Scenario: scrive alle 22, ha l'appuntamento alle 15:30

Giulia ha un centro estetico in un quartiere residenziale: due cabine, una collaboratrice, circa 140 appuntamenti al mese. Il telefono del centro è anche il suo WhatsApp. Le clienti scrivono quando hanno tempo loro: la sera dopo cena, la domenica mattina, in pausa pranzo.

Ogni appuntamento costa in media quattro o cinque messaggi. «Hai posto giovedì?», «A che ora?», «Alle 15 no, alle 16?», «Allora facciamo venerdì». Giulia risponde tra un trattamento e l'altro, con le mani ancora unte di crema, oppure a casa alle 22.

Il problema non è solo il tempo. Quando risponde il giorno dopo, una cliente su cinque ha già prenotato altrove. E le disdette dell'ultimo minuto lasciano buchi che nessuno riempie, perché nessuno ha tempo di scrivere alle clienti in attesa.

Il numero resta lo stesso. Quando una cliente scrive, risponde un assistente che nella prima frase dice di essere un assistente AI del centro. Poi:

• capisce quale trattamento chiede, usando solo l'elenco dei trattamenti e delle durate scritto da Giulia;
• guarda l'agenda vera, con le due cabine e le pause, e propone tre orari liberi;
• quando la cliente sceglie, blocca l'orario, manda la conferma e, se Giulia lo ha deciso, il link per l'acconto;
• il giorno prima manda il promemoria con un link per spostare o disdire;
• se qualcuno disdice, offre il posto alle clienti in lista d'attesa per quel trattamento, in ordine di richiesta.

Il sistema fa sempre gli stessi controlli: durata del trattamento, cabina adatta, pausa tra un appuntamento e l'altro, cliente già in agenda lo stesso giorno. Dove non è sicuro si ferma e chiede: una richiesta per un trattamento che non è in elenco, una cliente che scrive di un'allergia, un reclamo, una domanda sul prezzo di un pacchetto. In quei casi risponde «Passo la domanda a Giulia» e le manda una notifica con il riepilogo.

A Giulia restano le eccezioni, i consigli e le clienti. Lo stesso metodo vale per le prenotazioni di un'officina, di uno studio dentistico o di un maneggio: vedi cosa possiamo rifare.

Martedì sera, 22:05. Una cliente scrive: «Ciao, hai posto domani pomeriggio per una pulizia del viso?».

L'assistente risponde: «Buonasera, sono l'assistente AI del centro. Per la pulizia del viso (60 minuti) domani ho tre orari liberi: 15:30, 16:15 o 17:00. Quale preferisce?».

La cliente sceglie le 15:30. L'assistente blocca l'orario e conferma: «Fatto: mercoledì alle 15:30, pulizia del viso. Domattina le mando un promemoria con il link per spostare, se serve».

Se la cliente avesse scritto «ho la pelle molto irritata da una cura, va bene lo stesso?», l'assistente non avrebbe risposto nel merito. Avrebbe scritto: «Su questo è meglio che le risponda Giulia. Le passo la domanda: la ricontatta domattina». E Giulia avrebbe trovato il messaggio in cima alla lista, con il riepilogo.

Prima di accendere l'assistente scrivi con noi le regole del tuo centro. Sono poche, ma sono tue:

• quali trattamenti si prenotano da soli e quali solo dopo una telefonata;
• quanto prima si può disdire senza perdere l'acconto;
• chi entra in lista d'attesa e in che ordine riceve l'offerta di un posto liberato;
• in quali orari l'assistente risponde e in quali scrive solo «le rispondiamo domattina»;
• quali parole fanno passare subito la conversazione a te.

Le regole si cambiano quando vuoi, da una pagina sola. Ogni cambio è registrato.

Un giovedì di ottobre, con l'agenda quasi piena.

Il pilota misura questi numeri sul tuo centro, con l'agenda e le clienti vere, prima di decidere se continuare.

• Trasparenza: l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, chiede che chi scrive sappia che parla con un'AI. Lo dice la prima frase, sempre.
• Consenso: i promemoria dell'appuntamento sono messaggi di servizio. Le offerte e le promozioni sono un'altra cosa e partono solo verso chi ha dato un consenso apposito.
• Privacy: il nome, il numero e gli appuntamenti delle clienti sono dati personali. Restano in Europa, li tratti tu come titolare e noi per tuo conto, con un contratto scritto.
• Dati di salute: se una cliente scrive di un'allergia o di una terapia, quel messaggio va a te e non viene usato per altro.

Non è un parere legale: sono le regole che impostiamo prima di accendere l'assistente.

Nella demo delle prenotazioni una richiesta scritta di sera diventa un appuntamento in agenda, con dati inventati. Tutte le demo