Scenario: conferme d'ordine e ritardi letti e segnalati

Un'azienda costruisce macchine automatiche per l'imballaggio, su commessa. Ha 220 dipendenti e consegna una quarantina di macchine l'anno. Ogni macchina ha migliaia di codici: carpenteria, motori, componenti pneumatici, quadri elettrici, pezzi lavorati da terzisti.

Laura è buyer da sei anni. Segue 450 righe d'ordine aperte con 90 fornitori, insieme a un collega. Ogni giorno arrivano per posta 25 o 30 conferme d'ordine. Ognuna ha un formato diverso: il PDF del distributore, la mail del terzista con tre righe, il modulo del fornitore tedesco con la data espressa in settimane.

Il lavoro di Laura dovrebbe essere trattare, scegliere fornitori, trovare alternative. In pratica passa le mattine a ricopiare conferme nel gestionale e a controllare che tornino: stesso codice, stessa quantità, stesso prezzo, data compatibile con la commessa.

Quando è di corsa, controlla solo la data. Così un aumento di prezzo del 4% passa inosservato fino alla fattura. E un ritardo di due settimane su un riduttore si scopre in montaggio, con la macchina ferma sul banco e il collaudo con il cliente già fissato.

Poi ci sono i solleciti. Laura ne scrive una decina al giorno, quasi sempre dopo che il ritardo è già successo. Il capo commessa la chiama per sapere quando arriva un pezzo, e lei deve cercare l'ultima mail del fornitore per rispondere.

Un agente (un assistente che esegue passaggi, non solo risponde) segue le conferme d'ordine dall'arrivo alla registrazione.

1. Legge la conferma, in qualsiasi formato, e trova numero d'ordine, codici, quantità, prezzi, sconti, data di consegna e resa.
2. Converte le date: «settimana 44» diventa un giorno preciso, e l'agente mostra come ha fatto il conto.
3. Confronta ogni riga con l'ordine: se tutto torna, prepara la registrazione della conferma nel gestionale.
4. Confronta la data promessa con il fabbisogno: quando serve quel pezzo per la commessa, secondo il piano di montaggio.
5. Segnala le differenze in un elenco unico, dalla più urgente: prezzi diversi, quantità parziali, date che mettono a rischio una consegna al cliente.
6. Tiene d'occhio le conferme mancanti: se un fornitore non ha confermato entro i giorni stabiliti, prepara il sollecito.
7. Prepara i solleciti prima della data promessa, per le righe critiche, con il testo che Laura ha approvato come modello.
8. Risponde ai capi commessa: ogni venerdì prepara per ciascuno l'elenco dei pezzi in ritardo sulla sua macchina, con la data promessa e l'ultima risposta del fornitore.

Dove si ferma e chiede. Un prezzo diverso dall'ordine non viene mai accettato da solo, neanche di un centesimo. Una conferma che non si riesce ad abbinare a un ordine va a Laura. Se il fornitore propone un codice sostitutivo, l'agente lo segnala e aspetta: la scelta tecnica la fa l'ufficio tecnico.

Cosa resta a Laura. Decide se accettare un prezzo, se sollecitare con una mail o con una telefonata, se cercare un'alternativa. Tratta con i fornitori, e ora ha il tempo per farlo. Il messaggio al fornitore parte solo dopo il suo sì, tranne i promemoria di cortesia che lei ha deciso di mandare in automatico.

Lo stesso metodo vale per il resto del lavoro ripetitivo tra acquisti e magazzino: il controllo delle bolle in entrata contro l'ordine, l'abbinamento delle fatture passive, il riordino dei materiali a scorta minima. Vedete cosa possiamo rifare per acquisti e magazzino.

Laura, un lunedì con 28 conferme arrivate tra venerdì sera e il fine settimana.

• Condizioni generali d'acquisto e contratti con i fornitori: prezzi, rese, penali per ritardo e tempi di conferma li fissano i vostri contratti. L'agente li usa come riferimento, non li interpreta.
• ISO 9001: chiede di tenere sotto controllo i processi e i prodotti forniti dall'esterno e di valutare i fornitori. Il registro di conferme e ritardi diventa un dato oggettivo per la valutazione annuale.
• GDPR (la legge europea sulla privacy): nelle mail ci sono nomi e recapiti dei referenti dei fornitori. Si trattano solo per gestire gli ordini e si conservano per il tempo che serve.
• NIS2 (la direttiva europea sulla sicurezza delle reti): se il vostro comparto rientra, la sicurezza della catena di fornitura entra nella gestione dei rischi. L'agente legge la posta con permessi limitati e non apre allegati eseguibili.

Non è un parere legale: sono i punti da rivedere con l'ufficio acquisti e con il vostro consulente prima di partire.

Nella demo «Lavoro interno» una mail inventata diventa una pratica: i campi letti, le differenze in evidenza, il sì di una persona e il registro finale. Aprite la demo.