Scenario: i giri del mattino ricalcolati entro le 6

Un grossista di bevande e alimentari rifornisce bar, ristoranti e piccoli negozi in una provincia. Ha un deposito, 22 mezzi tra furgoni e camion con sponda idraulica, circa 400 consegne al giorno. Molti clienti hanno una finestra stretta: il bar vuole la merce prima dell'apertura, il ristorante non dopo le 11.

Paolo è il pianificatore. La sera prepara i giri del giorno dopo, e la mattina alle 5:30 è già in ufficio. Quasi ogni mattina, infatti, qualcosa cambia. Un autista manda un messaggio: è malato. Un furgone resta in officina per la frizione. Gli agenti hanno inserito ordini fino a mezzanotte.

A quel punto Paolo rifà i giri a mano, tra il programma degli ordini, una mappa e un foglio di calcolo. Deve tenere insieme tante cose. La portata e i bancali di ogni mezzo. Chi ha la sponda. Quali furgoni hanno il permesso per la zona a traffico limitato. I clienti che accettano solo il camion piccolo. I fusti vuoti da ritirare.

E poi le ore di guida. Di norma i camion sopra le 3,5 tonnellate sono soggetti alle regole europee sui tempi di guida e di riposo, registrati dal cronotachigrafo. Paolo sa a memoria chi ha guidato tanto in settimana. Ma a memoria, alle 5:40, si sbaglia.

Il conto lo pagano tutti. Gli autisti aspettano nel piazzale e partono tardi. I primi bar ricevono la merce dopo l'apertura. E un errore sulle ore di guida, scoperto a un controllo su strada, diventa una sanzione per l'azienda e per l'autista.

Ogni mattina, dalle 5:00, il sistema raccoglie quello che è cambiato e ricalcola:

1. Legge le novità: assenze comunicate, mezzi fermi in officina, ordini arrivati dopo la chiusura, note dei clienti.
2. Carica i vincoli: portata e bancali di ogni mezzo, sponda idraulica, permessi per la zona a traffico limitato, finestre di consegna, abilitazioni degli autisti.
3. Legge le ore di guida disponibili dagli scarichi del tachigrafo e dai turni della settimana.
4. Prepara due proposte di giro, di solito una che serve tutti e una che risparmia chilometri, con le consegne a rischio in evidenza.
5. Controlla ogni proposta contro i vincoli: nessun giro supera i tempi di guida, nessun carico supera la portata, nessun cliente riceve il mezzo sbagliato.
6. Invia i giri sul telefono degli autisti quando Paolo ha scelto, con l'ordine delle fermate e le note di ciascun cliente.

Se nessuna soluzione rispetta tutti i vincoli, il sistema non ne inventa una. Mostra quali consegne restano fuori e perché: manca un mezzo con sponda, un autista arriverebbe al limite delle ore. Decide Paolo: spostare un cliente al pomeriggio, noleggiare un furgone, chiedere un turno in più a qualcuno.

Lo stesso vale per le merci pericolose, come le bombole di gas per alcuni ristoranti. Il sistema le assegna solo ad autisti con il certificato di formazione ADR in corso di validità. Se non ce n'è uno libero, lo segnala.

A Paolo restano le scelte che richiedono di conoscere clienti e persone: chi può tardare, chi no, chi ha già fatto troppi straordinari. Il sistema gli toglie il ricalcolo, non la responsabilità.

Lo stesso metodo vale per altri calcoli che il deposito rifà ogni settimana: il giro dei ritiri di fusti e casse vuote, le consegne straordinarie del sabato, i turni del magazzino nei giorni di picco. Vedete cosa possiamo rifare in magazzino e logistica.

Paolo, il giovedì prima di un ponte festivo, con più ordini del solito.

• Tempi di guida e di riposo: il Regolamento (CE) 561/2006 fissa guida, pause e riposi per gli autisti dei mezzi a cui si applica. L'impresa deve organizzare il lavoro in modo che si possano rispettare. Il sistema li tratta come vincolo; la decisione finale è del pianificatore.
• Cronotachigrafo: registra guida e riposi, e i suoi dati vanno scaricati e conservati. Il sistema li legge per pianificare, non li modifica.
• Orario di lavoro del personale viaggiante: oltre alla guida contano le norme sull'orario del personale mobile e il contratto collettivo.
• Merci pericolose (ADR): il carico ADR va solo a conducenti con il certificato di formazione richiesto e su mezzi attrezzati.
• Posizione dei mezzi: GDPR (la legge europea sulla privacy) e articolo 4 dello Statuto dei lavoratori sui controlli a distanza. Serve un'informativa chiara agli autisti.

Non è un parere legale: portatelo al vostro consulente del lavoro e al responsabile della sicurezza prima del pilota.

Non c'è una demo dedicata ai giri. La più vicina è «Prenotazioni»: una richiesta inventata diventa un posto in agenda solo se rispetta orari e vincoli. Tutte le demo.