Logistica e trasporti: tutta l'azienda, dal carico ai conti

Un'azienda di autotrasporto con venti mezzi tra motrici, bilici e furgoni vive di incastri. Carichi da ritirare, finestre di scarico, autisti con le ore di guida contate, un mezzo in officina, un committente che anticipa l'ordine di un giorno, un altro che chiede un prezzo per Lione entro un'ora. Chi sta al traffico passa la mattina al telefono e la sera a rincorrere documenti firmati.

Un viaggio fatto bene si vede poco: la merce arriva, il cliente paga. Un viaggio fatto male si vede eccome: un ritorno a vuoto, una consegna contestata senza prova, un fermo su strada per una revisione scaduta, una fattura che parte un mese dopo. Qui vi mostriamo come può lavorare l'azienda intera, dalla richiesta arrivata di notte al margine di ogni viaggio. Il traffico, le scelte sugli autisti e la relazione con i committenti restano vostri.

Il filo che tiene insieme tutto è il viaggio: nasce da una richiesta, si quota, si pianifica, si fa, si documenta, si fattura, si misura. Attorno al viaggio lavorano ufficio commerciale, traffico, autisti, officina, deposito, amministrazione e titolare.

• Le richieste di trasporto arrivano da mail, portali e messaggi e vengono lette anche di notte, in italiano o in altre lingue.
• La quotazione per tratta si prepara in pochi minuti con i costi veri, i pedaggi e il gasolio del momento.
• La proposta dei giri del giorno rispetta mezzi, portate, finestre di consegna e ore di guida residue.
• Gli autisti ricevono i viaggi sull'app e mandano la prova di consegna con foto appena scaricano.
• Conferme d'ordine, prove di consegna e resoconti ai committenti escono in PDF col vostro marchio.
• Ogni mezzo e ogni autista ha le sue scadenze, con avvisi sempre più ravvicinati.
• Deposito, bancali a rendere e acquisti di gasolio e gomme si seguono dallo stesso posto.
• Le fatture partono a viaggio chiuso e documentato; i ritardi di pagamento si vedono ogni settimana.
• Il titolare vede margine per viaggio, per committente e per mezzo, chilometri a vuoto e carico medio.

Alessandro è responsabile del traffico. Alle sei riceve le richieste dei committenti: mail, portali, messaggi. Le mette su una lavagna e costruisce i viaggi a memoria, sapendo chi guida cosa e chi ha già fatto troppe ore in settimana. Se un autista si ammala, ricomincia da capo.

Le quotazioni le fa il titolare, quando ha tempo. Chilometri, pedaggi, gasolio, tempo di carico: un conto a mente o su un foglio vecchio. Il committente che chiede un prezzo alle sette di sera lo riceve il giorno dopo, e intanto ha chiesto a un altro. Il committente straniero scrive in inglese o in francese, e la risposta aspetta chi sa scrivere bene.

Gli autisti tornano la sera con le copie dei documenti firmate. Alcune sono sgualcite, altre hanno riserve scritte a mano che nessuno legge fino a quando il cliente contesta un collo mancante. A quel punto la copia va cercata in un raccoglitore, e la fattura di quel viaggio resta ferma.

Le scadenze dei mezzi stanno in un foglio di calcolo, quelle degli autisti in un altro. I bancali a rendere si contano a fine mese, quando nessuno ricorda più chi ne deve quanti. E il titolare conosce il fatturato, ma non sa quali committenti gli fanno guadagnare e quali gli fanno solo girare i mezzi.

Il lavoro amministrativo ripetitivo, come scaricare documenti dai portali e preparare le fatture, si automatizza già oggi in modo affidabile.

Il traffico lo fa chi sta al traffico. Il sistema propone i viaggi con i vincoli che conosce; chi pianifica sa che quel cliente vuole sempre lo stesso autista, che quella strada è chiusa per lavori, che quell'autista stamattina aveva la febbre.

Il prezzo lo decide il titolare. La quotazione è una bozza con i costi accanto: il margine da chiedere, lo sconto a un committente importante, il rifiuto di un viaggio che non conviene restano decisioni vostre.

Le ore di guida sono responsabilità dell'azienda e dell'autista. Il sistema avvisa quando un viaggio proposto rischia di superare i limiti. Non modifica e non interpreta i dati del tachigrafo: quelli restano come li registra l'apparecchio.

Le contestazioni con i clienti le gestite voi. Il sistema raccoglie foto, documenti e orari in una pratica ordinata; la trattativa su un danno o su una sosta resta tra persone. La posizione dei mezzi serve a organizzare il lavoro e a informare i clienti, e il suo uso verso gli autisti segue regole fissate prima di partire con il vostro consulente del lavoro.

• Tempi di guida e di riposo: il regolamento europeo 561/2006 fissa i limiti per chi guida mezzi pesanti. Di norma nove ore di guida al giorno, estendibili a dieci due volte a settimana, e al massimo cinquantasei ore in una settimana e novanta in due settimane consecutive. Dopo quattro ore e mezza di guida serve una pausa di almeno quarantacinque minuti.
• Scarico dei dati del tachigrafo: i dati della carta del conducente vanno scaricati almeno ogni ventotto giorni, quelli dell'unità di bordo almeno ogni novanta giorni (Reg. UE 581/2010). I dati si conservano e restano a disposizione dei controlli.
• Revisione dei mezzi pesanti: i veicoli sopra le tre tonnellate e mezzo vanno in revisione ogni anno (Codice della strada, art. 80).
• Carta di qualificazione del conducente: chi guida per lavoro un camion con patente C1 o C deve averla, e va rinnovata ogni cinque anni con un corso di formazione periodica.
• Trasporto internazionale: la lettera di vettura internazionale segue la Convenzione CMR, che regola anche le riserve alla consegna e i termini dei reclami.
• Controllo a distanza dei lavoratori: gli strumenti che possono controllare l'attività dei dipendenti, come la localizzazione dei mezzi, richiedono un accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro (Statuto dei lavoratori, art. 4). E un'informativa chiara agli autisti, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy.
• Fattura elettronica e assistente: le fatture tra imprese passano dal Sistema di interscambio; l'assistente per i clienti si presenta come AI, come chiede l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale.

Nessuna di queste righe è un parere legale. Sono le norme che il sistema deve rispettare, da rivedere con il vostro consulente dei trasporti.

Gli autisti sanno usare il telefono per le foto, ma niente di più. Basta quello. L'app ha pochi tasti grandi: viaggio, foto, segnalazione. Il resto lo fa il sistema, anche nella lingua dell'autista.

Il sistema legge i dati del tachigrafo? Legge i file scaricati con gli strumenti che usate già, per ricordare le scadenze e riepilogare le ore. Non sostituisce il programma di analisi che avete, e non tocca i dati registrati.

E se un committente usa il suo portale per gli ordini? Il sistema legge le richieste dal portale, dove il committente lo consente, o dalle mail che il portale manda. Non chiediamo ai committenti di cambiare abitudini.

Come calcolate il margine di un viaggio? Mettiamo insieme gasolio e pedaggi abbinati al viaggio, ore dell'autista, una quota del mezzo che fissate voi con il commercialista e il prezzo fatturato. I numeri diventano affidabili dopo qualche settimana di dati.

Chi vede la posizione dei mezzi? L'ufficio del traffico e, per il proprio viaggio, il cliente. Le regole sull'uso di quei dati verso gli autisti si scrivono prima di cominciare.

Serve cambiare il programma di contabilità? No. Il sistema prepara fatture e dati dei viaggi e li passa al programma che usate già, o al vostro commercialista nel formato che preferisce.