Carrozzeria: sinistri, periti, officina e conti

Una carrozzeria lavora metà con le mani e metà con le carte. Le mani tirano un parafango, sostituiscono un paraurti, preparano, verniciano, lucidano. Le carte sono il sinistro: la constatazione amichevole, le foto, la denuncia, il preventivo, il perito che deve vedere l'auto, la compagnia che deve pagare, il cliente che vuole sapere quando riavrà la macchina.

Ogni pratica ha tempi che non dipendono da voi. Il perito passa il martedì, la compagnia risponde quando risponde, il paraurti arriva dal costruttore in quattro giorni. Intanto il cliente ha bisogno di un'auto di cortesia e ne avete tre per quaranta pratiche. Qui vi mostriamo come può girare tutta la carrozzeria, non solo il banco: dalla prima foto mandata di sera al pagamento della compagnia, fino al margine di ogni lavoro.

Il centro di tutto è il fascicolo della pratica: un posto solo dove stanno foto, documenti, scambi con il perito, fasi di lavoro, ricambi, vernici, auto di cortesia e soldi. Attorno al fascicolo lavorano l'ufficio, il reparto e il titolare.

• Chi ha appena avuto un incidente scrive alle dieci di sera e riceve subito cosa fare, in italiano o nella sua lingua.
• Il cliente manda le foto del danno prima di venire e ottiene un appuntamento e una prima valutazione indicativa.
• La constatazione amichevole si fotografa e il fascicolo si apre da solo, con l'elenco di ciò che manca.
• Il fascicolo parte al perito completo e ordinato, con le date di invio registrate.
• Preventivi e rapporti di riconsegna escono in PDF col vostro marchio, con le foto prima e dopo.
• Il reparto sposta le auto di fase dall'app; cabine e auto di cortesia sono pianificate sul calendario.
• Le vernici e i ricambi si scaricano sulla pratica, così ogni lavoro ha il suo costo vero.
• L'ufficio vede quali compagnie devono pagare, da quanto tempo e per quale pratica.
• Il titolare legge ogni settimana margine per pratica, giorni di fermo e lavoro per compagnia.
• Le recensioni arrivano dopo la riconsegna e il sito racconta i lavori veri, con le foto.

Le foto del danno stanno nel telefono di chi ha fatto l'accettazione, mescolate con quelle di altre auto. La constatazione amichevole è una fotocopia in una cartellina. Il preventivo si scrive sul programma di calcolo con i tempi da listino, poi si stampa e si allega a una mail per il perito.

Quando il perito chiede una foto in più o un documento del cliente, la ricerca comincia. Se il cliente ha ceduto il credito alla carrozzeria, servono anche la cessione firmata e i riferimenti della polizza. Basta un documento mancante perché la pratica resti ferma settimane, con l'auto occupata in piazzale.

Il cliente chiama. Vuole sapere se il perito è passato, se la compagnia ha dato l'ok, quando arriva il pezzo, quando può ritirare. Ogni telefonata interrompe qualcuno in reparto o in ufficio. Le auto di cortesia si prenotano su un calendario appeso al muro, e a volte due clienti aspettano la stessa.

Poi ci sono i soldi. Le compagnie pagano a mesi, le franchigie da incassare dal cliente si dimenticano, le vernici si comprano a fusti ma nessuno sa quanta ne ha usata un singolo lavoro. Alla fine dell'anno il fatturato è chiaro; quanto rende un sinistro con una compagnia rispetto a un'altra no.

L'entità del danno la stabiliscono il carrozziere e il perito. Il sistema propone le voci del preventivo dalle foto, ma una foto non vede un longherone piegato sotto il paraurti. Ogni voce la conferma chi ha smontato. La valutazione indicativa data al cliente prima della visita è dichiarata tale, e resta da confermare in carrozzeria.

L'accordo con il perito e la compagnia lo gestisce il titolare. Il sistema tiene in ordine documenti e date, ricorda i termini, prepara i solleciti, ma non accetta né rifiuta una proposta di liquidazione.

La riconsegna la firma il cliente davanti all'auto. Se una foto finale manca o un controllo non è spuntato, il fascicolo non si chiude. Le contestazioni sul colore o sulle finiture le affronta una persona, con il fascicolo in mano.

• Risarcimento diretto (articolo 149 del Codice delle assicurazioni private): negli incidenti tra due veicoli identificati e assicurati, il danneggiato chiede il risarcimento alla propria compagnia, che liquida per conto di quella del responsabile. Vale per i danni al veicolo, alle cose trasportate di proprietà dell'assicurato o del conducente e alle lesioni lievi del conducente.
• Tempi dell'offerta (articolo 148): ricevuta la documentazione completa, la compagnia fa un'offerta motivata o spiega perché non la fa entro sessanta giorni, che scendono a trenta se la constatazione amichevole è firmata da entrambi i conducenti. Per questo il fascicolo completo, con la data di invio, conta.
• Cessione del credito: il cliente può cedere alla carrozzeria il diritto al risarcimento. Servono una cessione scritta e la notifica alla compagnia; il sistema prepara il modulo, la firma resta al cliente.
• Codice del consumo: per i lavori pagati dal cliente, il preventivo accettato per iscritto e la conferma dei lavori in più tutelano entrambi.
• Rifiuti e vernici: scarti di verniciatura, solventi e parti sostituite hanno registri e formulari secondo il Testo unico ambientale.
• Privacy: constatazioni e documenti contengono dati di terzi; si trattano solo per la pratica, con accessi limitati, secondo il GDPR, la legge europea sulla privacy. Le promozioni chiedono un consenso separato.
• Assistente in chat: per l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, l'assistente si presenta come AI nella prima frase.

I tempi e le procedure con le compagnie si verificano sul testo in vigore del Codice delle assicurazioni e con il vostro consulente.

Il preventivo dalle foto sostituisce il programma di calcolo? No, lo usa. Il sistema propone le voci; tempi e prezzi vengono dal programma con i tempi da listino che avete già e dal vostro listino.

Possiamo mandare i fascicoli ai periti in un formato che accettano? Sì: il fascicolo esce in PDF ordinato, con foto numerate e documenti allegati. Se un perito usa un suo portale, il sistema prepara i file da caricare.

Come si calcola quanta vernice ha usato un lavoro? Si registra la quantità preparata per la pratica, dal sistema tintometrico o a mano dall'app. Con qualche settimana di dati, il consumo medio per tipo di lavoro diventa un numero affidabile.

Chi vede le foto e i documenti dei clienti? Solo le persone della carrozzeria che autorizzate, e il perito per la pratica che lo riguarda. I dati stanno su server in Europa.

Il cliente può seguire la riparazione? Riceve un messaggio a ogni fase importante, con una foto se volete. Non deve installare niente e può sempre chiamare.

Siamo in quattro. Ha senso tutto questo? Sì, perché in una carrozzeria piccola il titolare fa anche l'ufficio. Si parte dal fascicolo del sinistro e dagli avvisi al cliente; il resto arriva quando la prima parte gira da sola.