Scenario: il preventivo già compilato, e l'agente lo chiude

Un'agenzia generale in una città di provincia ha tre sedi e 14 persone tra dipendenti e subagenti. Distribuisce i prodotti di una compagnia danni: auto, abitazione, infortuni, responsabilità civile per artigiani. Ogni settimana riceve circa 120 richieste di preventivo, dal sito, per mail, su WhatsApp e al banco.

Renato è l'agente titolare. Sa che un preventivo mandato in giornata si chiude molto più spesso di uno mandato dopo tre giorni. Ma i suoi collaboratori passano gran parte del tempo a ricopiare.

Per una polizza abitazione servono metri quadri, anno di costruzione, piano, tipo di muratura, valore del contenuto, eventuali impianti fotovoltaici. Il cliente li ha scritti nella mail, in disordine. Per un'auto servono la targa, l'attestato di rischio elettronico, i conducenti abituali. Poi c'è il questionario sulle esigenze e le richieste del cliente, e i documenti precontrattuali da consegnare nell'edizione giusta.

Il venerdì sera la casella dell'agenzia ha 30 richieste in attesa. Alcune sono doppie. Altre sono di clienti già in portafoglio, che chiedono solo di aggiungere una garanzia.

Il lunedì mattina si riparte da lì. Nel frattempo, qualche cliente ha già chiesto lo stesso preventivo a un comparatore online o a un'altra agenzia. Renato lo scopre quando richiama e si sente dire «ho già fatto, grazie». Il problema non è la bravura dei suoi collaboratori: è che il tempo se ne va in lavoro da copista.

Quando arriva una richiesta, da qualsiasi canale, il sistema lavora così:

• Legge la richiesta e capisce cosa serve. Auto, abitazione, infortuni, oppure la modifica di una polizza esistente. Se il cliente è già in portafoglio, apre la sua scheda.
• Compila il preventivatore della compagnia. Inserisce i dati letti dalla mail, dalle foto del libretto o dall'attestato. Il prezzo lo calcola la tariffa della compagnia, come sempre: il sistema non tocca la tariffa e non applica sconti.
• Segnala quello che non torna. Metri quadri incoerenti con il numero di vani, un anno di costruzione mancante, un conducente sotto i 26 anni non dichiarato nella richiesta. Ogni dubbio diventa una domanda precisa.
• Prepara il questionario su esigenze e richieste. Riporta le risposte che il cliente ha già dato, segnando in giallo quelle da confermare a voce. Non le inventa: se un'informazione non c'è, il campo resta vuoto.
• Allega i documenti giusti. Il DIP, il documento informativo precontrattuale, e le condizioni di assicurazione nell'edizione in vigore quel giorno.
• Scrive la bozza della mail al cliente. Con due o tre combinazioni di garanzie tra quelle che la compagnia prevede per quel profilo, e il prezzo di ciascuna.
• Consegna tutto all'agente. La proposta parte solo quando Renato, o il collaboratore incaricato, l'ha letta e approvata.

Il sistema non decide cosa è adatto al cliente. Prepara il materiale perché l'agente lo verifichi in cinque minuti invece di ricostruirlo in trenta. La firma del contratto e le dichiarazioni del cliente restano un momento dell'agente, in agenzia o a distanza.

Lo stesso metodo vale per le variazioni di polizza e per i rinnovi con cambio di garanzie: vedete cosa possiamo rifare.

Lunedì, la giornata di Renato nella sede principale.

• Distribuzione assicurativa. La direttiva europea IDD è recepita nel Codice delle assicurazioni private e nei regolamenti IVASS, l'Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni. Il contratto proposto deve essere coerente con le esigenze e le richieste del cliente, e va proposto dentro il mercato di riferimento che la compagnia ha definito per il prodotto.
• Documenti precontrattuali. Prima della sottoscrizione il cliente riceve il DIP e le altre informazioni previste. Il sistema li allega e registra quale edizione è stata consegnata.
• AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale. Qui il prezzo lo calcola la tariffa della compagnia su auto e abitazione. Se un giorno il sistema aiutasse a valutare il rischio o il prezzo di polizze vita o malattia per persone fisiche, sarebbe un uso ad alto rischio, con obblighi di supervisione e documentazione.
• GDPR, la legge sulla privacy. I dati del cliente servono solo per il preventivo richiesto. Niente uso per altri scopi senza base giuridica, e conservazione limitata per i preventivi non chiusi.

Non è un parere legale: va verificato con la funzione di conformità della compagnia e con il vostro consulente.

Nella demo del lavoro interno vedete una mail che diventa una pratica compilata, l'approvazione di una persona e il registro finale. I dati sono inventati. Tutte le demo