Scenario: l'agenda dell'officina piena senza telefonate

Un centro gomme con meccanica rapida, 6 dipendenti, ha tre ponti, due smontagomme, una macchina per l'assetto ruote e un deposito con le gomme di circa 900 clienti. Due volte l'anno arriva il cambio stagionale: per sei settimane il telefono non smette di suonare.

Rita è la titolare e tiene l'agenda. La tiene su un quaderno e su un foglio di calcolo, perché nessun programma sa che un cambio gomme dura mezz'ora e un assetto un'ora sulla sola macchina che c'è. Risponde al telefono con le mani sporche, tra un'auto e l'altra.

I problemi si ripetono ogni stagione. Due clienti prenotati alla stessa ora per l'assetto. Un cliente che arriva per il cambio, ma le sue gomme in deposito sono state smaltite perché usurate, e nessuno l'ha avvisato. Tre o quattro appuntamenti persi al giorno, perché chi prenota non viene. E un'ora ogni sera per richiamare chi ha lasciato un messaggio in segreteria.

Il problema non è Rita, che conosce ogni cliente per nome. È un'agenda che deve tenere insieme ponti, macchine, persone e scaffali, riscritta a mano decine di volte al giorno.

Il sistema costruisce l'agenda dalla capacità vera dell'officina, e la apre ai clienti su sito e WhatsApp:

• conosce le durate: ogni tipo di lavoro ha il suo tempo dal vostro tempario e le risorse che occupa, cioè un ponte, uno smontagomme, la macchina dell'assetto, un tecnico abilitato;
• offre solo orari veri: se l'assetto è occupato alle 10, alle 10 non si prenota un assetto, anche se un ponte è libero;
• legge il deposito: quando un cliente prenota il cambio, controlla che le sue gomme siano in deposito, in quale scaffale, e se all'ultimo smontaggio erano segnate come usurate. In quel caso, propone il preventivo per gomme nuove prima dell'appuntamento;
• conferma e ricorda: il giorno prima parte un promemoria con un collegamento per spostare o disdire. Il posto liberato va al primo della lista d'attesa;
• si presenta come AI nella prima frase, risponde alle domande di sempre (orari, prezzi a listino, tempi) e passa a Rita chi vuole parlare con una persona.

Le regole le decide Rita. Per esempio, un ponte resta sempre libero per le urgenze del mattino. I lavori ai freni si prenotano solo con un tecnico esperto in turno. I clienti delle flotte hanno orari riservati il lunedì.

Quando una richiesta non entra nelle regole, il sistema non forza l'agenda. Un furgone con gomme particolari, un'auto elettrica che serve un tecnico abilitato, un cliente che chiede la sera tardi: la richiesta va a Rita, con il riepilogo, e il cliente sa che riceverà risposta entro la giornata. Lo stesso metodo vale per le prove su strada delle concessionarie e per le prenotazioni di alaggio in cantiere: vedete cosa possiamo rifare.

Domenica sera alle 22 un cliente apre il sito e chiede il cambio gomme. L'assistente gli scrive che è un assistente AI del centro e gli chiede la targa.

Le sue gomme invernali sono in deposito, scaffale C, ma all'ultimo smontaggio il gommista aveva annotato un battistrada al limite. L'assistente lo dice con chiarezza e chiede se vuole un preventivo per gomme nuove, con due fasce di prezzo dal listino.

Il cliente sceglie la fascia più economica e l'appuntamento di giovedì alle 8:30, il primo libero con smontagomme e ponte insieme. Il gommista lunedì trova l'ordine delle gomme già pronto da confermare.

Un lunedì di fine ottobre, seconda settimana del cambio stagionale.

• Codice del consumo: i prezzi mostrati online sono quelli del listino in vigore e comprendono quello che dicono di comprendere. I lavori non a listino ricevono un preventivo prima dell'appuntamento.
• Gomme e rifiuti: gli pneumatici fuori uso seguono un sistema di raccolta dedicato e vanno registrati come rifiuti, secondo il Testo unico ambientale. Il sistema annota ogni gomma smaltita e ne informa il cliente.
• Privacy: il promemoria dell'appuntamento è un messaggio di servizio. Le offerte, per esempio sulle gomme nuove fuori stagione, richiedono un consenso apposito (GDPR).
• Trasparenza: l'assistente si presenta come AI e passa a una persona quando il cliente lo chiede, come prevede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

Non è un parere legale: sono i punti da controllare con il vostro consulente prima dell'apertura online.

Nella demo delle prenotazioni vedete un cliente inventato che sceglie l'orario, riceve il promemoria e sposta l'appuntamento, con l'assistente che si dichiara AI. Tutte le demo