Un'impresa di infissi riceve richieste con foto e misure. Il sistema prepara il preventivo dal listino e lo manda; sopra la soglia decide il titolare.
Roberto ha un'impresa di serramenti e zanzariere con sei persone: lui, due posatori, un magazziniere, un'impiegata part-time e un socio che segue i cantieri. Riceve tra 60 e 80 richieste di preventivo al mese.
Le richieste arrivano da quattro parti. Il modulo del sito, le mail, WhatsApp con le foto delle finestre, le telefonate che l'impiegata annota su un quaderno. Metà sono semplici: una zanzariera, una tapparella da sostituire, un vetro rotto. L'altra metà chiede un sopralluogo.
Roberto scrive i preventivi la sera, a casa. Apre il listino del fornitore, calcola i metri quadri, aggiunge posa e trasporto, applica lo sconto che ricorda di aver fatto l'anno scorso a quel cliente. Due volte al mese sbaglia un conto e se ne accorge quando il cliente ha già accettato. Le richieste più semplici restano indietro per giorni, e i clienti chiamano un concorrente.
Ogni richiesta, da qualsiasi canale, entra in un unico elenco. Il sistema la legge e:
Sotto i 1.500 euro, e senza sconti fuori regola, il preventivo parte da solo con la firma dell'impresa. Sopra la soglia, o se qualcosa non torna, si ferma e chiede: Roberto riceve la bozza con il motivo evidenziato e la approva, la corregge o la scarta.
Quando il cliente accetta, il sistema apre la commessa, prepara l'ordine al fornitore da confermare e fissa la posa. Lo stesso metodo vale per i preventivi di un impianto, di un trasloco o di una stampa: vedi cosa possiamo rifare.
Sabato alle 18 una cliente scrive su WhatsApp con due foto: «Vorrei due zanzariere a rullo per le finestre della cucina». In una foto c'è il metro appoggiato al vano.
Il sistema legge 120 per 140 centimetri, ma la seconda misura è poco chiara. Chiede: «Può confermarmi l'altezza della seconda finestra? Nella foto leggo 140 centimetri». La cliente risponde «sì, uguale».
Il preventivo si compone da solo: due zanzariere a rullo dal listino in vigore, posa, nessun trasporto perché la casa è entro 15 chilometri, IVA, acconto del 30% alla conferma. Il totale è sotto la soglia e non ci sono sconti. Alle 18:12 il preventivo parte in PDF, con la validità di 30 giorni e il pulsante per accettarlo.
Roberto lo vede lunedì nel riepilogo, tra quelli già accettati.
Un lunedì di primavera, il periodo delle zanzariere.
| Ora | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| 8:00 | PrimaL'impiegata stampa le mail del weekend e le mette sulla scrivania di Roberto. Sono 14. | DopoDelle 14 richieste, 9 hanno già un preventivo partito, 3 una data di sopralluogo proposta, 2 aspettano Roberto. |
| 9:30 | PrimaUn cliente chiama: «Mi avete mandato il preventivo?». Non ancora. | DopoIl cliente chiama per accettare. La commessa si apre e l'ordine al fornitore è pronto da confermare. |
| 12:30 | PrimaRoberto è in cantiere e non vede le foto arrivate su WhatsApp. | DopoRoberto approva dal telefono i due preventivi sopra soglia. Su uno corregge la voce di trasporto. |
| 15:00 | PrimaL'impiegata cerca nel listino il prezzo di un profilo che il fornitore ha aggiornato a marzo. | DopoIl listino nuovo è stato caricato a marzo. Il sistema usa solo quello, e segnala i preventivi aperti con i prezzi vecchi. |
| 21:30 | PrimaRoberto scrive a casa sei preventivi. Nel terzo sbaglia i metri quadri. | DopoRoberto non apre il computer. Il riepilogo della giornata gli è arrivato alle 19. |
Stima, non garanzia: 50–70% dei preventivi semplici inviati senza intervento del titolare; tempo tra richiesta e preventivo da due o tre giorni a meno di un giorno lavorativo; 20–35% di richieste in più trasformate in lavori, perché il cliente riceve il preventivo prima degli altri.
Le stime derivano dalla nostra esperienza sui sistemi in produzione e dai valori tipici del settore; il valore reale si misura con il pilota, caso per caso.
Sistema in produzione
In un sistema in produzione in un laboratorio di assistenza, il gestionale storico è stato recuperato per intero: 12.794 schede e 8.000 preventivi accettati, da cui partire per capire quali preventivi si chiudono e quali no.
| Rischio | Come lo gestiamo |
|---|---|
| Una misura letta male da una foto | Il sistema chiede conferma al cliente quando la misura è dubbia. Le misure fuori dai valori plausibili bloccano il preventivo e lo passano a Roberto. |
| Un prezzo vecchio in un preventivo | I prezzi vengono solo dal listino in vigore, con la data. Quando carichi un listino nuovo, il sistema ti mostra i preventivi aperti da rivedere. |
| Uno sconto non autorizzato | Gli sconti hanno un tetto scritto da te. Sopra il tetto il preventivo non parte senza la tua approvazione. |
| Un lavoro che non si può fare senza vedere | Le regole dicono quali lavori richiedono sempre un sopralluogo. Per quelli il sistema propone la visita, non un prezzo. |
Non è un parere legale: è la base che mettiamo nel progetto.
1
In due settimane carichiamo il listino, scriviamo con te le regole (soglie, sconti, lavori con sopralluogo) e il modello di preventivo.
2
Per un mese il sistema prepara tutti i preventivi, ma li approvi tutti tu. Misuriamo quanti avresti mandato così come erano.
3
Poi decidi la soglia sotto la quale partono da soli, e se continuare.
Nella demo del lavoro interno una richiesta arriva per mail, diventa una pratica, passa dall'approvazione e finisce nel registro, con dati inventati. Tutte le demo
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Canali letti | Casella di posta via IMAP (protocollo di lettura della posta), modulo del sito, WhatsApp tramite l'API ufficiale o collegamento web dedicato; nessun accesso alla posta personale. |
| Listino | Importazione da foglio di calcolo o dal gestionale, con versione e data; i preventivi registrano la versione usata. |
| Calcolo | Importi calcolati da codice deterministico, non dal modello; il modello legge richieste e misure, non fa i conti. |
| Approvazioni | Soglie per importo e sconto configurabili; approvazione da telefono con registro di chi ha approvato e quando. |
| Dati | Server in Unione Europea, cifratura in transito e a riposo, nessun addestramento sui dati del cliente. |
| Uscita | Esportazione di richieste, preventivi e commesse in formato aperto; interruttore per ogni automatismo. |