Scenario: documenti accessibili prima della pubblicazione

Una regione pubblica sul proprio portale circa 150 documenti a settimana. Sono avvisi, bandi, graduatorie, delibere di giunta, moduli, comunicati. Arrivano da una trentina di uffici diversi.

Elena è redattrice web nell'ufficio comunicazione, con cinque colleghi. Riceve i file per posta interna, li carica, li collega alla pagina giusta. Spesso li riceve il giorno stesso della pubblicazione.

Molti documenti arrivano come scansioni di carta firmata. Per un lettore di schermo sono immagini mute. Le tabelle delle graduatorie sono fotografie. I grafici dei bilanci non hanno una descrizione. I link dicono «clicca qui». I moduli non si possono compilare al computer.

Poi c'è la lingua. Un avviso di contributo spiega i requisiti in quattro pagine di rimandi normativi. Chi lo legge dal telefono capisce a stento se lo riguarda.

La dichiarazione di accessibilità del portale elenca questi problemi da anni. Il meccanismo per le segnalazioni riceve richieste di cittadini ciechi o ipovedenti che non riescono a leggere un bando. Elena risponde a ognuna, ma correggere un documento alla volta, dopo, non basta.

C'è anche un rischio meno visibile. Una graduatoria pubblicata con codici fiscali e indirizzi espone dati che non dovevano uscire. Nessuno se ne accorge finché non scrive un cittadino. A quel punto il documento va ritirato, corretto e ripubblicato, e il danno è già fatto.

Prima della pubblicazione, ogni documento passa da un controllo. Ecco cosa fa il sistema.

• Riconosce le scansioni e ne ricava un testo leggibile, affiancato all'originale firmato. L'originale resta il documento ufficiale.
• Controlla la struttura: titoli e sottotitoli veri, ordine di lettura, lingua del documento, elenchi, intestazioni delle tabelle.
• Propone i testi alternativi per immagini e grafici. Per un grafico, una frase che dice cosa mostra: «le domande sono salite per tre anni di fila, poi sono calate».
• Rende le tabelle leggibili: le graduatorie in forma di immagine diventano tabelle vere, in un formato aperto.
• Controlla colori e link: contrasto sufficiente nelle infografiche, link che dicono dove portano.
• Prepara una sintesi in linguaggio chiaro: chi può chiedere, entro quando, cosa serve. È marcata come sintesi e rimanda all'atto.
• Cerca i dati personali da non pubblicare: codici fiscali, indirizzi, dati sulla salute, nomi di minori. Se li trova, si ferma.
• Propone la sezione di pubblicazione e ricorda se l'atto va anche nella sezione «Amministrazione trasparente».

Per i moduli il lavoro è simile. Il sistema propone una versione compilabile al computer, con i campi etichettati e l'ordine di tabulazione corretto. Chi usa solo la tastiera o un lettore di schermo può riempirla senza stamparla. L'ufficio che gestisce il modulo controlla che i campi siano quelli giusti.

Il rapporto di ogni controllo resta archiviato. Quando arriva una segnalazione, Elena sa subito cosa era stato verificato e da chi.

Dove si ferma: il sistema non modifica mai il testo di un atto. Non decide se un dato personale va pubblicato. Non scrive da solo la descrizione di un grafico complesso, come una mappa del rischio idraulico: prepara una bozza e aspetta.

Elena approva ogni testo alternativo e la versione leggibile. La sintesi in linguaggio chiaro la rileggono Elena e l'ufficio che ha scritto l'atto. Sui dati personali decide il dirigente dell'ufficio, sentito il responsabile della protezione dei dati.

Lo stesso metodo vale per la modulistica online e per le pagine del sito: vedete cosa possiamo rifare.

Un giovedì nell'ufficio comunicazione, con Elena alla redazione del portale.

I controlli automatici non bastano da soli: una parte dei requisiti richiede sempre una persona, ed è per questo che Elena approva.

• Legge 4/2004, detta legge Stanca, e Linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale (AgID) sull'accessibilità: siti e documenti pubblici devono essere accessibili. I requisiti tecnici si basano sulle WCAG 2.1 livello AA, le regole internazionali per contenuti web accessibili.
• Dichiarazione di accessibilità: l'ente la pubblica e la aggiorna, con un modo per segnalare i contenuti non accessibili. Il sistema raccoglie i dati per compilarla.
• Trasparenza (d.lgs. 33/2013): gli atti obbligatori si pubblicano in formato aperto, nella sezione «Amministrazione trasparente». Una scansione non basta.
• GDPR e indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali: si pubblica solo il dato necessario. Nelle graduatorie, di solito, basta un codice identificativo al posto del nome e del codice fiscale.
• Codice dell'amministrazione digitale (CAD): l'originale firmato digitalmente è il documento con valore legale. La versione leggibile lo accompagna, non lo sostituisce.

Non è un parere legale: è la base per parlarne con il responsabile della transizione al digitale e con il responsabile della protezione dei dati.

Nella demo sui documenti vedete un file di prova letto dal sistema, con ogni campo accanto alla pagina da cui viene: è lo stesso controllo che si fa prima di pubblicare. I dati sono inventati. Provate la demo