Scenario: la posta in arrivo con la proposta di protocollo

Un comune capoluogo di 180.000 abitanti riceve ogni giorno circa 350 messaggi di posta elettronica certificata. A questi si aggiungono 60 documenti di carta consegnati allo sportello o arrivati per raccomandata.

Rosa è responsabile dell'ufficio protocollo, con tre colleghi. Il titolario dell'ente ha 14 titoli e centinaia di voci. Gli uffici a cui assegnare sono più di 80.

Ogni messaggio va aperto, letto con i suoi allegati, registrato. Poi bisogna scegliere la voce del titolario, l'ufficio competente, il fascicolo giusto. Un messaggio con sei allegati firmati digitalmente può richiedere dieci minuti.

I problemi sono sempre gli stessi. La stessa istanza arriva due volte, per posta certificata e su carta. Un avvocato notifica un ricorso con un oggetto generico. Una diffida con un termine di quindici giorni finisce nell'ufficio sbagliato e ci resta tre giorni prima di essere rimandata.

Poi ci sono i messaggi che non andrebbero protocollati: pubblicità, newsletter, conferme automatiche di consegna. Il manuale di gestione dice di escluderli, ma vanno comunque aperti per capirlo. Sono circa uno su cinque, e consumano un'ora al giorno.

Ogni rimbalzo tra uffici costa tempo a tutti. E nessuno, a fine mese, sa dire quanti documenti sono stati assegnati male.

Il sistema legge la posta in arrivo prima che la apra il protocollista. Per ogni messaggio prepara una proposta.

• Legge messaggio e allegati, anche i file firmati digitalmente e le scansioni, e verifica che le firme siano valide.
• Propone i dati di registrazione: mittente dalla rubrica dell'ente, oggetto scritto secondo le regole del manuale di gestione, numero di allegati.
• Propone voce del titolario, ufficio e fascicolo, con una riga che spiega perché: «stesso mittente e stessa pratica edilizia del fascicolo aperto a marzo».
• Mette in evidenza i termini: ricorsi, diffide, richieste di accesso agli atti, atti giudiziari. Questi vanno in cima alla coda con la scadenza calcolata.
• Segnala i doppioni: se lo stesso documento è già arrivato su carta o da un'altra casella, lo dice e mostra il numero di protocollo precedente.
• Riconosce i dati delicati: certificati medici, dati giudiziari, situazioni familiari. Propone la registrazione riservata.
• Mette da parte ciò che non si protocolla: pubblicità e ricevute automatiche finiscono in un elenco a sé, che il protocollista scorre in un minuto.
• Controlla i formati: se un allegato non è in un formato ammesso dal manuale, lo segnala prima della registrazione.

Dove si ferma: mittente sconosciuto, documento illeggibile, due uffici possibili con lo stesso peso. In questi casi la proposta resta vuota e il messaggio è marcato «da decidere».

Rosa e i colleghi vedono la proposta accanto al documento. Confermano con un clic o correggono. La registrazione, con numero e segnatura, parte solo dalla loro conferma. Il sistema non scrive mai sul registro da solo.

Ogni correzione viene registrata, con il nome di chi l'ha fatta e il motivo scelto da un elenco breve. Ogni mese Rosa vede quali voci del titolario generano più dubbi e può proporre di chiarirle nel manuale.

Lo stesso metodo vale per le fatture che arrivano dai fornitori e per le richieste di accesso agli atti: vedete cosa possiamo rifare.

Un martedì all'ufficio protocollo, con Rosa e tre colleghi. Nella notte sono arrivati 120 messaggi.

• Protocollo informatico (DPR 445/2000): la registrazione di protocollo e l'assegnazione restano atti del protocollista e del responsabile della gestione documentale. Il sistema prepara, la persona registra.
• Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale (AgID) sul documento informatico: formati ammessi, metadati, fascicolo, registro giornaliero e conservazione seguono le Linee guida e il vostro manuale di gestione. Il sistema li applica, non li cambia.
• Codice dell'amministrazione digitale (CAD): la posta certificata ha valore legale. L'orario di arrivo resta quello del messaggio, non quello della proposta.
• GDPR (la legge europea sulla privacy): dati sanitari e giudiziari sono dati da proteggere di più. La registrazione riservata viene proposta, e il sistema non conserva copie fuori dal vostro archivio.
• Legge italiana sull'intelligenza artificiale del 2025: negli enti pubblici l'AI è di supporto. Qui lo è per come è costruita: nessuna registrazione parte senza una persona.

Non è un parere legale: è quello che mettiamo nel progetto, da rileggere con il responsabile della gestione documentale.

Nella demo vedete una coda di messaggi inventati con la proposta accanto a ciascuno, i casi incerti fermi e la conferma di una persona. Tutte le demo