Sistema in produzione: la scheda del mezzo per più officine

Questa storia racconta un sistema che lavora davvero, nella nautica da diporto. Il mezzo è un'imbarcazione a motore. Non diciamo di chi è né dove si trova.

Su una barca così lavorano molte mani. Il meccanico dei motori, l'elettricista di bordo, il cantiere che fa alaggio, carena e rimessaggio, il fornitore dei ricambi. Spesso sono in porti diversi e non si conoscono tra loro.

Prima del sistema, lo storico della barca stava in posti sparsi: fatture in una cartella, foto nel telefono dell'armatore, appunti del meccanico su un quaderno, manuali originali in una scatola a bordo. Ogni nuovo tecnico chiedeva le stesse cose. Che motori sono, con quali matricole? Cosa è stato fatto l'ultima volta? Quale ricambio è stato montato?

Le risposte arrivavano a voce, a volte sbagliate. Un codice ricambio preso per il modello invece che per la matricola porta a un pezzo che non si monta. E la barca resta a terra un'altra settimana, in piena stagione.

Il sistema è una scheda tecnica online, una per il mezzo, che l'armatore condivide con chi ci lavora con un semplice indirizzo web. Contiene solo dati tecnici, nessun dato personale. Dentro ci sono:

• la scheda dei motori, con le matricole di ciascun motore e degli organi principali, così ogni ricerca di ricambi parte dal dato giusto;
• il capitolato delle lavorazioni: per ogni lavoro il motivo, lo stato di fatto trovato, lo storico degli interventi precedenti, i ricambi necessari con codici e prezzi;
• il catalogo dei ricambi, con i codici riferiti ai motori di quella barca;
• i documenti tecnici originali del costruttore dei motori, consultabili online da qualsiasi officina, senza cercare il manuale a bordo.

Il meccanico del cantiere apre la scheda dal telefono prima di salire a bordo. Sa già cosa troverà, quali lavori sono aperti e quali ricambi aspettare. Quando un intervento si chiude, stato di fatto e foto entrano nella scheda, e il prossimo tecnico li trova lì.

Cosa resta alle persone: la diagnosi, la scelta della soluzione tecnica, il prezzo del lavoro. La scheda non decide se un motore va revisionato o sostituito. Mette davanti a chi decide tutto quello che serve per farlo bene.

Lo stesso metodo vale per il parco mezzi di un'impresa edile e per la flotta di furgoni di un corriere: vedete cosa possiamo rifare.

Quando prepariamo una scheda come questa, il lavoro più lungo è mettere in ordine. I documenti sparsi vengono letti, catalogati e collegati alla matricola giusta. Le fatture dei lavori passati diventano voci dello storico, con data, officina e ricambi.

Quando un documento è poco leggibile, o una matricola non torna con il resto, il sistema non indovina. Segna la voce come da verificare e la lascia a chi conosce il mezzo. Ogni voce dello storico indica da quale documento viene.

Per esempio, immaginate una fattura vecchia che cita un filtro con un codice superato. Il sistema lo segnala accanto al codice nuovo, ma la sostituzione nel catalogo la conferma una persona.

Immaginate, come esempio, una mattina di aprile in cantiere, il giorno del controllo prima del varo.

In un altro sistema in produzione, in un laboratorio di assistenza, il gestionale storico è stato recuperato per intero: 12.794 schede e 8.000 preventivi accettati. Uno storico così è la base di ogni scheda del mezzo.

• Codice della nautica da diporto: documenti dell'unità e dotazioni di sicurezza hanno le loro scadenze. La scheda le tiene in evidenza; i controlli restano ai tecnici e agli enti abilitati.
• Documenti del costruttore: i manuali originali restano del costruttore. Prima di renderli consultabili si verifica cosa consente la licenza con cui li avete ricevuti.
• Rifiuti dei lavori: oli, filtri e batterie tolti a bordo seguono le regole del Testo unico ambientale, con registro e formulari a carico di chi li produce. La scheda annota cosa è stato tolto e da chi.
• Privacy: i dati dell'armatore e delle altre persone a bordo restano fuori dalla scheda condivisa (GDPR). Se servono, stanno in un'area separata con accesso per persona.

Non è un parere legale: sono i punti che abbiamo rispettato qui e che ripetiamo per ogni nuova scheda.

Nella demo per mezzi e manutenzione vedete la scheda di un mezzo inventato, con storico, ricambi e scadenze. Tutte le demo