Scenario: 2.000 domande di contributo controllate sul bando

Un comune di 250.000 abitanti apre ogni anno un bando per il contributo all'affitto delle famiglie. Le domande si presentano online, per trenta giorni. Quest'anno ne sono arrivate 2.000.

Ogni domanda ha un modulo e da quattro a otto allegati. Ci sono l'attestazione dell'indicatore della situazione economica (ISEE), il contratto di locazione registrato, le ricevute del canone, il documento d'identità. Per i cittadini non europei serve anche il permesso di soggiorno valido.

Davide è istruttore all'ufficio politiche abitative, in una squadra di cinque persone. La responsabile del procedimento è Lucia, funzionaria dell'ufficio.

Il controllo formale è sempre lo stesso. Il valore ISEE rientra nella soglia del bando? Il contratto è registrato e intestato a chi chiede? Le ricevute coprono i mesi dichiarati? L'attestazione è ancora valida? Ciascuno ne controlla circa 25 al giorno. Per 2.000 domande servono più di tre settimane di lavoro della squadra.

Gli errori non sono di incompetenza. Dopo la centesima ricevuta, un mese saltato sfugge, e una data di scadenza letta di corsa sembra giusta. Il controllo si fa in coppia solo sui casi dubbi, perché non c'è tempo per farlo su tutti.

Una domanda su tre è incompleta. Per ognuna bisogna scrivere al cittadino, protocollare la richiesta, aspettare la risposta, ricontrollare. Chi presenta la domanda il primo giorno riceve la richiesta dopo un mese. E la graduatoria arriva quando le famiglie hanno già pagato altri canoni.

Alla chiusura del bando il sistema legge tutte le domande. Per ciascuna fa gli stessi controlli, nello stesso ordine.

• Legge i dati dagli allegati: valore ISEE e data di scadenza dell'attestazione, estremi di registrazione del contratto, importo del canone, mesi coperti dalle ricevute.
• Mostra ogni dato accanto alla pagina da cui lo ha letto, con il punto evidenziato. Davide non deve fidarsi: può guardare.
• Confronta con il bando: segna ogni requisito come «presente», «mancante» o «da verificare». Non scrive mai «ammessa» o «esclusa».
• Confronta i documenti tra loro: il nome sul contratto e quello sulla domanda, l'indirizzo del contratto e la residenza, il canone dichiarato e quello delle ricevute.
• Si ferma sui casi incerti: una cifra poco leggibile, una ricevuta scritta a mano, due valori che non tornano. Il campo resta «da verificare» e passa a Davide.
• Prepara la richiesta dei documenti che mancano, con l'elenco preciso e il termine fissato dal bando. Davide la rilegge, Lucia la firma.
• Prepara l'elenco per i controlli sulle dichiarazioni: sul campione scelto dall'ufficio, compone le richieste di verifica da inviare agli altri enti.

Cosa resta alle persone: tutto ciò che decide. Davide verifica i campi segnati e valuta i casi particolari, come una famiglia con uno sfratto in corso. Lucia decide sull'ammissione e firma le comunicazioni. Se una domanda va respinta, è lei a comunicare i motivi prima del diniego e a leggere le osservazioni del cittadino. La graduatoria la approva il dirigente con il suo atto.

Lo stesso metodo vale per le domande di iscrizione ai nidi e per i contributi alle imprese: vedete cosa possiamo rifare.

Il terzo giorno dopo la chiusura del bando, alla scrivania di Davide.

• Procedimento amministrativo (legge 241/1990): la domanda ha un responsabile del procedimento, termini e una motivazione. Prima di un diniego vanno comunicati i motivi, e il cittadino può rispondere per iscritto. Il sistema prepara le bozze, firma la responsabile.
• Dichiarazioni sostitutive (DPR 445/2000): le autocertificazioni valgono come documenti, e l'ente deve controllarne la veridicità. Il sistema prepara le richieste di verifica; il campione lo sceglie l'ufficio.
• AI Act (la legge europea sull'intelligenza artificiale): i sistemi che valutano chi ha diritto a prestazioni pubbliche essenziali possono essere ad alto rischio, con obblighi in vigore dal 2 dicembre 2027. Per questo qui il sistema non valuta: legge, confronta, segnala.
• Legge italiana sull'intelligenza artificiale del 2025: negli enti pubblici l'AI è uno strumento di supporto, e la decisione resta alla persona responsabile.
• GDPR (la legge europea sulla privacy): dati economici e familiari si usano solo per il bando, per il tempo necessario. La valutazione dei rischi sulla privacy si fa prima del pilota.

Non è un parere legale: è la base per il confronto con il segretario generale e il responsabile della protezione dei dati.

Nella demo vedete un fascicolo inventato con i dati letti, la pagina evidenziata accanto a ciascuno e i campi incerti in attesa di una persona. Tutte le demo