Scenario: revisione e tagliando ricordati al momento giusto

Un'officina con centro revisioni autorizzato, 12 dipendenti, lavora con circa 4.000 clienti privati e sei aziende con flotte di furgoni e auto di servizio. Ogni mese passano dal centro revisioni tra 300 e 400 veicoli, ma i picchi arrivano sempre alla fine del mese.

Nadia segue i clienti e l'agenda. Una volta al mese stampa l'elenco delle revisioni in scadenza dal gestionale e telefona a chi riesce. Sui tagliandi non ha un elenco: dipendono dai chilometri, e i chilometri l'officina li conosce solo quando l'auto entra.

Il risultato si vede in tre modi. Clienti che arrivano con la revisione già scaduta, e rischiano la multa. Tagliandi fatti altrove, perché nessuno li ha ricordati. E il responsabile di una flotta che chiama arrabbiato: un furgone è stato fermato a un controllo su strada con la revisione scaduta da due mesi. La multa la paga l'azienda, ma la fiducia la perde l'officina.

Il sistema tiene per ogni mezzo le sue scadenze e decide quando avvisare, con regole scritte insieme a Nadia:

• revisione: calcola la data dal libretto e dall'ultima revisione registrata. Per le auto private la prima è quattro anni dopo l'immatricolazione, poi ogni due; taxi, noleggio con conducente e mezzi pesanti ogni anno;
• tagliando: usa il piano di manutenzione del costruttore, a chilometri o a tempo, quello che arriva prima. I chilometri li stima dallo storico degli ingressi: se un'auto fa mille chilometri al mese, il tagliando dei 30.000 cade tra poco;
• altre scadenze: cambio gomme stagionale, liquido dei freni, cinghia di distribuzione, secondo le indicazioni di ogni modello;
• avviso al cliente: un mese prima parte un messaggio con la scadenza e due orari liberi in agenda. Se non risponde, un secondo avviso dopo dieci giorni. Poi basta: niente insistenza;
• flotte: il responsabile riceve ogni lunedì l'elenco dei mezzi in scadenza nelle quattro settimane successive, con targa, tipo di scadenza e autista assegnato.

Prima di ogni invio il sistema fa i suoi controlli. Il cliente ha dato il numero per i messaggi di servizio? Il mezzo è ancora suo, o non si vede in officina da oltre due anni? La revisione risulta già fatta altrove? Quando non è sicuro, non scrive: mette il caso nell'elenco di Nadia.

A Nadia restano le telefonate che servono davvero: il cliente anziano che preferisce la voce, la flotta che vuole spostare dieci furgoni in una settimana, chi ha una domanda sul prezzo. Lo stesso metodo vale per le scadenze dei collaudi degli impianti e per i rinnovi dei contratti di manutenzione: vedete cosa possiamo rifare.

Il 25 marzo il sistema vede che l'auto di un cliente ha la revisione in scadenza a fine aprile. L'ultimo ingresso in officina risale a sei mesi prima, per le gomme.

Il messaggio parte di mattina, in un orario in cui la gente legge: «Buongiorno, sono l'assistente AI dell'officina. La revisione della sua auto scade ad aprile. Possiamo farla il 2 aprile alle 9 o il 4 alle 15. Risponda 1 o 2, oppure scriva un altro giorno.»

Il cliente risponde «2». Il sistema segna l'appuntamento e chiede: «Vuole fare anche il tagliando? Secondo i nostri calcoli la sua auto è vicina ai 60.000 chilometri». Il cliente dice di sì. L'agenda blocca un'ora di ponte in più, e il magazziniere trova il filtro olio nell'elenco dei ricambi da preparare.

L'ultimo giovedì del mese, quello in cui di solito si riempie il centro revisioni.

• Codice della strada: la revisione periodica è obbligatoria. Per le auto private la prima è dopo quattro anni, poi ogni due; per taxi, noleggio con conducente e mezzi pesanti ogni anno. Il sistema ricorda, la revisione la fa il centro autorizzato.
• Tagliando e garanzia del costruttore: le regole europee sulla concorrenza nel settore auto permettono di fare il tagliando fuori dalla rete ufficiale senza perdere la garanzia. Serve seguire il piano del costruttore e usare ricambi di qualità equivalente, e il sistema lo documenta voce per voce.
• Privacy (GDPR): il promemoria di una scadenza legata a un servizio già fatto è diverso da un'offerta commerciale. Per le offerte serve un consenso apposito, che il sistema tiene separato.
• Trasparenza: il messaggio dice di venire da un assistente AI, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, e chi risponde può sempre chiedere di parlare con una persona.

Non è un parere legale: prima di partire rileggiamo i testi dei messaggi con il vostro consulente privacy.