Turni coperti con le competenze giuste

Una catena di 14 supermercati di quartiere ha 380 addetti, molti a tempo parziale. I negozi aprono sette giorni su sette, con orari lunghi. Nora è responsabile delle operazioni e segue la pianificazione dei turni insieme ai direttori di negozio.

Ogni giovedì sera ogni direttore rifà il piano della settimana dopo su un foglio di calcolo. Deve tenere insieme molte cose. Le ore previste dal contratto di ciascuno. Le ferie approvate. Le undici ore di riposo minimo tra un turno e l'altro. Il riposo settimanale. Al banco gastronomia servono persone con la formazione sull'igiene degli alimenti; in magazzino, chi ha il patentino per il carrello; in ogni turno, almeno un addetto al primo soccorso e uno all'antincendio.

Poi arrivano le preferenze: chi porta i figli a scuola, chi studia, chi chiede il sabato libero da tre settimane. E le assenze dell'ultimo momento, che si coprono al telefono la mattina stessa, a volte con la persona sbagliata.

Nora vede il risultato solo dopo: turni scoperti, straordinari non previsti, qualche riposo saltato, fine settimana distribuiti in un modo che a qualcuno sembra ingiusto. Il problema non sono i direttori. È un incastro complesso rifatto a mano, ogni settimana, in 14 negozi.

La piattaforma prepara la proposta di turni e la spiega. È un supporto alla decisione: decide una persona, e il direttore pubblica.

1. Parte dal fabbisogno che il direttore indica: quante persone per reparto, fascia oraria e giorno, comprese le giornate con più clienti.
2. Legge i vincoli dai programmi che avete: ore da contratto, ferie e permessi approvati, abilitazioni in corso di validità, turni delle settimane precedenti.
3. Tiene conto delle preferenze che i dipendenti hanno indicato, e della rotazione dei fine settimana.
4. Propone il piano con le ragioni: «Lucio non è al banco il martedì perché la sua formazione sull'igiene è scaduta», «il sabato di Rosaria è libero come chiesto da tre settimane».
5. Segnala i buchi che non riesce a coprire senza violare una regola, invece di coprirli comunque.
6. Aiuta nelle assenze: quando qualcuno si ammala, propone al direttore chi può sostituirlo rispettando riposi e abilitazioni; il direttore sceglie e contatta.

Il direttore corregge dove vuole e pubblica. Nora vede per tutti i negozi le ore pianificate, le coperture e le eccezioni. Lo stesso incastro tra vincoli e risorse si ritrova nel giro dei tecnici, nell'uso delle sale o nella produzione su più linee: altri esempi sono in cosa possiamo fare.

Il sistema controlla, su ogni proposta:

• il riposo minimo tra due turni e il riposo settimanale di ciascuno;
• le ore settimanali rispetto al contratto, tempo parziale compreso;
• che ogni turno abbia gli addetti al primo soccorso e all'antincendio previsti dal vostro piano di emergenza;
• che le abilitazioni richieste da un reparto siano valide alla data del turno;
• che ferie e permessi approvati non vengano toccati;
• la distribuzione dei fine settimana e delle chiusure serali nel mese.

Decide una persona:

• sul fabbisogno di ogni reparto e di ogni fascia;
• sul piano finale, che il direttore corregge e pubblica;
• su ogni straordinario e su ogni cambio chiesto dai dipendenti;
• sulle sostituzioni per le assenze, scelte e comunicate dal direttore;
• sulle regole di rotazione, scritte con Nora e condivise con le rappresentanze.

Cosa la piattaforma non usa: valutazioni delle prestazioni, velocità alla cassa, dati di vendita per addetto, tratti personali. I turni si decidono su disponibilità, contratto e abilitazioni.

Il decreto sull'orario di lavoro (D.Lgs. 66/2003) fissa il riposo giornaliero di undici ore consecutive e il riposo settimanale; i contratti collettivi aggiungono le loro regole. Il Testo unico sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008) chiede addetti alle emergenze designati. La piattaforma controlla, ma le regole le scrivete voi con il vostro consulente.

Per l'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale, i sistemi che assegnano compiti in base a comportamenti o caratteristiche personali sono ad alto rischio (allegato III), con obblighi dal 2 dicembre 2027. Qui usiamo solo disponibilità, contratto e abilitazioni, ma lavoriamo con le stesse cautele: controllo umano, registro, informazione ai lavoratori e ai loro rappresentanti (art. 26 e Legge 132/2025). Lo Statuto dei lavoratori (art. 4) regola gli strumenti che possono consentire controlli a distanza. Non è un parere legale: lo valida il vostro consulente del lavoro o DPO.

La demo pubblica mostra la selezione del personale, non i turni: vi si vede lo stesso principio, una proposta con il motivo di ogni scelta e la decisione di una persona. La proposta di turni la costruiamo sui vostri vincoli nel primo incontro. Aprite la demo.