasporti, una chiusura strade, un negozio vicino che apre o chiude. In questi casi la proposta resta vuota o segnata «da decidere», con il motivo. Il sistema non tira a indovinare.

Cosa resta a Giorgio. La decisione. Vede la proposta, la corregge dove conosce qualcosa che i dati non sanno, e conferma. Ogni correzione viene registrata con una nota breve, e Lucia la ritrova nel confronto a fine settimana. A lei restano la trattativa con i fornitori, la scelta degli assortimenti e la regola su quanto rischiare per ogni categoria.

Lo stesso metodo vale per altre scelte che la catena ripete ogni settimana: il riordino dei prodotti a lunga conservazione, le quantità da prevedere per il volantino, i turni del personale nei giorni di punta. Vedete cosa possiamo rifare per acquisti e magazzino.

Giorgio, il venerdì prima di un weekend di pioggia, nel reparto ortofrutta.

• Sicurezza alimentare e rintracciabilità: la previsione non cambia le regole di conservazione, di etichettatura e di ritiro dei lotti. Il sistema lavora sui dati di vendita, non sulle procedure igieniche.
• Freschi vicini alla scadenza: le regole europee e italiane sulle informazioni alimentari valgono anche per i prodotti ribassati. Il ribasso lo decide il capo reparto.
• Annunci di sconto: se la previsione suggerisce un ribasso annunciato come tale, vale la regola sul prezzo precedente più basso dei trenta giorni, con le eccezioni previste per alcuni prodotti deperibili.
• Dati personali: la previsione usa scontrini senza nome. Se si usano i dati della carta fedeltà, servono i consensi e le regole della storia sulla fedeltà.

Non è un parere legale: le procedure di reparto restano quelle del vostro manuale di autocontrollo igienico.

Nella demo «Previsioni» vedete una proposta con dati inventati, l'intervallo previsto, il motivo di ogni quantità e la correzione della persona. Aprite la demo.