Scenario: non conformità fotografate, smistate e tracciate

Un'azienda di pressofusione di alluminio produce carter e supporti per macchine agricole. Ha 140 dipendenti, 9 isole di pressofusione e un reparto di lavorazione meccanica. È certificata ISO 9001 e due clienti chiedono il rapporto 8D per ogni reclamo: il documento in otto passi che spiega causa, contenimento e rimedio.

Chiara è la responsabile qualità. Con lei lavorano due controllori, uno per turno. Ogni settimana dalle linee arrivano venti o trenta segnalazioni: porosità, bave, cricche, quote fuori tolleranza dopo la lavorazione.

Arrivano in tutti i modi. Una foto su un gruppo di messaggi, un cartellino rosso appeso al contenitore, una nota sul registro di turno. Spesso manca il numero di lotto. Quasi sempre manca lo stampo.

Il problema vero arriva con il reclamo del cliente. Per l'8D Chiara deve risalire a lotto di colata, turno, isola, stampo e controlli fatti. Mette insieme il registro di produzione, i fogli del piano di controllo e le foto sui telefoni dei capiturno. Due giorni di lavoro, se tutto va bene.

E alla riunione di riesame nessuno sa dire con certezza quale difetto è cresciuto negli ultimi tre mesi.

I controllori non lavorano male. Fanno il loro mestiere sul pezzo, e la carta viene dopo, a fine turno, quando la memoria è già stanca. È lì che si perdono i numeri di lotto.

A ogni postazione di controllo c'è un tablet. L'operatore che trova un pezzo difettoso fa tre cose: inquadra il cartellino del contenitore, fotografa il difetto, scrive due parole o le detta. Il resto lo fa il sistema.

• Legge il cartellino e collega la segnalazione a lotto di colata, isola, stampo e turno, prendendoli dal registro di produzione.
• Propone il tipo di difetto tra quelli del vostro catalogo difetti, con la foto accanto a esempi già confermati.
• Smista la segnalazione: quote fuori tolleranza al controllore, difetti ripetuti sullo stesso stampo all'attrezzeria, dubbi sul materiale alla qualità fornitori.
• Controlla le ripetizioni: se lo stesso difetto compare sullo stesso stampo tre volte in una settimana, avvisa Chiara.
• Segue le azioni correttive: chi le ha prese, entro quando, con quale verifica di efficacia.
• Prepara la bozza dell'8D quando arriva un reclamo, con i dati di lotto e le foto già al loro posto.
• Prepara i dati del riesame: difetti per stampo e per mese, azioni aperte, azioni chiuse e verificate, ogni numero con il rimando alle segnalazioni da cui viene.

Dove si ferma e chiede. Se la foto è mossa, chiede di rifarla subito. Se il difetto non somiglia a nessuno del catalogo, lo segnala come nuovo e lo passa a Chiara. Se il cartellino non si legge o il lotto non torna con il registro, non indovina: chiede il numero all'operatore.

Cosa resta alle persone. Il controllore decide se il pezzo è da scartare, da rilavorare o da tenere in attesa. Chiara decide le azioni correttive, firma l'8D e prepara il riesame. Una deroga al cliente la chiede sempre una persona.

Le foto inquadrano il pezzo. Il tablet è fisso sul banco, puntato sul piano di appoggio, e non riprende chi lavora.

Lo stesso metodo vale per altri controlli che la qualità ripete ogni giorno: l'accettazione dei materiali in arrivo, la verifica del primo pezzo a inizio turno, la taratura degli strumenti di misura in scadenza. Vedete cosa possiamo rifare per qualità e sicurezza.

Chiara, un giovedì in cui arriva un reclamo da un cliente.

• ISO 9001: le non conformità vanno identificate e tenute sotto controllo, le azioni correttive documentate e verificate, i risultati portati al riesame. Il sistema tiene le registrazioni in ordine; le decisioni restano alle persone.
• Tracciabilità dei lotti: quando il cliente o il capitolato la chiedono, ogni pezzo deve poter risalire a colata, stampo e turno. Il collegamento al registro di produzione serve a questo.
• Requisiti del cliente: formato dell'8D, tempi di risposta e deroghe li fissa il contratto con il cliente. Il sistema usa il vostro modello e le vostre scadenze.
• Statuto dei lavoratori e GDPR (la legge europea sulla privacy): dispositivi che possono riprendere le persone sul posto di lavoro hanno regole precise sui controlli a distanza. Per questo le foto sono sul pezzo e la procedura si concorda prima.

Non è un parere legale: sono i punti da verificare con il vostro ufficio legale e con l'ente di certificazione.

Nella demo «Lavoro interno» una segnalazione inventata diventa una pratica, passa dall'approvazione di una persona e finisce nel registro. Aprite la demo.